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出納工作發生的常見原因及防范對策
一、出納工作發生差錯的原因 1.制度不嚴，無章可循。有些單位不按賬款分管的原則行事，單位領導、會計人員隨意經手現金，且長期不與出納結算，出納員對現金收支情況不明，因而常出現差錯。有的單位為了逃避上級或有關部門的審計、檢查、監督，采取隱瞞收入的手段，私設“小金庫”，搞“賬外賬”，這樣，不僅會造成“賬內”資金與“賬外”資金相互交錯，而且由于這部分資金在收支上存在的不合理或不合法性，加上長期缺乏正常監管，因此，常常出現亂批亂支亂花現象，這也是導致出納工作出現差錯的重要原因。 2.手續不全，疏于防范。有的出納員填寫現金支票、編制證賬憑證不規范，被少數別有用心的人鉆了空子，有的借款無據或領款不簽字、不蓋章，時間一長，借款、領款人遺忘，或有意賴賬，或意外身亡，事后清查賬務，出納員又找不出對方借款、領款的其他證據，只得自己賠錢了事；有的對現金、憑證、支票、存折、印鑒等保管不善，一旦遺失或被盜，就會釀成禍患。 3.工作不勤奮，粗心大意。 4.監督不力，管理混亂。 5.動機不良，知錯犯錯。 二、避免差錯的防范措施 1.健全制度，按章辦事。嚴格執行《現金管理暫行制度》，實行現金、存款內部控制。嚴格執行賬款分管制度，出納員不登記會計記錄，非現金出納員一律不得經手現金。建立健全現金收支和票證管理制度，現金收取使用統一規定的收款憑證，并及時全額入賬，嚴禁收入不上賬或截留收入，私設“小金庫”；現金開支要由分管財務的領導審批，嚴禁坐支、挪用、公款私存，庫存現金不得超過規定限額；加強票證管理，嚴禁“出賣”賬戶、出借支票和擅自簽發空白轉賬支票。 2.規范操作，杜絕漏洞。填寫支票要認真，做到字跡清晰，數碼規范，大寫前不留空，小寫前注明均，避免給壞人可乘之機；編制證賬憑證，要按原始單據的自然張數填寫附件張數，并用膠水粘牢，以防脫落和避免原始單據被別有用心的人拙掉銷毀、嫁禍于人；領款、借款要嚴格履行手續，領款必須有領款人簽字蓋章，借款必須由借款人立據、簽字蓋章并經分管財務領導審批。 3.愛崗敬業，忠于職守。出納工作是一項繁忙而又細致的工作，要真正做好這一工作，必須做到“三勤、三心”。“三勤”就是：業務生疏要勤問，重要業務工作勤向領導匯報；經辦業務要手勤，做到填單認真、點鈔準確、記賬及時、手續清楚，尤其對每一筆收付業務，要按照時間先后逐筆記好現金日記賬和銀行存款日記賬，并及時盤點現金，做到日清月結，賬款相符；聯系銀行要腿勤，每天超過規定限額的結存現金要及時送存銀行，經常與銀行核對存款賬目，一旦發現錯賬，應及時弄清情況，迅速更正。“三心”就是：學習業務要虛心，不懂的問題要虛心請教，不要不懂裝懂；辦理業務耍細心，每一筆收付業務郡要親自過手、過目，辨別真偽，嚴格把關，避免粗心大意造成差錯；日常工作要有責任心，任何時候都要保持高度警惕，謹慎從事，尤其對現金、憑證、支票、存折、印鑒等要妥善保管，防止遺失、被盜、被騙而釀成大禍。 4.加強監管，民主理財。一是加強會計監督，特別是出納員要主動接受會計人員的監督，主動為現金盤庫提供條件，對賬時主動為會計員報出現金庫存數，只有這樣，才能檢查出賬款是否真正相符以及避免不必要的失誤。二是加強審計監督，平時對財務收支要進行定期或不定期的檢查、審計，年終進行全面清理審計，對檢查、審計中發現的問題，要區別情況，及時處理。三是推行民主理財制度，經群眾民主推薦、選舉，產生民主理財小組，理財小組定期召開理財會議，檢查財務收支情況和財務制度的執行情況，定期公布財務收支賬目，接受群眾監督。 5.廉潔自律，防微杜漸。出納員經常與金錢打交道，一定要做到手腳干凈，一塵不染，絕不能心存一絲一毫的僥幸心理，絕不能動用和侵占國家和集體的一分一厘，否則，一失足成千古恨，錢迷心竅只會自毀人生！ 