內部審核培訓資料
名詞解釋：
1．審核：
為獲得審核證據并對其進行客觀地評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程。
2．審核準則：
用作依據的一組方針、程序或要求，
通常是：
1）管理體系標準要求。
2）適用于組織的法律、法規和其他要求（行業規范、與有關機構的協定、非法規性指南等）。
3）組織的管理體系文件。
4）適用時，包括相關方的要求。
3．審核證據：
與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息（審核證據可以是定性或定量的）。
4．審核發現：
將收集到的審核證據對照審核準則進行評價的結果。
5．審核結論：
審核組考慮了審核目標和所有審核發現后得出的最終審核結果。
6．審核員：有能力實施審核的人員。
7．審核組：實施審核的一名或多名審核員。
8．審核計劃：對現場活動和審核安排的描述。
9．審核范圍：審核的內容和界限。（應包括對物理位置、組織機構、活動和過程以及有關時期的描述）
10．審核委托方：要求審核的組織或人員。
11．受審核方：被審核的組織。
12．糾正：為消除已發現的不合格所采取的措施。
13．糾正措施：為消除已發現的不合格和其他不期望情況的原因所采取的措施。
注：1．一個不合格可以有若干個原因；
2．采取糾正措施是為了防止再發生，采取預防措施是為了防止發生；
3．糾正和糾正措施是有區別的。
14．預防措施：為消除潛在不合格或其他潛在不期望情況的原因所采取的措施。
審核的理解
1．審核是對活動和過程進行檢查的有效管理工具，審核的結果為管理者采取措施提供了信息。
2．審核的主要目的是確定滿足審核準則的程度，如：
1）確定受審核方的管理體系對規定要求的符合性；
2）評價對法律法規要求的符合性；
3）確認所實施的管理體系滿足規定目標的有效性。
管理體系審核分類
管理體系審核分為內部和外部兩大類：
內部體系審核（即第一方審核）和外部體系審核（可分為第二方審核和第三方審核）。
● 第一方審核的目的：
1、依據某一體系標準來評價組織自身的管理體系。
2、驗證組織自身的管理體系是否持續滿足規定的要求并且正常運行。
3、作為一種重要的管理手段和自我改進機制，及時發現問題，采取糾正措施/預防措施，使體系不斷完善，不斷改進。
4、在外部審核前作好準備。
● 第二方審核的目的（組織作為第二方）：
1、當有建立合同關系的意向時，對供方進行初步評價。
2、在有合同關系的情況下驗證供方的體系是否持續滿足規定的要求。
3、作為制定和調整合格供方名單的依據之一。
4、溝通供需雙方對管理要求的共識。
● 第三方審核的目的：
1、確定管理體系是否符合規定要求。
2、確定現行的管理體系實現規定的體系目標的有效性。
3、確定受審方的管理體系是否能被認證/注冊。
4、為受審方提供改進其管理體系的機會。
5、減少許多重復的第二方審核。
6、提高企業聲譽，增強競爭能力。
內部審核的一般步驟：
審核策劃—審核實施—審核報告—審核后續活動（跟蹤審核）。
第二方審核的步驟：
供方調查比選—制定體系審核標準—通知供方—實施現場審核—提交審核報告—采購（簽訂合同決策）--制定控制類型。
第三方審核的步驟：
提出申請—體系文件審查—審核準備—實施審核—監督審核。
內部審核的基本要求：
●應建立并保持組織內部審核書面程序。
●內審的實施重點是驗證各項管理活動和有關結果的符合性，確定管理體系的有效性，評價體系達到預期目標的程度，確認改進的機會和措施。
●制定并實施內審年度計劃和審核活動實施計劃。
●具備資格，滿足內審需要的審核人員。
●提供內審時所需的各種資源。
●審核結果形成報告，并有效傳遞和利用。
●所用文件齊全、適用，格式規范化，保管檔案化。
●對發現問題采取糾正措施，實施跟蹤與監督。
● 審核的結果應提交管理者。
內部審核的基本特點：
●內審的主要動力來自管理者。
●內審的重點是推動內部改進。
●內審的人員來自于組織內部。
●內審的程序、規范要求通常比第三方審核簡單。
●內審對糾正措施的跟蹤控制比較及時有效。
●內審更有利提高管理體系運作效果。
● 內審是管理者介入質量、環境和職業健康安全管理的重要工具。
內審流程：
內審時機：
1.
