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用“5S”來規范賬務處理 "5S"相信大家都聽過，"5S"是整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）和素養（Shitsuke）這5個詞的縮寫。 對于"5S"中，每個S的關鍵是這樣的： ① 整理：區分需要或不需要，留下需要，處理不需要。 ② 整頓：定品、定位、定量。將留下的需要的物品根據用途、使用頻率制定放置區域、數量。 ③ 清掃：使工作環境變得干凈整潔，將隱藏著的問題點找出來，并改善的活動。 ④ 清潔：維持前面3個S的成果。 ⑤ 素養：將3S習慣化。 現在還提出“6S”、“7S”、“8S”“9S”、“10S”、“NS”。不管多少S，其核心是對現場的“環境”，它對生產現場環境全局進行綜合考慮,并制訂切實可行的計劃與措施,從而達到規范化管理。底層邏輯就是：規范化、秩序化，最終達到井然有序的狀態。 有人會說“我們公司推行5S都是搞搞衛生，然后利用標簽把打印機、電話機、鍵盤等固定在一個區域，這5S和賬務有什么關系？”，也有人會說：“你非要和財務扯上關系，那就是會計憑證、會計檔案資料的整理” 以上看法其實是很多人對于5S的理解片面，很多人認為企業搞5S就是擦桌子、貼標簽、搞衛生。其實我理解5S的底層邏輯是：審視過去和現狀的不規范行為，擯棄不良行為，然后在以后的行為規范中，不斷自查保持良好行為，最后是建立常效機制，形成一套標準化行為。 那么按照5S的底層邏輯，賬務處理也需要按照5S來進行規范，我們需要對過去和現狀的賬務中存在的不規范進行整理，然后整頓出一套后續的標準財務規范，然后建立自查機制，以自查自糾的方式，保持這種規范，同時是對于后續不斷通過“清潔”行為對過往賬務整理，對未來賬務整頓，并及時進行清掃式自查自糾，最后建立一套標準化財務作業標準。 一：整理--賬務的斷舍離，賬務更清晰。 關于賬務上的整理，本質就是對賬務進行“斷舍離”。很多時候對于賬務處理，大家只是滿足于結賬，沒有太多時間去做賬務上的“整理”，導致賬務上累積的問題越來越多，最終量變產生質變，導致財務數據和財務管理出現問題。 關于財務上的整理，大家都知道的一個事項，就是對于“應交稅費-應交增值稅”各專欄進行結轉。 “應交稅費-應交增值稅”各專欄如不進行結轉，期末余額將越來越大，既不方便計算統計，又嚴重影響了軟件運行效率。因此，大部分一般納稅人會在年末將“應交稅費-應交增值稅”各專欄進行結轉，將各專欄余額結平。 在年底一次性結平各明細科目余額，結轉前要看應交增值稅科目是貸方余額還是借方余額。 假如12月應交增值稅是貸方余額，則12月按照正常月份處理，結轉到未交增值稅科目，然后將增值稅三級科目的余額作相反方向分錄結轉，結轉后“應交增值稅”科目余額為0。 借：應交稅費-應交增值稅-銷項稅額 貸：應交稅費-應交增值稅-進項稅額 應交稅費-應交增值稅-轉出未交增值稅 假如12月應交增值稅是借方余額，說明有留抵，則只留其余額作為進項稅額科目余額到下年抵扣，剩余金額其他按原明細科目余額作相反方向分錄結平。 借：應交稅費-應交增值稅（銷項稅額） 貸：應交稅費-應交增值稅（進項稅額） 看完以上文字，有人會說“哦，所謂整理，不過就是將類似應交增值稅的數據及時進行處理”。因此我們可以想到，需要整理的賬務，還有部分負債類科目長期掛賬不處理：比如預收賬款、其他應付款等長期掛賬，再比如其他應付款/其他/其他核算混亂，余額不及時清理。 關于應交稅費-應交增值稅賬務清理，以及應收與預收，應付與預付核銷，其實是數據累積在賬上，通過查看科目余額表就可以進行賬務處理。 但是實際上整理還包括要對業務源頭進行整理，需要主動去發現問題，然后去整理這些問題，找到解決辦法。以下表舉例說明。
