非常有效的時(shí)間管理實(shí)操系統(tǒng)

非常具有實(shí)操性的時(shí)間管理方法：Get Things Done（簡(jiǎn)稱GTD）

這套方法的發(fā)明者叫戴維·艾倫（David Allen），是個(gè)作家、講師、顧問(wèn)，根據(jù)30多年的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出這套時(shí)間管理方法，并著作《搞定——無(wú)壓力工作的藝術(shù)》（Getting Things Done）。自2001年出版以來(lái)，已經(jīng)售出了150萬(wàn)冊(cè)，受到全球粉絲的熱烈追捧。

GTD適用范圍：

無(wú)論是手帳愛(ài)好人士，還是電子設(shè)備愛(ài)好者，都適用。

GTD實(shí)操精華：

關(guān)鍵要結(jié)合自己原來(lái)的文檔系統(tǒng)做調(diào)整，根據(jù)GTD原則去梳理原來(lái)多文件系統(tǒng)。

然后堅(jiān)持執(zhí)行至少三階段，一個(gè)階段為期21天。

GTD的一個(gè)階段包括五步驟：

步驟一：收集

Collection  |  Controlling Your Staff

建立你的“收集藍(lán)”，把所有懸而未決的信息或問(wèn)題全部放入籃子，而不是你的大腦。這樣你將擺脫信息糾纏，感覺(jué)輕松很多。

回想一下，你已經(jīng)有哪些收集籃呢？可能包括以下這些（或更多）：

• 專門管理時(shí)間的手帳

• 電腦文件系統(tǒng)

• 手機(jī)截圖｜微信收藏

• 隨手記｜散落的A4紙

• 打印紙文檔夾

• 郵箱

• 發(fā)票｜隨意貼

• 其他任何幫助記錄信息的工具
  

收集的關(guān)鍵原則：

1. 每一個(gè)懸而未決的事都必須存儲(chǔ)于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦 里。 

2. 你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可。 

3. 你必須定期地清空這些設(shè)備。

步驟二：處理

Processing  |  Getting 'IN' to Empty

等你有時(shí)間的時(shí)候來(lái)看一下收集籃里裝了什么樣的任務(wù)，然后，必須處理他們，并且定期清空，確保這個(gè)工具隨時(shí)可用。

處理的步驟包括：

1、區(qū)分是否可付諸行動(dòng)

2、按2分鐘原則行動(dòng)

1）2分鐘內(nèi)可搞定——立即去處理！

2）無(wú)法2分鐘搞定——列入下一步行動(dòng)計(jì)劃

3、繼續(xù)區(qū)分不可行動(dòng)的信息

請(qǐng)仔細(xì)看下面這張?zhí)幚聿襟E圖：

步驟三：組織管理

Organizing  |  Setting Up the Rignt Buckets

你可以在上圖外圍發(fā)現(xiàn)了八個(gè)文件系統(tǒng)，這是組織管理部分的重點(diǎn)。

八大文件系統(tǒng)：

1）日任務(wù)清單：把所有任務(wù)記錄下來(lái)，無(wú)需排序，不要遺漏即可。

2）臨時(shí)文件系統(tǒng)：完成任務(wù)清單所需要的輔助資料放入其中。

3）等待：把那些可以讓別人處理的事情列在”期待回復(fù)清單“，教給別人去做。

4）日程表：利用日歷系統(tǒng)，記錄特定時(shí)間發(fā)生的事情。

5）下一步行動(dòng)清單：無(wú)法兩分鐘搞定，但需要繼續(xù)完成的行動(dòng)任務(wù)。

6）專案項(xiàng)目：某些連續(xù)性的項(xiàng)目。

7）將來(lái)某時(shí)：一些不是任務(wù)，但有關(guān)于夢(mèng)想或遠(yuǎn)期計(jì)劃，單獨(dú)列個(gè)孵化清單。

8）參考資料：清理臨時(shí)文件系統(tǒng)后，一些重要的資料按主題歸類。

＊）垃圾：刪除就好

關(guān)于以上八個(gè)文件系統(tǒng)，你可以在接下來(lái)的階段中找到模版。

步驟四：行動(dòng)

