時間不夠怎么辦？四象限法則、番茄工作法來幫你

快樂英平 2023-08-29 發布于江蘇

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社工問：

我剛剛升為中心主任，目前有一點擔心，既要做一線服務，又要兼顧行政工作，應該如何做好工作時間的分配呢？

督導答：

非常理解你的擔憂。中心主任除了一線服務外，還要統籌整個中心的工作，擔子一下子重了，時間自然很緊張，所以做好時間管理非常重要。要做好時間管理，必須避免以下幾種情況。

第一，工作缺乏計劃。有些同工過分強調“知難行易”，認為沒有必要在行動之前多做思考，有時候不做計劃也能獲得實效，而且有時計劃沒有變化快，所以對計劃喪失信心。這樣極易導致做事情目標不明確，沒有輕重緩急的順序，最終花了很多時間也沒做成什么事。

第二，組織工作不當。有些中心主任在分配工作時，工作職責權限不清、工作內容重復；有些主任因為各種擔心或考慮，事必躬親、親力親為；有些主任與同工溝通不良，沒有進行及時、必要的反饋，等等。這些情況都會導致時間的浪費。

第三，控制時間能力不足。拖延癥似乎很普遍，實質上，拖延癥是一種自我調節失敗。要善于處理被打擾。研究表明，工作中80%的打擾是沒有意義的，而被打擾后重拾原來的思想平均需要3—5分鐘。

除了上述情況需要避免和改進，我還想跟你分享幾個常用的時間管理方法。

一是四象限法則。這個方法能夠讓你分清工作的輕重緩急。該方法把工作按照重要和緊急兩個程度進行劃分，可以分為四個“象限”——既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急又不重要。針對這四個象限的特性，進行對應處理，就是關于時間管理的“四象限法則”。第一象限是緊急而重要的事情，這類事情具有時間的緊迫性和影響的重要性，無法回避也不能拖延，必須優先解決。第二象限的事件不具有時間上的緊迫性，但它具有重大的影響，應該用心去做好。第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，很多人認識上有誤區，認為緊急的事情都是重要的，這些事件往往會占據很多時間。第四象限事件大多是些瑣碎的雜事，既不緊迫又不重要，這類事件能避則避。

二是“完成每件事”（Getting Things Done ，GTD）。這個方法主要用于日常工作安排。GTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來，這樣頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，從而把精力集中在正在完成的事情上。這是一種消滅壓力的高效工作方法，可以分成收集、整理、組織、行動與回顧五個步驟。第一步收集，將你能夠想到的所有未盡事宜統統列出來，關鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。第二步整理，是指把這些事情按是否可以付諸行動進行區分整理，對于不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾類；對于可行動的內容，再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成，如果不行則對下一步行動進行組織。第三步組織，將需要完成的工作進一步細化，比如按照地點分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動，當你到這些地點后就能一目了然地知道應該做哪些工作。第四步執行，按照上述工作清單開始行動。第五步回顧，一般需要每周進行回顧與檢查，確認工作是否順利完成。

三是番茄工作法。這個方法主要用于需要專心完成某件具體的事情。具體做法：第一，每天開始的時候規劃當天要完成的幾項任務，將任務逐項寫在列表里。第二，設定你的番茄鐘（定時器、軟件、鬧鐘等），時間是25分鐘。第三，開始完成第一項任務，直到番茄鐘響鈴或提醒。第四，停止工作，并在列表里該項任務后畫個×。第五，休息幾分鐘。第六，開始下一個番茄鐘，繼續該任務。一直循環下去，直到完成該任務，在列表里劃掉。第七，每4個番茄鐘后，休息25分鐘。通過這樣的方式，你會發現能夠高效率地完成一個任務，特別適合寫方案等工作。

（答疑者：東莞市鵬星社會工作服務社執行總監、督導袁美芝）

來源：《中國社會工作》，轉載請注明來源和作者【整理摘編：時英平】