按照內審計劃的頻次及時間安排。一般每12個月至少一次。
2.
當有下列情況發生時，管理者代表可追加審核：
●發生重大質量事故或顧客有重大投訴時；
●組織結構或市場需求發生重大變化時；
●為第二、三方審核做準備時；
●
認證證書有效期滿希望保持認證注冊時。
制定審核計劃
1.針對本次審核活動的具體安排，明確審核的目的和范圍，審核依據的文件（標準、手冊、程序）等，審核組成員名單及分工，審核日期和地點、受審核部門，首次會議、末次會議的安排，各主要質量審核活動的安排，審核報告日期，本次審核的主要方法（按條款審核、按部門審核等）。
2.審核組長在編制審核計劃時要事先熟悉被審核方的質量管理體系文件及部門在相應過程或活動中的職責，在編制審核計劃時要考慮在對質量有較大影響的過程或活動以及承擔較重要職能的部門安排較多的時間，確保在有效的時間內完成有效的審核。
3.
審核組分工是應注意把具備專業能力的審核員安排在產品實現過程或產品的測量過程中的審核上，確保審核有效進行。要注意，審核員不能審核自己的工作。
審核計劃應提前通知到受審核部門。
編制檢查表
1.檢查表的作用：
●明確與審核目標有關的樣本。
●使審核程序規范化。
●按檢查表的要求進行調查研究可使審核目標始終保持明確。
●保持審核進度。
●作為審核記錄存檔。
2.檢查表的設計要點：
●依照審核準則要求,審核準則不全面不完整,勢必影響結果的有效性。
●選擇典型的問題。
●結合受審部門的特點。
●抽樣應有代表性。
●時間要留有余地。
●檢查表應有可操作性,明確審核內容、方法。
● 按部門審核時，應按部門工作流程審核，考慮涉及的條款；按過程進行審核時，要考慮涉及的部門。
3.檢查表編寫四要素
●去哪里查－－－－即去哪個部門、那個區域檢查；
●找誰查－－－－即找哪些人面談；
●查什么－－－－檢查的要點
● 如何查－－－即要查閱哪些文件、資料、記錄等證據，現場觀察哪些具體活動和過程的實現狀況等。
首次會議：
1.
首次會議的內容
●會議開始；
●人員介紹；
●申明審核目的和范圍；
●傳達審核計劃；
●說明審核程序和方法；
●強調審核的原則；
●闡明澄清有關問題；
●落實后勤安排；
● 會議結束。
2.首次會議的要求
●時間：30分鐘以內；
●議程：由審核組長準備并主持；
●可以提出適當調整審核計劃（在合理可行的范圍內）
●守時、簡短、明了、有效、坦誠、務實、融洽的氣氛。
● 參加首次會議的人員應包括：審核組全體成員，高層管理者，受審核部門代表及主要工作人員等。
現場審核的原則
●堅持以“審核證據”為依據的原則；
●堅持標準與實際核對的原則；
●堅持獨立、公正的原則；
● 堅持三要三不要原則（要講審核證據，不要憑感情、憑感覺、憑印象用事；要追溯到實際做得怎樣，不要停留在文件、嘴巴（回答）上面；要按審核計劃如期進行，不要“不查出問題非好漢”）。
現場審核：
1、審核組長控制全過程
●控制計劃
●控制進度
●控制氣氛
●控制客觀性
●控制紀律性
●控制結果
2.抽樣要隨機，有代表性。
●要相信樣本。
●依靠檢查表。
●關注審核準則的全面性,明確被審核方應達到的目標和要求.
●要從各種表現形式尋找客觀證據。
●發現不合格時要調查研究到必要的深度。
●對不合格的事實雙方要確認。
●保持客觀、公正和有禮貌。
3.客觀性的主要表現：
●所獲得的審核證據必須是“與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息”。
●審核應對收集到的證據根據審核準則進行客觀評價，以形成審核發現。
● 審核是一個形成文件的過程，包括審核計劃、檢查表、現場審核記錄、不符合項報告、首末次會議記錄等。
4.內審中收集客觀證據的方式：
●通過與受審核方人員的面談；
●查閱文件和記錄；
●對現場的觀察；
●對實際活動及結果的驗證；
●數據的匯總、分析、圖表和業績指標；
●來自其他方面的報告，如顧客反饋、外部報告和中間商的評價；
●與過程接口有關的信息應注重收集。
● 沒有記錄不等于沒證據.