怎樣辦理支票掛失 已經簽發的普通支票和現金支票，如因遺失、被盜等原因而喪失的，應立即向銀行申請掛失。 （l）出票人將已經簽發內容齊備的可以直接支取現金的支票遺失或被盜等，應當出具公函或有關證明，填寫兩聯掛失申請書（可以用進賬單代替），加蓋預留銀行的簽名式樣和印鑒，向開戶銀行申請掛失止付。銀行查明該支票確未支付，經收取一定的掛失手續費后受理掛失，在掛失人賬戶中用紅筆注明支票號碼及掛失的日期。 （2）收款人將收受的可以直接支取現金的支票遺失或被盜等，也應當出具公函或有關證明，填寫兩聯掛失止付申請書，經付款人簽章證明后，到收款人開戶銀行申請掛失止付。其他有關手續同上。同時，依據《票據法》第15條第3款規定：“失票人應當在通知掛失止付后3月內，也可以在票據喪失后，依法向人民法院申請公示催告，或者向人民法院提起訴訟。”即可以背書轉讓的票據的待票人在票據被盜、遺失或滅失時，須以書面形式向票據支付地（即付款地）的基層人民法院提出公示催告申請。在失票人向人民法院提交的申請書上，應寫明票據類別、票面金額、出票人、付款人、背書人等票據主要內容，并說明票據喪失的情形，同時提出有關證據，以證明自己確屬喪失的票據的持票人，有權提出申請。 按照規定，已經簽發的轉賬支票遺失或被盜等，由于這種支票可以直接待票購買商品，銀行不受理掛失，所以，失票人不能向銀行申請掛失止付。但可以請求收款人及其開戶銀行協助防范。如果喪失的支票超過有效期或者掛失之前已經由付款銀行支付票款的，由此所造成的一切損失，均應由失票人自行負責。 出納工作的具體流程 出納的工作流程如下： 一、辦理銀行存款和現金領取。 二、負責支票、匯票、發票、收據管理。 三、做銀行帳和現金帳，并負責保管財務章。 四、負責報銷差旅費的工作。 1、員工出差分借支和不可借支，若需要借支就必須填寫借支單，然后交總經理審批簽名，交由財務審核，確認無誤后，由出納發款。 2、員工出差回來后，據實填寫支付證明單，并在單后面貼上收據或發票，先交由證明人簽名，然后給總經理簽名，進行實報實銷，再經會計審核后，由出納給予報銷。 五、員工工資的發放。 出納工作細則： 工作事項及審驗等程序 失誤防范及糾正程序 現金收付 1、現金收付的，要當面點清金額，并注意票面的真偽。 若收到假幣予以沒收，由責任人負責。 2、現金一經付清，應在原單據上加蓋“現金付訖章”。 多付或少付金額，由責任人負責。 3、把每日收到的現金送到銀行。 不得“坐支”。 4、每日做好日常的現金盤存工作，做到賬實相符 做好現金結報單，防止現金盈虧。下班后現金與等價物交還總經理處。 5、一般不辦理大面額現金的支付業務，支付用轉賬或匯兌手續。 特殊情況需審批。 6、員工外出借款無論金額多少，都須總經理簽字，批準并用借支單借款。 若無批準借款，引起糾紛，由責任人自負。 銀行賬處理 1、登記銀行日記賬時先分清賬戶，避免張冠李戴。開匯兌手續。 2、每日結出各賬戶存款余額，以便總經理及財務會計了解公司資金運作情況，以調度資金。 每日下班之前填制結報單。 3、保管好各種空白支票，不得隨意亂放。 4、公司賬務章平時由出納保管。 每日下班后賬務章交總經理處。 報銷審核 1、在支付證明單上經辦人是否簽字，證明人是否簽字。 若無，應補。 2、附在支付證明單后的原始票據是否有涂改。 若有，問明原因或不予報銷。 3、正規發票是否與收據混貼。 若有，應分開貼。 4、支付證明單上填寫的項目是否超過3項。 若超過，應重填。 5、大、小金額是否相符。 若不相符，應更正重填。 6、報銷內容是否屬合理的報銷。 若不屬，應拒絕報銷，有特殊原因，應經審批。 7、支付證明單上是否有總經理簽字。 若無，不予報銷。 