一、發文字號
組織部行文所設文號主要有：惠市組[××××（年份）]×號、惠市組通[××××（年份）]×號、惠市組干（×）[××××（年份）]×號、惠市組黨[××××（年份）]×號。“惠市組”主要用于重要問題或重大行動的決策決定、指示、批復，或帶有規章制度性質的條例、規定及意見等文件；“惠市組通”主要用于傳達上級機關的指示，批轉下級機關的文件，轉發上級、同級和不相隸屬機關的文件，要求下級機關辦理，需要周知或共同執行的事項的“通知”類文件；“惠市組干（×）”用于干部任免類文件；“惠市組黨”用于承辦有關黨組織設置管理、黨內職務任免等文件。
二、行文規則
（一）向上級黨委機關的行文，只主送上級黨委組織部。如需相關的上級、下級和不相隸屬的機關閱知，可用抄送形式。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。黨委部門應當向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得超過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。
（二）向上級機關請示問題，不可同時向下級或同級組織部門發送。請示應當一文一事，不應當在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公室（秘書科）按規定程序處理，不應直接送領導者個人。
（三）各級黨委組織部門在自己的權限范圍內，可向下級黨委的組織部門行文；也可根據黨委的授權和有關規定，答復下一級黨委的請示，轉發下一級黨委的報告。黨委未授權，組織部門不得對下一級黨委發指示性文件。向下級組織部門的重要行文，可以抄送上一級組織部門備案。
組織部門與同級機關可以聯合行文。與組織部門平行的不相隸屬的機關之間告知事項、聯系工作、商洽業務的，用函件相互行文。
向受雙重領導的下級機關行文，應當抄送其另一上級機關。
（四）組織部門經過批準在報刊上公開發布的文件，應視為正式行文，具有執行效用。如果不另行文時，應加以注明，以便收文機關依照執行，并將其作為正式文件保存。
對不符合行文規則的上報公文，組織部門的辦公室（秘書科）可退回呈報單位。
三、公文起草
（一）必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，同時還應與上級組織部門或本部已發的文件涉及同類問題的規定、與同級有關部門的同類規定相一致。
（二）要求全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行。
（三）觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確；開門見山，文字精煉，用語準確，篇幅簡短，文風端正。
（四）人名、地名、時間、單位、數字、引文準確。文件中出現的數字，除發文號、統計表、序號、百分比、時間、專用術語等必須用阿拉伯數字外，一般用漢字書寫。在同一文件中，數字使用應前后一致。在使用簡稱時應先用全稱，并加以說明。
（五）文種、格式使用符合公文撰擬規定。
（六）草擬文件一律使用“中共惠州市委組織部”文稿紙。正文用A4紙打印，采用橫寫、橫排方式，在左邊留出裝訂線。起草、修改、審批、簽發文件，一律使用符合文書檔案管理規定的黑色或藍黑色鋼筆、毛筆，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆。電腦打印的原件可作存檔用。
四、文件審核簽發
起草的文件報部領導審批前，應送本科室負責人審核，然后按文件審批程序和權限，送部領導審簽。重要文件由部長簽發。聯合發文，須經所有聯署單位的領導人會簽。組織部門根據市委授權發布的文件，由被授權者簽發或者按照有關規定簽發。領導簽發文件，明確簽署意見，并寫上姓名和時間，不可用圈閱方式。領導簽發之日為發文之日，干部任免文件的發文之日按《黨政領導干部選拔任用工作條例》規定計算。
五、發文處理程序
（一）核發：秘書科審查審批簽發手續是否齊全，收集好電腦軟盤，并確定發文文種，標注好主題詞。
（二）登記：承辦人根據發文文種進行發文登記，填寫《發文登記表》（見附表1），包括時間、編號、標題、主題詞、簽發領導等。
（三）校核：要求進行至少三次校核。
一校：由承辦人對文稿清樣進行一校，重點校核是否符合政策法規，措施、提法、觀點是否客觀、準確等進行全面校核。如有大的改動，必須提交簽署領導重新簽批。
二校：一校稿經打字員修改后，承辦人即進行二校，包括文字、語法、政策等方面誤漏的校核，確保公文的簡潔、嚴謹、準確、無誤。
三校：正式印發前，打字員對公文格式、發文時間、文號、簽發單位名稱等進行再次校核。
（四）印制：在承辦人簽核無誤，同意付印后，交秘書科打字室印制，打字室在出版時要選準文件版頭。由承辦科室裝訂后，交秘書科登記蓋章。需交印刷廠鉛印的公文、材料，由秘書科聯系廠家比較印刷質量和價格，與承辦科室協調確定付印廠家，承辦科室負責校核。
（五）分發：根據發文范圍，承辦科室負責裝信封分發各單位。需在網上公布和通過電子發文系統普發，及送相關領導閱的，交秘書科發送。
（六）存檔：將原稿與2份正式文件一起交打字室存檔，年終統一移交本部文書檔案室歸檔管理。