5.審核證據的存在形式
●客觀事實，而不是主觀分析、推斷、臆測；
●被訪問人（當事人）、管理活動責任人的口述，而不是傳聞，陪同人員或有關人員的談話；
●現行有效的文件規定和記錄。而不是作廢的文件規定或更改的記錄。
6.對收集的審核證據形式有：
●并不是證據越多越好，而是適用的客觀證據（即審核證據）越多越好；
●審核證據必須是有效的；
●應注意核查證據的真實性；
●應收集能確定審核目標是否可以達到的審核證據。只有經驗證的審核證據才可作為審核證據。
7.實施計劃的修訂與調整
在審核過程中，為了確保取得審核的最佳效果，必要時，審核組長可能征得委托方的認可和受審核方的同意之后，調整審核工作任務和審核計劃，當發現審核目的不可能實現時，審核組長應向委托方和受審核方報告原因。
8.審核過程的記錄
●時間、地點；
●訪問、調查的對象；
●見證人；
●見到的事實；
● 不合格的報告。
9.不合格項報告
不合格項報告是對現場審核得到的審核發現進行評審并經受審核方領導確認的對不合格項的陳述，是審核報告的一部分，是審核組提交給委托方或受審核方的正式文件。
10.不合格項的形成：
●質量管理體系文件不符合GB/T19001標準的要求，即文件規定不符合標準；
●質量管理體系的實施現狀未按GB/T19001標準要求、質量管理體系文件或適用的法律法規的要求執行，即實施現狀不符合文件規定；
● 質量管理體系的運行結果未達到預定的目標，即實施效果為達到目標。
11.不合格項的類型
在質量管理體系內部審核中遇到的不合格主要有以下幾種：
●文件的不合格項
●設備的不合格項
●產品的不合格項
●人員的不合格項
●環境的不合格項
●其他的不合格項
12. 不符合原因分析：（基本可歸納從以下4個方面找出原因）
●人員對標準要求不理解、對文件規定不清楚。
措施：組織相關人員學習標準、文件、培訓。
證據：有關的培訓記錄、考核記錄。
●人員工作失誤、工作不認真、工作不負責。
措施：①人員處置、教育或調離崗位；
②加強監督檢查。
證據：①處置記錄；②相關檢查記錄。
●文件規定不明確，職責不明確。
措施：制定（更改）文件；
證據：相關文件。
●資源不充足（人員數量、資質、設備、設施能力）
13. 內部審核不合格項可按嚴重性分為：
嚴重（主要）不合格和輕微（一般）不合格
嚴重不合格項
嚴重不合格通常是指系統性失效或缺陷。主要判斷標準有：
●管理體系與約定的標準或文件的要求嚴重不符。
●造成系統性失效的不合格；
●造成區域失效的不合格；
●造成嚴重后果的不合格項；
違反法律、法規的不合格項。
一般（輕微）不合格項：
一般（輕微）不合格項是指孤立的、偶發性的，并對保證審核區域體系有效性而言， 是次要問題。
14．
不合格項報告的內容：
●受審核部門及負責人姓名；
●審核員的姓名；
●審核依據；
●不合格事實的描述；
●不合格項的判定。
●不合格項的類型；
●建議采取的糾正措施及計劃完成日期；
● 糾正措施完成情況及驗證。
15.不合格項報告的注意事項
●不合格客觀事實描述應事實清楚、內容完整，判標正確 。
●在審核結束前，所有的不合格項都應得到受審核方的確認（當受審核方就審核組判定的不合格與審核組發生爭議時，由審核組長提交管理者代表裁定）。
●不合格項報告應至少分發到不合格項的責任部門和有實施糾正措施責任的部門，以便實施糾正措施并對其驗證效果。
●開具不合格項報告時，不能感情用事，不能用形容、夸張的語言描述，不能任意擴大不合格的客觀事實范圍，不能以自已的想法、做法作為不合格判斷的依據，不能任意拔高標準、文件要求。
