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企業要想把合同管好，只從法律口徑上進行合同的合法合規性管理是遠遠不夠的，在法律審查和整體管控的基礎上，還需要借助財務的力量和手段，實現合同風險的防控 文 《法人》特約撰稿 周蕾 合同承載著企業近乎所有的對外交易，其管理的好壞，將直接影響企業的經營指標和利潤，企業的總合同額也近乎反映企業的對外交易額，企業合同款項的收付情況同時也可以反映企業的現金流情況。所以，對于合同的管理不應局限于合同的合法合規性管理，同時也需要實現合同的財務管控，通過有效的管理手段和方法，達成企業降本增效的目的。 企業法律和財務部門作為合同管理的兩個最核心、最重要的管理部門，應聯合起來進行合同風險的聯防聯控，降低企業合同管理的法律和財務風險，提升企業管理的規范性和效率，使企業在激烈的市場競爭中取得優勢。本文重點從合同的法律和財務管控的視角分析企業的合同管理，并提出如何借助信息化的手段實現合同風險的法律和財務的聯防聯控。 從財務的視角下看合同會比較簡單，大致可以分為三類，收款合同、付款合同、無收付合同。其中收款合同和付款合同占全部合同數量的90%以上，重點反映企業的盈利和現金流情況，是合同管理的重點，更是合同風險防控的關鍵。 從企業的應收賬款看收款合同 應收賬款作為企業的一項債權，其確認通常是企業收入確認的條件。對于應收賬款，需要進行實時的跟蹤與監控，被拖欠的應收賬款應及時采取措施，組織催收。應收賬款不能及時收回，是企業的一項很重要的風險，影響企業的整體資金流轉。應收賬款主要通過合同來產生，所以企業為規避應收未收或者延收等風險，需要從合同的源頭上進行防控。 首先，在訂立合同之前，企業的法律和財務部門應首先評估客戶的資信情況和信用額度，企業可以基于內部交易歷史，定期評估客戶的資信情況和信用額度，實現客戶資信的動態管理，使企業在訂立合同時，既有歷史經驗的參考，防范風險，又能根據階段業務量來調整信用額度，提升客戶滿意度。 其次，針對合同條款也需要法律和財務部門的聯合審查，一方面滿足合法合規性的要求，另一方面也要對付款條款、付款方式、違約金、延遲履行的懲罰方式等進行約定，從合同條款上保障應收賬款到期不能收回的風險，實現應收賬款的事前防范。 再次，在合同實際履約的過程中，法律部門和財務部門也應實時監控合同的履行進度和款項收回情況，對于即將到期和超期的款項，需要提醒銷售人員，及時收回款項，實現應收賬款的事中控制。 最后，對于長時間超期仍未收回的賬款，需要法律部門、財務部門、銷售部門協同，準備糾紛的應對，收集相關的證據和材料，用法律的方式來解決問題，實現應收賬款的事后應對。 從企業的應付賬款看付款合同 應付賬款作為企業的一項債務，是企業采購商品或服務在質量、數量等方面檢測合格，且有發票憑證下企業應該支付的一筆款項。應付賬款應該被列入企業的資金支付計劃，進行資金支付的安排。如果企業超期未進行支付，同樣也面臨著被訴的風險。企業的應付賬款也多為合同而產生，所以應付未付或延期支付的風險也需要從付款合同的源頭來防控。 首先，企業在決定采購之前，應該預先準備采購預算，保障年度內有這筆費用支出的計劃。另外，企業在與供應商簽訂合同時，需要審核供應商的資質、營業范圍和經營能力，確保供應商有能力提供所需的商品或服務。企業在簽約之前，通過對供應商的資質審查、經營情況的好壞，識別資信較好的供應商，實現供應商的準入。最終通過招投標、詢比價等方式選擇適合的供應商，完成供應商的遴選過程，防控供應商不能完全履約的風險。 其次，在合同訂立的過程中，一方面需要保證所簽約合同符合當年的預算計劃，另一方面法律部門和財務部門需要聯合審查合同的條款，在滿足合法合規的前提下，合同的付款條款需要盡量符合企業內部的付款習慣和周期，以保證企業能按照條款約定進行支付，避免出現應付未付或者延期支付的風險，實現應付賬款風險的事前防范。 再次，在合同履約過程中，法律和財務部門也要實時監控合同的履約進度和付款情況，對于按要求完成商品或服務交付的供應商，企業要及時登記應付賬款，并及時安排資金支付計劃，防范延期支付所帶來的風險，實現應付賬款風險的事中控制。 最后，如果企業內部在資金支付上存在問題，法律、財務和采購部門應及時協同，與供應商進行協商和溝通。通過申請延期、合同變更等相關方式來保證合同和交易的順利進行，應對被訴的風險，實現應付賬款風險的事后應對。 以上是從財務應收和應付的視角來管理收款和付款合同全過程的法律和財務風險。通過對這兩類合同的法律和財務風險的防控，基本可以實現企業80%以上的合同風險防控，并將合同管理過程中的關鍵風險進行了事前防范、事中控制和事后應對，實現合同管理風險防控的目標。 信息化助力合同風險防控 正是由于合同管理是多部門協同完成的事項，所以更需要借助信息化的手段，實現多部門的協同辦公，實現合同管理過程的數據共享，從法律和財務口徑上加強合同全過程的監控。 一般而言，企業的應收應付賬款、供應商、客戶數據、預算數據等都在企業的財務類系統中管理，當然可能是多個系統。而企業的合同管理系統又會是一個獨立于財務系統的專業的全過程風險防控的系統。因此企業在建立合同系統時，也不能僅限于實現合同的聯合審查和合同管理本身，需要進一步集成相關的財務系統，來實現合同管理全過程的法律與財務的聯防聯控，使法律和財務部門的管理人員明晰的知曉合同的簽約情況、供應商、客戶的資信情況、了解合同執行的狀態。 合同管理全過程的法律與財務的聯防聯控，在一些管理精細化程度較高的企業信息化實踐中得到了應用，筆者結合自己實施的一些企業法律與財務聯防聯控成功的案例經驗，進一步闡述企業構建合同管理信息系統的原則。 原則之一：業務融合——建立集成化的合同管理系統，通過系統的打通，實現合同風險的聯防聯控。 如上圖所示，收款合同通過集成客戶主數據系統，實現客戶信息的共享，了解客戶的資信和信用額度，同時還可以實時掌握客戶的欠款余額，防范合同訂立的風險。通過合同與ERP訂單、發票、應收系統的集成，了解合同的應收賬款情況，防范應收賬款的風險。通過與資金系統的間接集成，跟蹤合同的實際收款情況，防范應收風險。 如上圖所示，付款合同通過集成預算系統，實現合同訂立和支付的預算控制；通過集成在線報賬系統，實現合同的付款控制；通過間接與財務結算系統及資金系統集成，實現合同應付賬款和實際支付的跟蹤與監控，防范應付賬款風險。 原則之二：數據融合——建立合同全口徑數據的共享，實現數據的透明化，使管理者在自己的權限范圍內均可查看真實準確的合同數據。 合同簽訂前的供應商、客戶、預算數據，簽訂中的合同基本信息、審批數據，簽訂后的合同應收、應付、發票和實際收付數據分散在多個不同的系統中，這些零散數據如果不整合，則數據很難發揮其價值。只有將全過程數據整合在一起，保證無論法律還是財務部門管理人員都能實時查看最新的準確數據，才能輔助其有效控制風險，掌握公司合同的整體情況，方便科學的決策，這同時也是合同大數據挖掘的核心價值和目標。 |
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