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隨著省廳開學(xué)通知一聲令下，全省的學(xué)校都行動了起來，為即將到來的開學(xué)進(jìn)行著各種準(zhǔn)備。其中，制作“學(xué)生健康通行證”是一項十分繁瑣的工作，需要把所有學(xué)生的照片、二維碼粘好，一個學(xué)生一份，工作量是相當(dāng)大的，只做幾個、幾十個學(xué)生的通行證還好說，要做幾百上千個可太要命了。這里我給大家分享一種利用Word的“郵件合并”功能，批量生成學(xué)生健康通行證的方法。 一、統(tǒng)一圖片尺寸 俗話說“磨刀不誤砍柴工”，大小不一的圖片是很難對齊的，尤其是在批量生成的情況下，所以首先需要對照片和健康碼進(jìn)行處理，統(tǒng)一尺寸，這樣插入Word文檔后才能保證格式統(tǒng)一，不會因為圖像過大而撐破表格，也不會因為圖像過小而顯得不協(xié)調(diào)。 比如我將所有學(xué)生照片處理為40mm×30mm，二維碼處理為30mm×30mm，按30dpi計算，學(xué)生照片的分辨率是472×354，二維碼的分辨率是354×354。（以上尺寸僅供參考） 二、準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源 我們的學(xué)生健康通行證只需要四項信息：班級、姓名、照片、健康碼。 新建一個Excel表格，輸入4列信息的標(biāo)題：班級、姓名、照片、健康碼。班級、姓名分別填好。照片和健康碼要填入學(xué)生照片和健康碼圖片的路徑，這里最好用絕對路徑，如“C:\\Users\\Administrator\\Desktop\\健康通行證\\照片\\張三.jpg”，注意路徑里的反斜杠是兩個。有的朋友可能覺得絕對路徑不夠靈活，理論上相對路徑也行，如“照片\\張三.jpg”，不過我不建議使用相對路徑，這樣很容易導(dǎo)致圖片插入失敗，所有學(xué)生的圖片都顯示為第一個學(xué)生，而且有時成功，有時則不行，讓人摸不著頭腦。 填完后保存為“數(shù)據(jù)源.xlsx”備用。 三、準(zhǔn)備郵件合并模板 接下來要制作健康通行卡模板。這里以Word2016為例操作。 1.新建一個文檔。 2.我們的健康通行卡一張A4紙上需要放4名學(xué)生，所以需要規(guī)劃一下，畫出邊框，將整張紙分成等大的4份。為了避免文字撐破邊框，我將邊框畫在了頁眉中作為背景，這樣做的好處是后續(xù)輸入的文字不會影響邊框。
3.輸入必要的文字，如標(biāo)題、班級、姓名，畫出放學(xué)生照片和健康碼的表格，將表格的行高、列寬設(shè)置為固定值，取消勾選“自動重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”，這樣就不用擔(dān)心表格變形了。
4.設(shè)置分欄為兩欄，調(diào)整欄間距，使文字位置合適。這里之所以要設(shè)置分欄，是因為一張紙上要放4個學(xué)生，只有分欄才能使用A4紙的右側(cè)部分。 5.切換到“郵件”菜單。“開始郵件合并”選擇“目錄”。“選擇收件人”選擇“使用現(xiàn)有列表”，找到剛才保存的“數(shù)據(jù)源.xlsx”并打開。
6.選擇“插入合并域”，在需要的位置插入班級和學(xué)生姓名。
7.接下來是最重要、也最容易出問題的插入圖片。 切換到“插入”菜單，選擇“文檔部件”下的“域”，選“IncludPicture”，“文件名或URL”下隨便填幾個占位符，如“照片”、“健康碼”，分別插入到學(xué)生照片和二維碼處。
8.回到“郵件”菜單，按ALT+F9顯示域代碼，選中剛才的占位符，如“學(xué)生照片”，點(diǎn)“插入合并域”，選擇數(shù)據(jù)源中的“照片”。同樣的操作方式，將占位符“健康碼”也替換過來。再次按Alt+F9回到正常顯示模式。如果照片尺寸顯示不正確，要進(jìn)行一下編輯修改。
9.保存當(dāng)前文檔為“模板.docx”，以備將來多次使用。 四、生成健康通行證 單擊“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單個文檔”-“全部”-“確定”，即可生成帶照片的學(xué)生健康通行證。但是現(xiàn)在所有的圖片都是第一個學(xué)生的，這時需要按Ctrl+A全選整個文檔，然后按F9更新域，就可以更新為正確的學(xué)生照片了。 如有格式不合適的地方，調(diào)整一下格式即可保存打印。
五、常見問題 1.按F9不更新圖片 Word的“郵件合并”功能很強(qiáng)大，但是插入圖片是個坑，經(jīng)常會出現(xiàn)讓人摸不著頭腦的問題。最常見的問題就是“完成并合并”生成新文檔后，按F9不更新，仍然顯示第一幅圖片的問題。這一般是因為圖片路徑不正確，獲取不到圖片導(dǎo)致的，所以我們在制作Excel數(shù)據(jù)源表格的時候，一定要選擇使用絕對路徑。如果照片已經(jīng)是絕對路徑還是出現(xiàn)了這個問題，我們可以把郵件合并模板關(guān)掉，重新打開后什么都不要操作直接進(jìn)行“完成并合并”。如果還是不行，說明我們在反復(fù)修改模板的時候把未知的某個地方改了，這時只能重新插入域。 2.圖片撐破表格或撐不滿表格 所謂磨刀不誤砍柴工，首先要注意在處理照片的時候注意調(diào)整好尺寸，這里設(shè)置好了，可以減少很多后期調(diào)整的工作量。第二是將放照片的表格固定一下尺寸，行高、列寬都設(shè)置為固定值，特別注意不要勾選“自動重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”，這樣表格就不會隨著內(nèi)容改變尺寸，就不用擔(dān)心表格變形了。 |
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