出納工作中常見的差錯類型 出納工作中，經常遇到的差錯種類很多，其主要表現在：記帳憑證匯總表不平，總分類帳不平，各明細分類帳戶的余額之和不等于總分類帳有關帳戶的余額；銀行存款帳戶調整后的余額與銀行對帳單不符等。在實際工作中常見的記錄錯誤主要有以下兩種： 1.會計原理、原則運用錯誤。這種錯誤的出現是指在會計憑證的填制、會計科目的設置、會計核算形式的選用、會計處理程序的設計等會計核算的各個環節出現不符合會計原理、原則、準則規定的錯誤。例如，對規定的會計科目不設，不應設立的卻亂設，導致資產、負債、所有者權益不真實；對現行財務制度規定的開支范圍、標準執行不嚴等。 2.記帳錯誤。主要表現為漏記、重記、錯記三種。錯記又表現為錯記了會計科目。錯記了記帳方向，錯用了記帳墨水（藍黑墨水誤用紅水，或紅水誤用藍黑墨水），錯記了金額等。 3.計算錯誤。主要表現為運用計算公式錯誤；選擇計算方法錯誤；選定計量單位錯誤等等。常見會計錯誤種類詳見下表 原理原則運用錯誤 記帳錯誤 計算錯誤 會計科目設計錯誤 會計科目運用錯誤 會計原則運用錯誤 會計制度執行錯誤 漏記 重記 錯記 確定計量單位錯誤 選擇計算方法錯誤 運用計算公式錯誤 出納不出錯有哪些技巧？ 做任何事情，都要講究方式方法，并熟練掌握相關要領。俗話講：一竅不得，少掙幾百。說的就是技能運用問題，干出納也是如此。所以說，出納工作關鍵在于認真、細心，遇事不慌，要講究工作藝術。 首先在收付現金時要唱收唱付，這樣不但可以加深印象，與當事人核對金額，還可以取得他人的聽覺旁證。對需要報銷的發票，抬頭與本單位不符、大小寫金額不符、涂改發票、發票上無收款單位章或收款人章、發票與支票入賬方不符者，均不接受發票，待補辦手續后再報核。報銷單位需先簽字、后付款；收款單據先交款、后蓋章；付款單據要蓋付訖章。付款單據如由他人代領現金者，應簽代領人名字，而不得簽被代領人名字；代領人不是本單位的職工，要注明與被帶領人關系及其聯系地址。營業外收入及雜務收入，要以經辦單位交款單位為依據，收款后開給財務收據。 其次，要注意加強對支票、發票和收據的保管。領用支票要設立備查登記簿，經單位主管財務領導審簽后，并由領用人簽章。領用現金支票要在存根聯上簽字，以防正副聯金額不符。支票存根聯上要逐項寫明金額、用途、領用人，并在備查簿上注明空白支票和支票限額。支票作廢后要按順序裝訂在憑證中。空白發票和收據不能隨便外借，已開具金額尚待帶出收款的發票和收據，要由借用人出具借據并作登記，以便分清責任，待款收回后再結清借據。發票和收據作廢后要退回來，先作廢后重開，如果是銷貨發票退回紅沖，應該先由倉庫部門驗貨入庫后再進行退款。如果對方丟失發票和收據，要根據對方財務部門開出該款尚未報銷的證明才能補辦單據，并在證明單上注明原開發票或單據的時間、金額、號碼等內容，同時注明“原開單句作廢”字樣。 登記銀行存款日記和現金日記賬，要首先復核憑證、支票存根、附件是否一致，然后按付出支票號碼順序排列，以便查對。摘要欄應注明經辦人、收款單位及支票號碼。支票上的印鑒，應即用即蓋，并由會計、出納二人分開保管，支票用印鑒的私人印章，只能用于蓋印支票，而不作為其他任何用途。 出納的工作內容 出納的工作： 一、辦理銀行存款和現金領取。 二、負責支票、匯票、發票、收據管理。 三、做銀行帳和現金帳，并負責保管財務章。 四、負責報銷差旅費的工作。 1、員工出差分借支和不可借支，若需要借支就必須填寫借支單，然后交總經理審批簽名，交由財務審核，確認無誤后，由出納發款。 2、員工出差回來后，據實填寫支付證明單，并在單后面貼上收據或發票，先交由證明人簽名，然后給總經理簽名，進行實報實銷，再經會計審核后，由出納給予報銷。 五、員工工資的發放。 出納工作細則： 工作事項及審驗等程序 失誤防范及糾正程序 現金收付 1、現金收付的，要當面點清金額，并注意票面的真偽。 若收到假幣予以沒收，由責任人負責。 2、現金一經付清，應在原單據上加蓋“現金付訖章”。 