簡化系統
GTD系統有許多需要遵守的原則和培養的習慣，其中每周回顧更是非常必要的。但是，整個系統是可以簡化的。通過簡化系統，你可以花少量的時間來維護整個GTD系統。下面是簡化系統的方法：
- 減少你的任務。我在處理事情遵循這么一條：在管理任務前，減少它。如果你只有三件任務要管理，相比二十件任務，你只要更少的時間（甚至不要）去管理了。那你應該如何減少任務呢？你可以刪除、委派他人、延遲某些任務。你可以閱讀褪墨上的GTD系列文章。
- 收集。我認識這是GTD系統非常有效的步驟。在把事情遺忘前，把所有進入大腦的想法和要完成的任務都記錄下來，這樣你就能夠心無雜念地集中于一事。我便是隨身攜帶一本Moleskine筆記本，及時記錄自己的思緒。
- 最重要的事情。在所有要完成的任務中，哪三件是今天最重要的？將這三件事記在一個顯眼的地方，接著集中注意力去一一完成它們。如果你完成了這三件事，那今天你就過得挺有效率的了，建議閱讀《放置大石頭的藝術：讓你的效率翻倍》。
- 集中處理。除了完成每天最重要的事情外，每天你還會有很多瑣事需要處理。為了避免這些瑣事影響你去處理最重要的事情，你應該將這些瑣事集中處理。安排每天工作要結束前的一個時段，專門處理它們——在固定的一個時間（下午四點)去處理郵件，去整理你的文件夾，將所有的收件箱都處理為零，等等，而不是花一天來處理這些事。我的筆記本上，最頂端總是最重要的事情，而下端才是這些集中處理的事情。
- 目標。目標如此重要，但是目標太多又會分散你的注意力（最后一事無成）。所以，采用一個簡單的目標系統就行了：一年一個大的總目標，然后將總目標分成次級的半年目標，最后將半年目標分離成一個個每月、每周小目標。你每天的最重要的事情盡量要于這些目標相關，使自己不斷靠近半年目標、總目標。只有集中于一個目標，不要太多，你定會成功的。
這套簡化后的系統，仍然保存了GTD的精髓，但是更集中于最重要的任務，將工作量限制在合理的范圍，也使你避免過得繁忙而效率降低?？偠灾?，以高質量完成你應該完成的最重要的任務！
采用這套簡化系統，你需要注意：
- 工具。我建議使用便攜的紙質記事本，使用它來收集所有的想法和任務，記錄你每天最重要的事情、集中處理的事情、目標。使用更少的工具，你也更容易管理。
- 每周回顧。如果每周都沒有太多的任務，你或許可以不進行每周回顧（但要每月回顧等）。不過，我還是建議你進行簡短的每周回顧，回顧下周要完成的任務，確認自己的目標，這些步驟都是非常有幫助的。
- 將來某時/也許、項目清單。如果你需要，那就加入簡化系統中吧，因為它們也非常實用。如果沒必要，那就不要麻煩了，像我就沒有使用。
- 存檔。我已不再將文件存檔了，而是全部都放在網絡上（Google Docs、Gmail等等），使用這些工具我就能夠迅速找到自己想要的文檔了 。
- 備忘錄。如果你不是個大忙人，復雜的43 Folders系統就大可以免了（記住你是簡化系統，而不是復雜它）。我認為GCal已經滿足大部分的提醒功能了。
綜上所述
你若有越少的任務，你需要管理它們的時間就越少。從而，你可以將更多的時間投入到集中完成最重要的任務上。彌縫建議你也閱讀《更簡單，更具行動力的終極高效系統：Zen To Done(簡易做)》系列。
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