【檔案文章分享】如何加快檔案的信息化管理建設

宋洋sy 2023-03-28 發布于北京

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一、檔案信息化管理建設的主要內容

檔案建設涉及的內容比較廣泛，檔案管理是非常重要的。隨著計算機技術在社會生活的應用普及，檔案信息化建設是檔案管理的一個趨勢。分析檔案信息化建設主要內容體現在四個主要的方面，包括了在技術上的革新；檔案管理辦法的革新；檔案管理者能力的塑造和檔案的社會化服務的提升。

首先是檔案管理技術上的革新主要是通過建立信息系統對信息進行管理。檔案的載體有很多種，有些紙質檔案是非常容易受到時間的限制，影響到信息的讀取的。但是一旦在檔案信息化管理中采用數字化信息建設，就能夠將檔案進行比較長期的保存，更好地利用檔案，這也是面前檔案信息建設中的一個非常重要的內容。

其次是檔案管理辦法的革新。隨著信息技術的引進，檔案管理的辦法越要隨著改變，要根據信息化的檔案管理特點進行方法的調整，確保能夠科學管理的成果成功地應用到檔案管理中。

然后是對檔案管理者能力的塑造方面。信息化的檔案建設是一種知識性非常強的工作。他對檔案工作者的知識要求非常高。處理需要具備必要的計算技能之外，還需要提高各方面知識，能夠不斷地適應變化發展的的檔案工作需要。

最后是檔案的社會化服務的提升。檔案的應用是多方面的，在信息化社會，為了能夠更進一步地提升檔案的應用價值，需要進行檔案社會化服務的擴大，實現檔案資源的共享。

二、檔案信息化管理建設面臨的問題分析

檔案信息化的建設受到越來越多人的重視，很多的檔案管理部門都開始進行檔案信息化的建設。在檔案信息化的建設中取得了很大的效果，但是也面臨這一些問題，主要體現在以下幾個方面。一方面是檔案信息化建設是一項高成本的工作，常常需要購買多種設備，而且需要進行必要的維修，這造成了檔案管理工作的成本是非常高的。很多的檔案管理部門常常面臨著經費問題，這是面前檔案信息化建設的一個比較大的問題。其次是檔案信息化建設中常常會受到技術安全方面的挑戰。網絡系統的開放化管理在當前的環境下很容易產生安全問題。一種情況可能是信息管理者自身的安全意識不強，對檔案的安全管理缺乏必要的保護，隨意進行檔案的信息的公布，造成信息的泄露。另外一種情況是技術機也可能會面臨一些其他的問題，包括可能受到網絡病毒的威脅和一些黑客的攻擊。這是檔案信息化建設中一個亟待解決的問題。另外，由于檔案信息化管理需要很專業的人才來進行。這是檔案信息化建設中比較關鍵的。但是現在在很多的檔案部門由于缺乏這種技術專業性強的的人才。在很多的檔案管理部門，管理者自身的技術水平是比較低的，面對新的技術也不能夠正確的進行使用，使得檔案信息化的普及受到很大的影響。

三、加快檔案信息化管理建設的方式

檔案的信息化建設能夠為實現檔案的數字化和網絡化提供重要的作用，更加方便信息的接收，并且能夠讓檔案管理能夠更加科學化，提高檔案信息的時效性。為了能夠更進一步地加快檔案的信息化建設，需要針對存在的問題采取必要的解決措施，更大限度地發揮檔案的社會服務作用。
　　1、加大對信息化檔案建設的投入，提高檔案信息的安全性。檔案信息建設的重要性在未來的發展中將會不斷地得到體現。為了能夠把握住信息化發展的潮流，在檔案建設中要加大投入，增加經費。引進更多的信息技術，加強基礎設施建設。包括從硬件上不斷地引進計算機和網絡技術，能夠建設和完善信息網絡的服務。而且要求進行檔案信息資源網站的建設，實現各信息網絡之間的相互聯系。在軟件上，強調對檔案信息的安全管理，包括信息系統和信息資源的安全管理都是非常必要的。通過保障這兩方面的信息安全能夠將真正地做好檔案的安全防護工作。
　　2、構建完善的檔案信息網絡。計算機技術設備的建設是一個比較重要的方面，是檔案信息化的一個基礎，在利用計算機技術對檔案進行數據化的過程中不能夠忽視對檔案信息網絡的建設。只有利用比較有利的條件建設起網絡信息化系統才能夠將更多的檔案材料進行存檔，更好地保存起來。其中包括在計算機和掃描儀的選擇上要十分講究，還要求建立起專業性的綜合信息數據庫，這樣是比較方便檔案信息的查詢和使用的，同時也是檔案信息標準化的一個主要的內容。通過采用統一的數據格式和標準化的元數據能夠實現信息存儲的有效性。這也是信息化檔案建設和傳統的各管各的檔案管理很不一樣的工作方式。信息化的檔案建設能夠讓信息建設在同一個標準下進行。
　　3、加強對檔案信息化管理人才的建設。檔案信息化建設的全面普及，最終還是要依靠人才來完成的。在信息化的建設中，管理人員的工作不再是依照傳統的方式進行紙質檔案的分門別類工作，而是要有針對性地進行篩選，利用計算機技術進行關系。這就要求檔案的管理者不僅要具備檔案管理的知識，而且還要有高科技的知識，能夠進行必要的數字信息處理。而且檔案管理過程中常常要對信息安全有一定的把握。在信息化的建設，要進行必要的知識培訓，通過不斷地教育學習，加強檔案信息管理人才的建設，使得信息化檔案工作能夠更快地得到普及。

四、結論

檔案信息化是檔案工作未來的發展趨勢，能夠促進檔案工作的科學化和標準化建設。通過從各方面加強建設，加快檔案信息化建設，能夠讓檔案工作更好地服務社會。

轉載于：論文網：檔案管理學論文《如何加快檔案的信息化管理建設》