領導，我在外邊了，這個材料急不急？【原創】

昵稱15596056 2024-04-28 發布于山東

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同事小S向我抱怨，說自己科室新來的年輕人，一點經驗也沒有，就連接電話都成問題。

要么接完電話不知道誰打的，要么忘了人家說什么事，要么語氣不好，惹的領導和其他科室同事都向他反映。

弄得小S一個頭兩個大，不禁感嘆：接個電話這么難嗎？

其實，回想一下，我們也是在工作中逐漸摸索出接電話的規矩，掌握了其中的門道，不妨總結一下，供大家了解。

必備技能

當不熟悉的號碼打來電話時，通常我會用“喂，你好”來開啟一個電話的接聽，沒人喜歡聽到一句極度粗魯和無禮的“喂？”，再好的脾氣也受不住。

但這里也要注意，如果是與自己有些交情的人，或自以為與你相熟的人，是不愿意聽到你的那句“你好”的，這樣就會有很強的距離感。

這就要求我們，特別是職場新人，要注意記電話號碼。

如果是手機接聽，那么新號碼都記得存儲一下。

如果是座機，要注意記憶常聯系的號碼、領導的號碼，這樣就不至于每次接聽都顯得不熟悉。

當來電要找恰巧不在的同事，比如兄弟單位來電話找我科長咨詢業務，這個業務又不是我負責，恰巧科長和負責業務的同事都不在。

那我自然要記錄好對方的姓名、身份，要咨詢的業務，還要記錄好對方是否會再次來電咨詢，是否緊急等等，以防忘記或出現誤解。

接聽結束后，我第一時間將電話記錄的情況向科長和負責的同志進行了通知，也讓這件事很快得到了解決。

具體通知

當來電傳達具體通知時，比如有一次，省里來電傳達一個會議通知，對方自報家門之后，只告訴了我開會的時間、地點和參會人員。

但我要向領導匯報，肯定不能簡單匯報這幾項內容，因此我又多問了一些內容，包括會議的背景、內容、召集會議的領導、去參會有沒有發言任務等等。

通常人在溝通過程中，只關注自己想要得到的信息，所以在接聽電話時，我們除了接收信息外，也要注意通過詢問對方，來獲得自己需要的信息。

這樣才能讓電話內容更加全面，也更有利于自己向相關領導匯報。

休息日加班

當來電讓你休息日加班時，上周末接到領導的電話，讓加班寫個小材料。

這種情況千萬不要傻乎乎的一口答應好好好、是是是，要先表達自己的難處：“領導，我在外邊了，這個材料急不急？”

就算能立即寫也不要馬上答應，先表達出這是周末，自己接到緊急通知，也得有反應的時間，給自己爭取最大的時間和空間。

領導如果回答很著急，那就委婉地表達自己短時間趕不回去，能否讓其他同事處理。

如果領導表示不太著急，那可以先承接下來，預估一下工作量，先處理完自己的事情，再抽出點時間完成領導交辦的任務。

緊貼deadline的時候，交給領導，并表示自己緊趕慢趕，終于完成了任務。

接電話是一個被動的過程，因此在接聽過程中我們要注意靈活處置對方的要求，利用好電話給帶給我們的靈活度，最大程度讓自己獲得舒適。

積極解決問題

當來電詢問職責以外的事情，我們單位要求24小時有人值班，確保遇到突發情況能夠第一時間應對處理，也留有對外公布的值班電話。

但經常會遇到來電咨詢一些與單位職責沒有關系的事情。

比如上次值班有群眾來電抱怨小區停電，但這與我所在的單位毫無關系，我只得先向他解釋我們單位的職責。

這個電話主要作用是應對突發情況，但來電人不依不饒，始終在抱怨。

于是我聯系了電力部門，得到了具體負責的業務電話，并告知了來電人，沒過多久，來電人竟然致電表示感謝。

所以面對類似情況，最好的辦法是告知解決途徑，而不是一推了之。

最后我想說的是，接電話看似小事，但其實關系重大。

職場新人還是要盡快掌握其中的訣竅，讓自己游刃有余地接聽電話、傳遞信息，才方便更快地融入工作、適應工作。

作者：辦公室顧問團攬越凝暉

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