召開末次會議
●會議開始
●與會者簽到
●組長主持會議
●重申審核目的和范圍。
●對此次審核過程進行簡要描述。
●宣讀不合格報告。
● 體系有效性評價和審核結論。
● 管理者代表進行簡要總結，提出完成糾正措施的時間和改進要求。
編制審核報告
審核報告應提供審核范圍內相關體系審核完整、準確的評價和結論，應包括：
●體系在審核范圍內是否符合審核準則；
●體系在審核范圍內是否得到有效實施；
●體系能否確保持續地滿足標準、法律法規和相關方要求；
●體系適宜性、有效性、充分性能否得到持續保持。
審核組長應對審核報告的正確性和完整性負責。
審核報告內容
●審核的目的和范圍。
●審核組成員和受審部門名稱及其負責人。
●審核的日期及計劃主要項目實施情況。
●審核所依據的文件。
●審核情況綜述。
●不合格項的統計分析。
●體系運行有效性的結論性意見。
●審核報告的分發范圍。
●提出糾正措施實施要求。
●審核報告的批準。
● 審核報告附件。
糾正措施
●糾正措施要求的提出；
●糾正措施建議的認可與批準；
●糾正措施的實施；
●糾正措施的跟蹤和驗證。
實施糾正措施后跟蹤驗證內容
對審核報告中提出的糾正措施要求，責任部門進行糾正，執行《糾正措施控制程序》，項目管理部負責糾正措施的跟蹤驗證，按管理者代表規定的時間，對糾正措施實施結果符合要求的進行簽字確認，關閉不合格報告。
審核過程中常見問題：
4．2．2
質量手冊
對質量管理體系的描述不清晰，所做的裁減沒有充分的依據或沒有將依據明確的描述
由于法律法規及顧客要求的改變，原來所做的裁減已經不適宜或不合理，但沒有及時糾正
質量手冊對質量體系所包含的過程順序和相互作用的表達不清晰
所引用的程序過于散亂，與手冊條款的對應關系不清楚
4．2．3 文件控制
沒有對文件是否持續適用進行審核、更新和重新批準，文件的規定與現實的運作有出入
由于節省資源或出于保密的考慮，在文件的使用場所沒有適用的文件
文件內容不清晰或用文件使用者不能理解的語言（如外語）寫成
外來文件沒有得到控制
由于沒有適當的標識而使用了作廢文件
4．2．4 記錄控制
記錄儲存條件不良
記錄不清晰、不完整
電子媒體或其它媒體記錄沒有得到符合其技術特點要求的控制
記錄不易查閱
記錄的失效處置不及時
5．1 管制承諾
最高管理者把作出承諾的工作交給其他人，自己不能清楚的說明這些承諾是以何種方式體現的
沒有明確的證據證明最高管理者已在組織內部傳達滿足顧客以及法律法規要求的重要性（如會議、板報、宣傳品、廣播等）
最高管理者不清楚自己在管理評審活動中應擔負的職責和應做的事情
最高管理者不能說明具有識別所需資源的機制或方式
5．4．1 質量目標
與實現質量目標有關的職能或層次沒有分解到應承擔的指標
質量目標不是書面的，部門負責人只能口頭說出一些組織內要求的指標
質量目標沒有體現出持續改進的承諾
質量目標中個別指標無法被測量
在策劃產品實現的過程中，沒有針對產品、項目和合同規定質量目標
5．5 職責、權限與溝通
只在質量手冊中描述了應進行的溝通，但實際操作中如何進行溝通沒有規定的方式，以至于溝通的實際效果不佳
沒有進行溝通，或只做表面工作
由于沒有足夠的溝通，各部門任務、職責和權限不能作到了解，以至于影響到體系的有效運作
5．6 管理評審
沒有按照規定的時間間隔進行
沒有充分討論那些內部和外部的變化對質量管理體系的影響
連續幾次的管理評審所提出的需改進的問題都類似，說明對以往管理評審的跟蹤措施實施不力
管理評審輸出中對與顧客要求有關產品的改進沒有涉及
6．2．2 能力、培訓和意識
沒有對全部從事影響質量的人員規定任職要求