Doing  |  Making the Best Action Choices

從八大文檔系統(tǒng)中把可以行動(dòng)的系統(tǒng)篩選出來(lái)，放在視線范圍內(nèi)，有助于提高效率。

行動(dòng)系統(tǒng)包括：

• 日任務(wù)清單

• 專案項(xiàng)目

• 下一步行動(dòng)清單

• 日程表

• 期待回復(fù)清單

• 將來(lái)某時(shí)孵化器
  

如何使用這些行動(dòng)系統(tǒng)呢，可以參考以下步驟：

1、列出長(zhǎng)期、中期和短期目標(biāo)

目標(biāo)必需是可行動(dòng)可量化的，遵循SMART原則（在《華為時(shí)間管理培訓(xùn)》里有講到這個(gè)）。

錯(cuò)誤目標(biāo)：我想提升英語(yǔ)，這是想法不是目標(biāo)。

正確目標(biāo)：我將在三周內(nèi)完成100小時(shí)的英語(yǔ)聽(tīng)力訓(xùn)練（你就可以繼續(xù)決定哪些聽(tīng)力資料并提前準(zhǔn)備）。

2、列出年度心愿清單

參考以下六個(gè)部分：

健康目標(biāo)：每周運(yùn)動(dòng)3次，每次40分鐘，每月運(yùn)動(dòng)12次，一年跑步100次。

財(cái)務(wù)目標(biāo)：每月存款收入的30%，即XXX，一年存款XXX。

學(xué)習(xí)目標(biāo)：每月讀完2本書，一年讀完24本書。

家庭目標(biāo)：每周一次家庭會(huì)議，每月兩次家庭活動(dòng)，一年20次家庭活動(dòng)。

職業(yè)目標(biāo)：...

社交目標(biāo)：... 

3、將年度目標(biāo)分解到每月

準(zhǔn)備一張年度夢(mèng)想清單，分配全年目標(biāo)。每月考慮按21天為一個(gè)階段執(zhí)行，這樣可以給自己留出調(diào)整和矯正的時(shí)間。

記得，安排不要過(guò)滿，控制底線即可，否則可能打擊自己的積極性。

4、繼續(xù)將月目標(biāo)分解到周和日。

周目標(biāo)必需非常清晰和明確，包括做什么，怎么做，每天完成數(shù)量。

為你的目標(biāo)規(guī)劃一個(gè)固定時(shí)間，顯示在你的日程表上。（當(dāng)然，你可能會(huì)改變下周想要讀的書，所以記得留出目標(biāo)修正空間。

5、列出每日任務(wù)清單。

當(dāng)你完成任何一件任務(wù)時(shí)，要記得從清單上劃除。

如果你在開(kāi)始新的一頁(yè)任務(wù)清單時(shí)，舊的任務(wù)清單上還有未完成的任務(wù)，你就要把它記錄到新的任務(wù)清單上，并且在拖延次數(shù)上加一。

如果某一件任務(wù)拖延次數(shù)達(dá)到三或者更多時(shí)，你就該趕快完成或者考慮是否還需要去完成了。

vv需要了解的處理原則：

1. 處理預(yù)先明確的工作 

2、從最上面的一項(xiàng)開(kāi)始處理。

3、一次只處理一件事情。

4、安排下一步的工作。

5、留出一定時(shí)間處理隨時(shí)出現(xiàn)的新工作。 

6、永遠(yuǎn)不要把任何事情再次放回收集籃。

步驟五：回顧

Reviewing  |  Keeping Your System Functional

回顧是推動(dòng)整個(gè)計(jì)劃前進(jìn)的關(guān)鍵，如果不回顧，計(jì)劃可能失敗一半。

回顧系統(tǒng)可能且不止包括：

• 日程表

• 專案項(xiàng)目進(jìn)度表

• 下一步行動(dòng)清單

• 期待回復(fù)清單

• 將來(lái)某時(shí)孵化器

• 臨時(shí)文件系統(tǒng)

  
  

  如果你沒(méi)有控制收集藍(lán)數(shù)量，碎片信息可能散落得到處都是，你的手機(jī)上、電腦上、散裝紙上、微信收藏夾...記得回顧時(shí)把它們都清空。
  

回顧的內(nèi)容包括：

• 你的長(zhǎng)期中期短期目標(biāo)
  

• 已完成

• 重要成效

• 下一步行動(dòng)

End