多付或少付金額，由責任人負責。 3、把每日收到的現金送到銀行。 不得“坐支”。 4、每日做好日常的現金盤存工作，做到賬實相符 做好現金結報單，防止現金盈虧。下班后現金與等價物交還總經理處。 5、一般不辦理大面額現金的支付業務，支付用轉賬或匯兌手續。 特殊情況需審批。 6、員工外出借款無論金額多少，都須總經理簽字，批準并用借支單借款。 若無批準借款，引起糾紛，由責任人自負。 銀行賬處理 1、登記銀行日記賬時先分清賬戶，避免張冠李戴。開匯兌手續。 2、每日結出各賬戶存款余額，以便總經理及財務會計了解公司資金運作情況，以調度資金。 每日下班之前填制結報單。 3、保管好各種空白支票，不得隨意亂放。 4、公司賬務章平時由出納保管。 每日下班后賬務章交總經理處。 報銷審核 1、在支付證明單上經辦人是否簽字，證明人是否簽字。 若無，應補。 2、附在支付證明單后的原始票據是否有涂改。 若有，問明原因或不予報銷。 3、正規發票是否與收據混貼。 若有，應分開貼。 4、支付證明單上填寫的項目是否超過3項。 若超過，應重填。 5、大、小金額是否相符。 若不相符，應更正重填。 6、報銷內容是否屬合理的報銷。 若不屬，應拒絕報銷，有特殊原因，應經審批。 7、支付證明單上是否有總經理簽字。 若無，不予報銷。 出納工作發生的常見原因及防范對策 一、出納工作發生差錯的原因 1.制度不嚴，無章可循。有些單位不按賬款分管的原則行事，單位領導、會計人員隨意經手現金，且長期不與出納結算，出納員對現金收支情況不明，因而常出現差錯。有的單位為了逃避上級或有關部門的審計、檢查、監督，采取隱瞞收入的手段，私設“小金庫”，搞“賬外賬”，這樣，不僅會造成“賬內”資金與“賬外”資金相互交錯，而且由于這部分資金在收支上存在的不合理或不合法性，加上長期缺乏正常監管，因此，常常出現亂批亂支亂花現象，這也是導致出納工作出現差錯的重要原因。 2.手續不全，疏于防范。有的出納員填寫現金支票、編制證賬憑證不規范，被少數別有用心的人鉆了空子，有的借款無據或領款不簽字、不蓋章，時間一長，借款、領款人遺忘，或有意賴賬，或意外身亡，事后清查賬務，出納員又找不出對方借款、領款的其他證據，只得自己賠錢了事；有的對現金、憑證、支票、存折、印鑒等保管不善，一旦遺失或被盜，就會釀成禍患。 3.工作不勤奮，粗心大意。 4.監督不力，管理混亂。 5.動機不良，知錯犯錯。 二、避免差錯的防范措施 1.健全制度，按章辦事。嚴格執行《現金管理暫行制度》，實行現金、存款內部控制。嚴格執行賬款分管制度，出納員不登記會計記錄，非現金出納員一律不得經手現金。建立健全現金收支和票證管理制度，現金收取使用統一規定的收款憑證，并及時全額入賬，嚴禁收入不上賬或截留收入，私設“小金庫”；現金開支要由分管財務的領導審批，嚴禁坐支、挪用、公款私存，庫存現金不得超過規定限額；加強票證管理，嚴禁“出賣”賬戶、出借支票和擅自簽發空白轉賬支票。 2.規范操作，杜絕漏洞。填寫支票要認真，做到字跡清晰，數碼規范，大寫前不留空，小寫前注明均，避免給壞人可乘之機；編制證賬憑證，要按原始單據的自然張數填寫附件張數，并用膠水粘牢，以防脫落和避免原始單據被別有用心的人拙掉銷毀、嫁禍于人；領款、借款要嚴格履行手續，領款必須有領款人簽字蓋章，借款必須由借款人立據、簽字蓋章并經分管財務領導審批。 3.愛崗敬業，忠于職守。出納工作是一項繁忙而又細致的工作，要真正做好這一工作，必須做到“三勤、三心”。“三勤”就是：業務生疏要勤問，重要業務工作勤向領導匯報；經辦業務要手勤，做到填單認真、點鈔準確、記賬及時、手續清楚，尤其對每一筆收付業務，要按照時間先后逐筆記好現金日記賬和銀行存款日記賬，并及時盤點現金，做到日清月結，賬款相符；聯系銀行要腿勤，每天超過規定限額的結存現金要及時送存銀行，經常與銀行核對存款賬目，一旦發現錯賬，應及時弄清情況，迅速更正。