辦公軟件打印全攻略

fenger 2008-10-07

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　　在大大小小的Office中，打印操作要算是每一個辦公新人類的入門技巧了吧。你會使用各種辦公軟件打印嗎？你知道打印時要注意哪些問題嗎？

　　預覽打印效果

　　文檔編輯完成后，執(zhí)行[文件]→[打印預覽]命令，或者直接“常用”工具欄上的[打印預覽]按鈕，即可預覽文檔的打印效果。

　　提示：

　　1.如果沒有安裝打印機，在Excel和金山表格中無法預覽，通常的解決方法是：在電腦中，任意添加一種打印機驅動程序就行了。

　　2.在Word的打印預覽狀態(tài)下，單擊工具欄上的[放大鏡]按鈕，使其呈未選定狀態(tài)，即可在預覽狀態(tài)下對文檔直接進行編輯。

　　3.在Excel的打印預覽狀態(tài)下，單擊工具欄上的[頁邊距]按鈕，然后拖動頁面四周的控制柄，即可快速調整頁邊距。

　　添加水印

　　這是Word獨有的功能：

　　1．文字水印執(zhí)行[格式]→[背景]→[水印]命令，打開“水印”對話框（如圖1），選中“文字水印”選項后，進行必要的設置，按下[確定]按鈕，水印即刻添加到整個文件的每一個頁面中。

　　2．圖片水印在上述對話框中，選中“圖片水印”選項，然后按[選擇圖片]按鈕，打開“插入圖片”對話框，選中用為水印的圖片（請事先用圖像處理軟件制作好），確定返回，再進行“縮放比例”等設置后，單擊[確定]按鈕，圖片水印添加完成。

　　在金山文字中，先用圖像處理軟件，將需要添加為“水印”的圖片處理成“水印”的效果，保存起來。然后進入金山文字中，執(zhí)行[插入]→[圖片]命令，將上述制作的圖片插入到文件中，并調整好大小和位置。右擊圖片，在隨后彈出的快捷菜單中，分別選[排版位置]→[排在每一頁]和[疊放次序]→[在文字下]，“水印”效果就達到了。

　　

　　共享表格的標題行

　　1．Word在Word表格中，選定作為標題的行（可以是多行，但必須包含第1行），執(zhí)行[表格]→[標題行重復]命令即可。

　　2．金山文字選中表格任意單元格，執(zhí)行[表格]→[表格屬性]→[表格外觀]命令，打開“表格外觀”對話框，在“以標題行重復出現(xiàn)行數(shù)”右邊的方框中輸入作為標題的行數(shù)值，按[確定]鍵返回即可。

　　3．Excel執(zhí)行[文件]→[頁面設置]命令，打開“頁面設置”對話框，切換到“工作表”標簽下，按[頂端標題行]右側的紅色按鈕，此時對話框轉換為浮動狀態(tài)條，用鼠標選中作為標題的行，然后單擊浮動狀態(tài)條右側的紅色按鈕，返回“頁面設置”對話框，按[確定]鍵退出即可。

　　提示：在Excel和金山表格中，還可以共享左端標題列。

　　打印指定區(qū)域

　　這是Excel的獨有功能：選中需要打印的連續(xù)單元格區(qū)域，打開“打印”對話框，選中“選定區(qū)域”選項后（如圖2），單擊[確定]按鈕，就可以只將選定的區(qū)域打印出來。

　　提示：

　　1.如果經(jīng)常需要打印同一指定的區(qū)域，選中需要打印的連續(xù)單元格區(qū)域，執(zhí)行[文件]→[打印區(qū)域]→[設置打印區(qū)域]命令，以后按普通的打印操作，即可將選定的區(qū)域打印出來。

　　2.選中不需要打印的行（列），右擊鼠標，在隨后彈出的快捷菜單中，選“隱藏”選項，然后再執(zhí)行打印操作，則隱藏的行（列）不被打印出來（此法對金山表格同樣有效）。

　　

　　逆頁序打印

　　有的打印機在連續(xù)打印時，將后打印出來的頁面放在先打印出來的頁面上面，整篇文檔打印完后，最后一頁在最上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一邊，不僅麻煩，而且容易搞亂，我們可以用“逆頁序打印”方法來解決這個問題：

　　1．Word打開“打印”對話框，按[選項]按鈕，在彈出的對話框中，選中“逆頁序打印”選項后，再[確定]打印。

　　2．金山文字打開“打印”對話框，選中其中的“反序打印”選項，確定打印即可。

　　縮版打印

　　如果只想看一下打印的版面效果，可以在一張紙上打印多頁文件的內容，達到節(jié)省紙張的目的：

　　打開“打印”對話框，在“縮放”框內，設置好“每頁的版數(shù)”，按?確定?鍵打印就行了。

　　提示：

　　1.Word一頁最多可以打印16頁的內容，金山文字1頁可以打印4頁的內容。

　　2.在Excel和金山表格中，如果一張表格稍微超出頁面一點，采取調整列寬或行高的辦法比較麻煩，用下面的方法就簡單了：執(zhí)行[文件]→[頁面設置]命令，打開“頁面設置”對話框，在“頁面”標簽中，選中“調整為”選項（如圖3），并在后面設置一下“頁寬”和“頁高”數(shù)目，再確定打印，系統(tǒng)會自動按比例壓縮進行打印。

　　

　　不打印圖片

　　如果只是為了校對文字內容，可以將文檔中的圖片不打印出來：

　　執(zhí)行[工具]→[選項]命令，打開“選項”對話框，切換到“打印”標簽下，將“圖形對象”選項前面復選框中的“∨”號清除（如圖4）確定返回，再執(zhí)行打印操作。

　　

　　