報銷管理制度

費(fèi) 用 報 銷 管 理 制 度

一、總則

1.     為保證公司財務(wù)支出、報銷工作的規(guī)范化、合法化和高效率，根據(jù)公司業(yè)務(wù)開展的實際情況，特制定本規(guī)定。

2.     審批是對請示發(fā)表終極意見的行為。審批簽字是通過簽字的方式同意執(zhí)行。審批人有批準(zhǔn)和拒絕的權(quán)利，同時承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。費(fèi)用審批簽字是對各種費(fèi)用的合理性進(jìn)行逐級審核確認(rèn)，以明確責(zé)任。

3．費(fèi)用簽字審批權(quán)限的總體原則是：公司發(fā)生的所有費(fèi)用由部門主管、財務(wù)主管、總經(jīng)理審批后方可報銷。嚴(yán)禁下屬代辦，本人審批現(xiàn)象。 （如各級簽批人因公出差不方便簽批，可指定代簽人在其出差期間執(zhí)行相關(guān)權(quán)限）

二、借款和報銷實施管理細(xì)則

（一）借款管理制度

1、借款的程序 

借款人填寫借款單      部門主管簽字       財務(wù)主管審核        總經(jīng)理審批       出納結(jié)算

（注：一般情況下，個人借款不得超過本人月工資額,個人原因借款另行規(guī)定）

2、借款的要求

1） 借款人必須用簽字筆認(rèn)真填寫“借款單”諸項內(nèi)容，借款用途清楚明了，購買物品借款注明單價、數(shù)量、金額，差旅費(fèi)注明前往地區(qū)、期限，并須提前兩個工作日交至財務(wù)部以準(zhǔn)備資金，如有附件必須連同借款單粘貼在一起交給財務(wù)部。

2） 除周轉(zhuǎn)金外，各項借款應(yīng)在7天之內(nèi)報銷清賬（差旅費(fèi)以返回日期計算），前賬不清，后賬不借；如1個月內(nèi)尚未清賬，則會在受款人當(dāng)月工資中將借支款直接予以扣除。

（二）費(fèi)用報銷流程及管理制度

1、費(fèi)用報銷審批流程及相關(guān)時間規(guī)定

1）公司非固定費(fèi)用需事先申請，具體流程如下：

申請人填寫請購單 → 部門主管審批→ 總經(jīng)理審批.

2）請款流程（公司固定支出、個人費(fèi)用報銷直接請款）

請款人填寫報銷請款表 → 部門主管審批 → 財務(wù)部主管審批 → 總經(jīng)理審批

*  固定支出主要包括：1）日常公用事業(yè)費(fèi)；2）公司的維修費(fèi)用；3）已與公司簽訂了合同的供應(yīng)商/客戶的固定費(fèi)用。

3）報銷單據(jù)選擇說明：以公司銀行基本戶支付費(fèi)用的，填寫“付款申請單”，其他方式支付費(fèi)用的，填寫“費(fèi)用報銷單”或者“付款申請單”。

4）時間規(guī)定：（適用于個人費(fèi)用報銷，公司費(fèi)用單據(jù)可隨時遞交。）

4-1）收報銷單時間：個人費(fèi)用報銷單不定期收單；

4-2）支付時間：財務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納根據(jù)實際情況支付。

2、費(fèi)用報銷相關(guān)要求

1）公司不設(shè)專職貼票和填制報銷單人員，由各部門員自行負(fù)責(zé)貼票、申報。2）報銷時盡量使用稅務(wù)局統(tǒng)一印制的正式發(fā)票（有稅務(wù)局監(jiān)制章），發(fā)票類別正確。確實無法取得相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)票的，應(yīng)首先向財務(wù)部說明情況，再以其他收款收據(jù)替代。

3）發(fā)票或收款收據(jù)內(nèi)容填寫齊全。內(nèi)容包括：單位名稱、日期、項目內(nèi)容、大寫金額、小寫金額、開票人、財務(wù)專用章（或發(fā)票專用章）等。尤其收取定額發(fā)票時，一定要有開票日期。

