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有學員問我們：請各位老師指導文件處理單怎么填，哪種是分管領導閱示，哪種是主要領導閱示，哪種是各領導傳閱？ 霖昕老師說：辦文，即收文處理，是單位辦公室的一項主要職能。一般先由辦公室的機要秘書填寫好收文單中文件的相關內容，再交由辦公室主任提出對文件送閱和處理的初步意見，至于送哪些領導閱示要根據來文的具體內容和重要性來寫。 一般來說，一些臨時性、非重要的，只渉及某一位分管領導的事情，可以直接寫“呈某某領導閱示';比較重要的事情，就要送主要領導閱示，牽涉到其他分管領導就還要再送其他分管領導閱示。一些上級方針政策、法律法規、工作制度、總體工作部署和安排，需要領導層周知的文件，如黨風黨紀廉潔要求等，就應該送各位領導傳閱。 隨風老師說：個人認為：一、各單位辦文時都會用到，盡管表單的樣式不同，基本項目差不多，以來文閱辦單為例，主要包括來文時間、來文單位、密級、份數、文件名稱、擬辦意見、批辦意見（有時多領導批辦）、需要說明問題、辦理情況等內容。 二、你所講的公文處理單,也稱文電閱辦單,是公文處理流程中用于擬辦、批辦和標注文件辦理流程事項填寫的表單。至于哪種是分管領導閱示、哪種是主要領導閱示、哪種是各領導傳閱的問題，一般由公文辦理的擬辦人決定，即負責公文處理單位辦公室（秘書室）主任決定。一般情況下，對于上級來文涉及綜合性或重要事項，需要本單位主要領導作出安排或需要主要領導知曉的，由主要領導閱批；僅涉及單位專項工作、專項業務方面安排或通知，由負責該項業務的科室落實的工作，則由分管該業務或該業務科室的領導閱批即可；對于各領導傳閱文件，一般是指不需要領導作出具體安排，而是需要領導了解文件內容的公文，多指上級會議精神、領導講話和有關規章制度等需要學習領會遵照執行的文件。 三、文件處理單主要是為文件辦理服務的，沒有統一固定的格式，對于哪些公文需要哪級領導批辦，也要看單位領導分工和日常處理習慣，總的一條就是有利于保障文件辦理質效和工作及時落實。 禾必老師說：你的意思是如何擬定擬辦意見吧？這個要根據本單位的管控體系和權責來定。一般而言，涉及全局性工作，需要黨政一把手來審批決定的，根據文件所涉具體事宜不同，分別呈請黨委書記或行政首長閱批；根據單位領導分工和審批決策權限，文件所渉具體事宜可由分管領導審批的，可呈請副職領導閱批即可；若文件所涉事項不需領導作出決策或批示意見，只需領導周知的（如下級單位上報的報告，某次會議紀要等），呈請領導班子成員傳閱即可。 弘文老師說：您說的就是具體由文秘人員承辦的“公文擬辦意見撰寫”這項工作，在來文處理過程中所撰寫的應由哪位領導審批、哪一部門承辦以及承辦過程中可能涉及到的事項提出的初步處理意見。不能統一寫“請XX領導閱示，XX領導傳閱”即可，而是要視不同問題、不同要求、不同情況撰寫，不同的“擬辦意見”。 實際上，做好這項工作，也并不簡單，并非易事，必須認真閱讀來文，吃透來文內容，全面了解來文所提出的問題和要求，才能準確地提出擬辦意見。 針對您提出的問題，一般來說，需要本單位具體辦事的文件，都為“閱示”件；不需要本單位具體辦理的文件，即為“傳閱”件。 而具體到“閱示”件中，哪種是分管領導閱示，哪種是主要領導閱示。為避免工作疏漏，又避免推卸責任，又便于辦公室人員呈送文件，個人經驗，一般要形成辦文制度，按辦文規則來辦理：一般辦公室文秘人員只“擬辦”呈送到上一級的領導閱示，而不越級呈送。而要呈送到主要領導，一般就由分管領導提出“擬辦”，再由辦公室呈送。 簡明老師說：文件處理是辦公室工作人員的基本功，這個對應怎么填應該是問問你的同事或平時留心就能夠了解的吧？個人不太清楚你問問題的這個點在哪，姑且猜測可能是不是因為你們在文件傳輸和閱批中出現過一些領導之間的管理權限的問題？或者因為你們單位有些領導批文件批的藝術性不夠（尤其是主要領導）會導致其他領導或者你們辦公室辦理文件比較別扭？反正不管怎樣，提出這個問題就要深究問題產生的背景，并且要想辦法在文件的處理和后續的人為落實上動腦筋下功夫，不然以后還會出問題。具體在業務層面的建議方面; 1、主要領導（黨、政一把）：理論上來說①涉及全局的和在其具體分工工作范圍內的文件交由主要領導閱示②文件中涉及到兩個或以上副職領導分管業務或范圍的文件，因為副職一般沒法批同級，所以要主要領導閱示③雖然比較具體或者不歸主要領導分管，但是預判以后往往會產生較嚴重影響的文件。除此以外，可以不遞交主要領導閱示前面①、②兩種比較容易理解，重點說說第③類，此類往往是業務領域比較具體的，比如兩會期間維穩、下達的本單位投資計劃批復、近期領導多次強調的工作、近期你們上級單位高度關注的具體某個項目情況等，這個要結合你們主要領導關注的重點以及你們單位近期的工作來看，凡是領導關注的，就一定要給領導指知道。 2、分管領導：理論上來說，只要是文件涉及內容工作在其分管范圍內的，且屬于具體業務和事務性工作的，都是直接給分管領導批示。但是如果屬于上段③的情況的，建議還是給主要領導先批。 3、領導傳閱：我不知道你們單位的情況，我所了解到的領導傳閱件，都是批過件。具體來說都是由主要領導、分管領導批的“請班子閱”之類的，辦公室才進行傳閱。一般辦公室主任不批各領導傳閱。 當然以上都是理論的，我建議你們辦公室要想今后輕松一定要從根上改善這個問題，具體說來，就是由你們辦公室完善或升版一次公文管理辦法，將以上的思維直接寫入辦法中，形成一種既定的事實，這樣領導能夠理解、你們也能操作，是最好的。 以上問答來自“秘書部落” |
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