“三心”就是：學習業務要虛心，不懂的問題要虛心請教，不要不懂裝懂；辦理業務耍細心，每一筆收付業務郡要親自過手、過目，辨別真偽，嚴格把關，避免粗心大意造成差錯；日常工作要有責任心，任何時候都要保持高度警惕，謹慎從事，尤其對現金、憑證、支票、存折、印鑒等要妥善保管，防止遺失、被盜、被騙而釀成大禍。 4.加強監管，民主理財。一是加強會計監督，特別是出納員要主動接受會計人員的監督，主動為現金盤庫提供條件，對賬時主動為會計員報出現金庫存數，只有這樣，才能檢查出賬款是否真正相符以及避免不必要的失誤。二是加強審計監督，平時對財務收支要進行定期或不定期的檢查、審計，年終進行全面清理審計，對檢查、審計中發現的問題，要區別情況，及時處理。三是推行民主理財制度，經群眾民主推薦、選舉，產生民主理財小組，理財小組定期召開理財會議，檢查財務收支情況和財務制度的執行情況，定期公布財務收支賬目，接受群眾監督。 5.廉潔自律，防微杜漸。出納員經常與金錢打交道，一定要做到手腳干凈，一塵不染，絕不能心存一絲一毫的僥幸心理，絕不能動用和侵占國家和集體的一分一厘，否則，一失足成千古恨，錢迷心竅只會自毀人生！ 一、出納報告的基本格式 出納人員記賬后，應根據現金日記賬、銀行存款日記賬、有價證券明細賬、銀行對賬單等核算資料，定期編制“出納報告單”和“銀行存款余額調節表”，報告本單位一定時期現金、銀行存款、有價證券的收、支、存情況，并與總賬會計核對期末余額。 二、出納報告的填制 1、出納報告單的編制 （1）出納報告單的報告期可與本單位總賬會計匯總記賬的周期相一致，如果本單位總賬10天匯總一次，則出細報告單10天編制一次。 （2）上期結存數，是指報告期前一期期末結存數，即本期報告期前一天的賬面結存金額，也是上一期出細報告單的“本期結存”數字。 （3）本期收入按賬面本期合計借方數字填列。 （4）合計是上期結存與本期收入的合計數字。 （5）本期支出按賬面本期合計貸方數字鎮列。 （6）本期結存是指本期期末賬面結存數字。它等于“合計數字”減去“本期支出”數字。本期結存必須與賬面實際結存數一致。 2、銀行存款余額調節表的編制 本單位銀行存款日記賬同銀行的對賬單逐筆核對。銀行賬上的存款余額（也就是銀行對賬單上的存款余額）同本單位賬上的存款余額可能不一致，造成不一致的原因有兩種： （1）雙方賬目發生錯誤； （2）雙方記賬沒有發生錯誤，但由于結算憑證傳遞時間的不同步而發生“未達賬項”，即一方已經入賬，而另一方尚未接到有關憑證，因而還沒有入賬的事項。由前種原因造成的，則要及時更正；由后種原因造成的，要消除未達賬項的影響，具體做法是編制“銀行存款余額調節表”。 例：樂樂食品廠8月30日銀行存款日記賬上存款余額為4500元，銀行送來的對賬單上的余額為5000元，經逐筆核對，發現有以下情況； （1）月末××食品廠收到轉賬支票一張800元，已入賬，銀行尚未入賬。 （2）月末××食品廠開出轉賬支票一張700元，已入賬，持票人未到銀行辦理轉賬手續，銀行未入賬。 （3）銀行代收貨款900元，已入賬，××食品廠未收到銀行的收款通知，未入賬。 （4）銀行代付的水電費300元，已入賬，××食品廠未收到銀行的付款通知，未入賬。 根據上述情況，××食品廠可編制“銀行存款余額調節表”。 調節后的余額，既不等于月末××食品廠賬面余額，也不等于月末銀行賬面余額，而是月末時根據雙方的未達賬項，對雙方賬面余額進行調節而重新求得的余額，這個數字是月末銀行存款的真實數字。對于銀行已經入賬而企業尚未入賬的各項經濟業務，不能根據上述調節表進行記賬，而應在接到有關憑證以后，再編制記賬憑證，記入有關賬簿。 |
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