4）發(fā)票不能提供明確內(nèi)容的需提供明細(xì)清單，如辦公用品、低值易耗品等。

5）發(fā)票不缺不破，沒有涂改痕跡，財務(wù)部拒收假發(fā)票。

6）各人報銷各自費(fèi)用，不得代申請以免重復(fù)報銷。

7）發(fā)票及報銷單據(jù)都不允許涂改，特別是金額。

8）當(dāng)月費(fèi)用應(yīng)盡量在當(dāng)月報銷，公司另有規(guī)定的除外。

3、費(fèi)用報銷細(xì)則及管理制度

1）市內(nèi)交通費(fèi)(業(yè)務(wù)員出差報銷另行規(guī)定)

1-1）因公乘坐地鐵、公交，實報實銷；

1-2）員工報銷車費(fèi)列明外出公干時間、地點、交通工具及費(fèi)用；特殊情況需要乘坐的士的需提前向總經(jīng)理申請。

2）差旅費(fèi)

2-1）  審批原則：

2-1-1）公司員工出差實行部門主管審批制度，銷售部出差由總經(jīng)理審批，不經(jīng)批準(zhǔn)不得自行出差。

   2-2）  報銷規(guī)定：

   2-2-1）差旅費(fèi)是指員工出差發(fā)生的費(fèi)用，包括交通工具、出差補(bǔ)貼、賓館住宿費(fèi)等。

   2-2-2) 公司員工出差一律乘坐火車或大巴，飛機(jī)票、高鐵票原則上不予報銷或按相同規(guī)定同程火車票金額報銷，400公里或者3小時車程內(nèi)的火車執(zhí)行硬座標(biāo)準(zhǔn)，超出400公里或者3小時車程的執(zhí)行硬臥標(biāo)準(zhǔn)，有動車到達(dá)的可選擇動車二等座標(biāo)準(zhǔn)。

   2-2-3) 對于出差期間的市內(nèi)交通費(fèi)、餐費(fèi)及住宿費(fèi),公司實行出差補(bǔ)貼費(fèi)用包干制度,交通補(bǔ)貼30元/天；餐費(fèi)補(bǔ)助30元/天。住宿補(bǔ)貼最高100元/晚。特殊情況需要乘坐的士的需提前向總經(jīng)理申請。

2-2-4）此補(bǔ)助從到達(dá)目的地的當(dāng)天起算，在火車途中非當(dāng)日到達(dá)的按30元/日的就餐補(bǔ)助；同理，出差補(bǔ)助從返程當(dāng)日起截止，返程當(dāng)日時間在上午12點之前的無補(bǔ)貼，12點之后（按車票時間為準(zhǔn)）返程且當(dāng)日到達(dá)目的地補(bǔ)貼30元，12點之后（按車票時間為準(zhǔn)）返程且非當(dāng)日到達(dá)目的地補(bǔ)貼30元，火車途中按30元/天補(bǔ)助。

   2-2-5）員工出差期間發(fā)生招待費(fèi)、禮品費(fèi)等，須另行向總經(jīng)理申請執(zhí)行，不得隨差旅費(fèi)報銷。

   2-2-6）出差持出差當(dāng)?shù)貐^(qū)的車票、住宿費(fèi)等報銷。

   2-2-7)其他辦事人員外出辦事餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：25元/餐。

   3）電話費(fèi)

   3-1）銷售部業(yè)務(wù)人員可申請每月電話費(fèi)津貼，須經(jīng)總經(jīng)辦簽批。

   3-2）若因工作調(diào)整，批準(zhǔn)報銷話費(fèi)的員工不再需要經(jīng)常因公聯(lián)絡(luò)，則停止享受話費(fèi)津貼。

   4）運(yùn)輸費(fèi)

