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電子郵件有很多用途，用于聯系貿易業務、用于出國留學的聯絡、親人朋友之間的通信等，但是作為工作場合的業務溝通，電子郵件提供了很多的便利，同時也帶來了很多風險。在所有的溝通方式中，電子郵件是最難控制的，最容易達到你不想傳遞的對象。最牛女秘書的“郵件門”事件，就是一個典型。下面是使用電子郵件溝通的十個注意事項： 1、溝通的對象問題 業務溝通中間，有主溝通對象（決策人）、輔溝通對象（執行人）、監督評估對象（審核人）等，使用電子郵件溝通時，這個規則依然沒有發生變化，發送郵件之前，必須確認對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc(Cc全名為CarbonCopy，中 文譯為「副本轉送」）的功能，但要將人數降至最低，否則，傳送與復本轉送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的“垃圾”和麻煩。 2、電子信件標題問題 電子郵件一定要注明標題(Subject)，因為有許多網絡使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。盡量掌握“一個訊息、一個主題”的原則。 3、郵件的內容設計 從寫作的角度看，電子郵件載溝通中的地位，處在正式報告和非正式談話之間。所以在線溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，并求溝通效益。郵件的寫作內容強調決策過程的變化和自己對相關事情的建議，不需要一個完整的論證過程。 4、郵件的寫作風格問題 一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略，同時，避免使用太多的標點符號。我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚嘆號的使用 !!!!!。若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點符號。 5、寫作中的情緒問題 郵件也是“信件”的一種，具有“白紙黑字”的特征，也許發出郵件信息會永久被存于某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。 因為電子信息的互動是透過計算機網絡產生的，使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠程的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。 6、情緒程度的判斷問題 情緒判斷標準就是在公眾場所不能對他人講的話，郵件中也不要寫。在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發出這么一份信息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語。切勿在不給予響應或申辯機會的情況下批評或污蔑他人。 7、閱讀信件時的問題 如同撰寫傳送郵件時須注意厘清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原則。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動?如此，才能適當地回復來信 8、謹慎處理惡意中傷的郵件 互聯網上的惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames"。對于Flames的處理要非常謹慎，以避免中計而造成連鎖反應的污蔑行為。應付Flames最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續過著自己正常而理性的生活。 9、電子郵件的基本禮儀 第一次和對方聯絡，為減少散播病毒的風險，最好寄送純文字格式的電子郵件，且不要在未獲得對方同意之前就夾帶附件。不經對方同意最好不要抄送第三人。 10、可能存在的技術問題 為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象考的系統的限制。當你第一次和對方聯絡，考慮中英文的轉換，中文的不同格式，最好郵件的內容同時包括中英文，確保你的郵件能在對方的電腦上無法顯示。 |
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