以上是我總結的，一些中小企業賬務常見的財務亂象（有的問題甚至有點搞笑）。財務需要及時對這些問題進行整理，否則時間越長問題可能越復雜。以上問題背后，有制度問題，有流程問題，有管理問題等等，需要針對問題根本原因進行整理規范。 當然關于賬務整理，不僅僅是以上這些問題。從大的框架來說，應該是從如下表去整理各個模塊可能存在的問題。
二：整頓--建立財務標準，讓賬務更規范。 “5S”中的整頓，就是在整理之后，建立標準化，讓日后不會出亂。如何進行整頓？整頓有三個要素：場所、方法、標識，其核心就是建立標準化動作。 這里的整頓，對于接觸過“5S”的人來說，印象會比較深刻。因為企業會利用各類標簽，固定物體，比如貼標簽固定鍵盤位置。 那么財務核算里面，其實也有固定“標簽”這種東西。比如對于會計分錄摘要，我曾寫過文章專門講如何規范摘要，比如支付銷售費用\廣告促銷費\媒介廣告費，那么規范的分錄摘要模式是：支付【供應商】【期間】【費用名稱】，舉例：支付深圳市颶風廣告公司10月份廣告費。其實這就是固定“標簽”的財務上的運用。 整頓更多的是基于不規范的問題，進行整頓。比如財務處理中，常見的不規范有：摘要內容與分錄科目不一致，輔助核算不規范，賬務處理不規范（礦泉水、桶裝水應計入管理費用-辦公費，不計入福利費、勞保用品、工裝、應計入管理費用-勞保費，不計入福利費）等問題。 關于賬務處理不規范，可見本文文章（必備 ▍會計核算的45條標準！刷爆朋友圈，趕緊收藏吧！） 關于憑證附件不規范，可見本人文章（會計憑證附件要求常見錯誤及規范思路） 關于具體會計規范，可見本人文章（財務管理的根基之精細化會計核算） 整頓就是對于沒有規范的建立規范，建立標準。使之后續按照標準和規范運行。以上賬務處理不規范問題，可以通過會計核算手冊實現，我曾在微信文章提到，如何構建會計核算手冊，讓核算標準化。 當然是否構建了一套標準化的會計核算手冊，就達到了財務上的整頓呢？其實還是不夠的，我們需要時時根據業務變化，調整財務管控，并調整相關核算。 以下我用一個表格，列舉了如何去整頓財務中存在的問題。
三：清掃--及時進行財務自查，發現賬務“隱患” 第二點整頓，是建立相關財務標準。但是我們知道，即使建立了相關標準，但是沒有站在標準之外，以第三者身份審視這些標準，很可能還會存在賬務隱患。 所以需要及時進行賬務清掃，這里說的清掃，可以理解進行賬務自查，通過自查對賬務存在問題進行梳理，及時發現存在的隱患。 關注自查范圍一般涉及這些內容：會計核算的規范性、財務收支審批制度執行情況、計劃、考核、統計分析相關制度執行情況，各類臺賬登記管理情況（主要為工程、稅收、業務招待費、應收賬款臺賬和押金臺賬）、成本管理工作情況、以及遺留問題清理情況，和往來款賬務核對情況等。 以應收賬款自查舉例說明。 首先要確定檢查的重點工作： 應收賬款管理重點根據應收賬款臺賬、欠條備查表、合同索引、欠款檔案及銷售的欠款金額及客戶名稱等相關信息核對往來，檢查欠款檔案是否符合公司應收賬款管理規定的要求及訴訟法律效力、是否按合同履行、合同是否過期、欠款是否超出權限等，做好工作底稿登記。清理項目應收賬款情況，剔除不實數據，定期分析應收賬款回收情況，實時更新應收賬款臺帳，保證數據的準確性和及時性。 其次要建立檢查清單：
最后是如果有條件，需要建立“檢查報告” 1：上期檢查整改情況：（針對上期檢查所存在問題整改結果進行驗證） 2：本期檢查重點及存在的問題： （1）、應收賬款情況：（針對應收賬款存在的問題進行舉例說明，并進行必要的分析，最好進行附表說明，如：欠款無任何欠款手續檔案、欠款收料單為復印件，上面未注明“原件已收回掛賬”字樣、部分銷售合同已過期、個人欠款額度超出標準未有公司審批等） （2）、其他情況： 3：整改要求：整改區域負責人為第一責任人，針對以上所存在的問題，與XX區域相關人員、進行了溝通，做如下整改： （1）、上期檢查問題未整改完成項目 （2）、應收賬款情況 4：落實跟蹤整改措施的聲明：以上所有整改項目后期將由會計繼續跟進，落實整改的連續性。 