   4-1）對于日常零散送貨運(yùn)費(fèi)，由經(jīng)手人填寫《運(yùn)輸費(fèi)用明細(xì)表》列明表內(nèi)相關(guān)內(nèi)容。經(jīng)部門主管批簽后填寫《費(fèi)用報銷單》交財務(wù)部報銷。對于月結(jié)方式運(yùn)費(fèi)，由經(jīng)手人復(fù)核確認(rèn)，經(jīng)部門主管批簽后填寫《付款申請單》交財務(wù)部報銷。

   4-2）簽訂的運(yùn)輸協(xié)議要報備財務(wù)部批核并要求運(yùn)輸單位（或個人）提供結(jié)算賬號（或個人儲蓄賬號），財務(wù)部將運(yùn)費(fèi)直接匯至該單位或個人。

   5）快遞費(fèi)

      我司與快遞公司實行月結(jié)制，員工須經(jīng)部門指定人員批核后方可將快遞件交銷售部。銷售部每月把快遞單與寄件登記表核對無誤后申請費(fèi)用。我司收到的到付郵件由收件人填寫《費(fèi)用報銷單》申請付款，填明付款理由。

   6）交際應(yīng)酬費(fèi)

      原則上除了得到總經(jīng)理同意，否則一律不能報銷該費(fèi)用。事前應(yīng)先向部門主管或總經(jīng)理申請批準(zhǔn)。總經(jīng)理批準(zhǔn)報銷該費(fèi)用時，須填寫《費(fèi)用報銷單》列明時間、地點、人物、事由等內(nèi)容，否則不予報銷。

   9）廣告費(fèi)

      有關(guān)部門事前做好書面計劃，交予財務(wù)部審核，報總經(jīng)理審批。

   10）五金/文具/電腦耗材等物料申請報銷流程

具體包括：五金維修配件/文具/辦公用品等耗材費(fèi)(預(yù)算范圍內(nèi))均可采取以下之報銷流程

10-1）行政部設(shè)置辦公用品領(lǐng)用明細(xì)臺帳；

10-2）行政部請款時需提供的資料包括：

A、物料/費(fèi)用的申購批件；

B、正規(guī)的稅務(wù)發(fā)票；

C、購買物料的具體清單及簽收原件；

如果購買的數(shù)量或單價與申購數(shù)存在差異，相關(guān)部門需對此作出解釋，購買價格明顯不合理的，財務(wù)部將根據(jù)市場價格予以報銷，超出部分由經(jīng)手人承擔(dān)。

（三）、固定資產(chǎn)的管理和報銷

A.       固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)

      固定資產(chǎn)是指適用年限在一年以上的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具、辦公、經(jīng)營用設(shè)備、家具、工具等，且單位價值在2000元（含2000元）以上的應(yīng)作為固定資產(chǎn)。

B． 固定資產(chǎn)的購入、領(lǐng)用和管理。

   1、固定資產(chǎn)的申購流程同物料申購流程；

   2、采購非常規(guī)固定資產(chǎn)須寫出書面說明，報有關(guān)部門審批。購入時要有行政部驗收資產(chǎn)的清單、使用部門、使用人及資產(chǎn)管理編號。

   3、固定資產(chǎn)報廢時行政部必須寫出報廢報告，需拍攝報廢物品照片，并由總經(jīng)理審批。

   4、財務(wù)部對固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)核算，每半年或一年會同各部門進(jìn)行固定資產(chǎn)/行政用品盤點工作；

   5、行政部要建立固定資產(chǎn)卡片/行政用品臺賬管理制度，對固定資產(chǎn)/行政用品進(jìn)行經(jīng)常性的保養(yǎng)并維護(hù)其安全與完整；

   6、固定資產(chǎn)如有損壞或丟失現(xiàn)象，由責(zé)任人負(fù)責(zé)，公司將酌情追究其責(zé)任。

三、此規(guī)定與前期公司費(fèi)用報銷規(guī)定有沖突之處，以此規(guī)定為準(zhǔn)；此規(guī)定未涉及事項，以公司前報銷規(guī)定為準(zhǔn)。

四、此規(guī)定從公布之日起執(zhí)行

                                                        2013.5.1