沒有按照任職要求提供全面的培訓
沒有全面評估培訓的有效性
員工對他們從事活動的相互作用和重要性認識不足，也不知道如何為實現質量目標作出貢獻
所保存的培訓記錄不能證明要求的經歷和資格
6．3 基礎設施
對為了實現產品符合性所需要的設施，沒有方法識別需要配置到何種程度是適合的
工作場所的空間和條件，不能滿足保證產品質量和使顧客滿意的最低要求
支持性服務不能滿足最低要求，如通訊、交通工具等
維護只被理解為出現故障的修理，沒有包括有計劃的預防性維護保養。
7．1 產品實現的策劃
沒有對所有的產品實現的過程進行策劃
策劃的結果千篇一律，而實際不同產品的產品實現過程是不同的
策劃的結果顯示，策劃沒有包括所要求的全部的應策劃的內容
策劃的結果與質量管理體系的其他要求有矛盾
7．3 設計和開發
沒有認真、充分的考慮在設計活動中所需要的組織和技術接口
設計計劃沒有及時的更新，以至于計劃失去意義
設計輸入沒有考慮有關的法律、法規的要求
設計輸出沒有包含產品驗收準則或與安全和正常使用有重大關系的產品特性
設計評審的參與者沒有包含所有的有關人員
設計確認只交給顧客去做，如由顧客進行工程驗收
7．4．2 采購信息
對不同類型的采購過程的控制方法和程度沒有區別
什么是合格的供方，沒有明確的、可操作的標準，選擇和評估供方具有較多的主觀性
對供方評價后的跟進措施沒有
采購信息不齊全，尤其缺少與質量有關的要求
對要求到供方處實施驗證的活動，在采購信息中沒有提及
7．5．1 生產和服務提供的控制
作業指導書不充分，操作者隨意性較強
作業指導書的規定與其他標準（如檢驗標準）的要求不符，與實際操作不一致
缺乏足夠的測量與監控設備
7．5．3 標識和可追溯性
缺少足夠的、必要的標識，產品或服務不能被有效的區分
標識在實施中，種類或批號被混淆
產品標識與產品測量和監控狀態發生混淆
產品標識與產品監控狀態的標識以擺放的形式加以區分，以至于在內部溝通不足的情況下造成混亂
從規定上看是可以追溯到所需要的信息的，但實際操作一遍追溯的過程，中間常有斷環
7．5．4
沒有對顧客的財產進行必要的查驗、標識、防護和控制
丟失或損壞未及時或不愿意通知顧客
錯誤的理解顧客提供產品的含義
忘記了顧客財產可以包括知識產權和個人信息
7．5．5
對產品提供的防護，沒有包括產品的各個組成部分
對產品提供的防護與顧客的要求不一致
只提供了適宜的搬運工具但沒有規定適宜的搬運方法
產品的包裝不能有效的保護產品
倉庫規定的儲存要求與產品說明書或包裝上的要求不一致
7．5．5
使用的測量和監控設備與被測量參數特性不匹配
操作工不清楚測量儀器的讀數含義及使用的有效期
校驗證書沒注明校驗采用的可追溯的國家標準
當發現儀器失準時，無法追溯和識別已被失準儀器檢驗過的產品
企業自校的儀器沒有制定校準規程
8．2．1顧客滿意
測量和監控活動沒有包括所需要的全部范圍，如涉及持續改進方面
在應使用統計技術的地方，沒有采用統計技術
對顧客滿意度進行的監控方法不合理，如將無投訴視為顧客100%滿意
監控的最終結果不能展現質量管理體系的運行績效
8．3 不合格品控制
未規定如何處置各個階段測量和監控所發現的不合格品
糾正后的不合格品沒有重新檢驗
在交付或開始使用后發現的不合格品，只對不合格現象采取了措施，沒有對其造成的后果采取措施
讓步處理不符合產品時，沒有向顧客、最終用戶、法定機構或其他機構報告
8．4 數據分析
收集的數據不齊全、不科學，無法進行有效的分析，不能對質量管理體系的適宜性和有效性得出結論
不能有效的指導需要改進的地方 | 