四：清潔--建立財務檢查標準，維持“清潔”賬務。 “5S”中的清潔，需要理解為建立檢查標準，保持“清潔”的賬務。我們知道“清掃”是講我們需要及時以“第三者”視角，讀我們的賬務進行自查，及時發現問題。而清潔就是在清掃的基礎上，總結哪些地方是經常容易“臟亂差”的賬務，然后重點對這些地方進行清掃，以保持賬務清潔。 關于建立財務檢查標準，以下用審核原始憑證、審核會計憑證、審核財務報表舉例說明。也就是在賬務處理中，需要建立相關的檢查標準。 原始憑證檢查范圍 1目標：確保原始憑證真實、合法、完整。 2檢查范圍： （1）核對所收到的單據金額是否與出納員所記錄單據金額一致，確保準確性。 （2）核實原始憑證資料的真實性、合法性及完整性，如發現有誤的，或者不符合國家、公司有關規定，及時聯系相關部門協調處理。 （3）核對原始憑證是否有相關審批權限的人員審批 （4）核對無誤后的原始憑證由會計員按照國家及本行業的有關會計制度及會計科目對原始憑證進行分類核算，填制會計憑證。 會計憑證檢查范圍 1目標：確保會計憑證的填制是否正確、完整。 2檢查范圍： （1）檢查會計科目的運用是否正確 （2）檢查附件是否完整 （3）檢查列支是否真實合法 （4）檢查收入、成本費用類的分配、歸集是否正確 （5）各計提攤銷類憑證的依據是否合理，計算是否正確 （6）檢查進銷存憑證是否與倉庫系統內容金額相符 （6）檢查憑證的完整性，當月的憑證是否已全部編制 會計報表檢查范圍 1目標：確保會計報表的編制是否正確、完整。 2檢查范圍： （1）檢查會計報表的取數范圍是否正確，包括日期范圍、憑證范圍。 （2）檢查各報表金額是否與會計帳相符 （3）檢查各報表上的數字邏輯關系是否正確合理 （4）綜合各方面審核報表整體的編制是否合理、完整 （5）檢查所有報表是否在規定的時間填制完畢 其實以上檢查標準，嚴格來說都太寬泛不夠細節，容易陷入無法落地的困境，所以最好進一步制定檢查清單。比如我此前對公司相關崗位（出納、會計、總賬、主管），制定了差不多二三百個賬務“清潔”要點。以下表格舉例部分內容。
備注：篇幅所限，以上表格僅為部分內容，無法展示所有內容。讀者可以根據企業實際，制定清單。 五：素養--搭建財務素養，實現精準財務。 關于會計素養，首先是公司層面（主要財務負責人），需要搭建公司會計人員素養訓練要點。比如對于核算會計，包括不限于培養這些素養。 1、根據公司制度做好核算業務的監督與審核 2、日常加強與相關崗位部門的交流，探討工作中存在的薄弱點及優良作法，相互改進及發揚，確保工作效率高。 3、完善財務核算流程及標準，參與制度、流程標準的討論。 4、參與外部培訓與組織內部培訓相結合，提高自身業務素質與知識分享相結合。 但是以上這些會計素養要求，還是需要在監督和考核下進行，否則無監督，無考核的事項，很難見到效果。 （1）素養監督 素養監督其一就是對于財務事項，能夠制定具體計劃。如下表能夠構建賬務規范計劃，并落地執行。
（2）素養考核 素養的考核，主要是對于日常工作，通過標準化、量化指標，進行考核。以此促進會計人員能夠主動的去做“5S”中的整理、整頓、清掃、清潔。也才能讓財務“5S”見到效果。以下舉例核算素養的考核，具體企業根據實際去制定。 按公司會計核算制度進行賬務處理,避免出現會計核算差錯，確保上報的財務數據準確,必須做到內部往來一致，帳套和財務報表數據一致。 評分標準： 會計核算正確，帳表一致，審核符合公司要求，并能向公司提出核算優化建議的,得**分； 會計核算正確，帳表一致，審核符合公司要求，得**分； 會計科目核算混淆，關賬前未向集團咨詢的且憑證審核不符合要求，得**分。 以上只是舉例，具體企業可以指定完備的考評明細，以此可以讓會計人素養形成，最終讓“5S”財務規范標準真正落地執行。 |
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