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大家好，我是華泰集團信息化管理公司的黃鵬，也是《CIO修煉之道》的參與作者，非常關注78CIO主辦的CIO修煉之道開講節目，也非常有幸參與其中。我今天分享的主題是《信息化系統上線之后，“刀槍入庫、馬放南山”是大忌》。 華泰集團信息部黃鵬 在我看來，信息化系統的上線，并不一定就意味著減少多少工作量，有時，有些部門的工作量可能會有所增加。這是因為在實施信息化項目時，要通過流程重組的手段，對原來的業務流程進行梳理和管理，原來手工管理的，現在納入系統管理；原來可管可不管的，現在要全部納入系統管理；原來粗放型管理的，現在要做到精細化管理。但是，我們應該很清楚，要想改變一個人的工作習慣，特別是有些已經傳承了幾代人，大家都習以為常、見怪不怪的問題時，更是談何容易，僅靠短短幾個月項目的實施和幾天的培訓是完全不可能的。細細說來，系統上線后有6條禁忌： 1、私自變變更業務流程運作模式。信息化項目剛上線時，最終用戶還沒有摸清系統的脾氣，對系統應用的還不是很熟練，公司以及信息化項目組也對流程的管理和監督檢查的力度比較大，最終用戶一般都能按項目組規定的流程去操作。但是上線應用一段時間之后，可能就會有人耍些小聰明，利用對系統應用水平的提升以及公司放松對流程的監督與管理的機會，私自變更業務流程的運作模式，使得原本從粗放型管理規范到了精細化管理的業務，又開始向粗放型管理發展，有些本來已納入系統管理的業務，又要向手工操作方面發展。 2、缺少應有的監督檢查。要想使信息化系統能長期正常穩定運行下去，需要有專門的部門和專門的人不斷對系統的應用情況進行監督檢查，發現不正之風，以及程序和管理的漏洞時及時的消滅和處理。只有這樣，信息化項目才有可能取得真正意義上的成功，而不僅僅局限在系統成功上線應用的層次上。 3、不注重后續的投資和維護。信息化系統上線之后，相信公司的不少高層領導會片面的認為，項目上線了，該投的錢也投了，該花的錢也花了，以后只管用，不會再發生什么費用了。其實不然，信息化的后續維護成本絕對不是可以忽略不計的。人員的培訓，系統的維護與優化，硬件的維護升級，License(軟件授權)的增加，備份介質的購置等等，這些加起來將是一筆不小的費用。 說到這里，有人肯定會說了，這些為什么不在一開始就都規劃好呢？一次性完成投資呢？首先一次性投資，投資超預算是一個方面，另一方面，一次性投資，一開始就把能用到的全買上，顯然也沒有必要，例如存儲備份介質的購置，在系統上線初期，數據庫的大小可能只有幾百兆，做數據備份時，隨便找臺電腦，甚至用個U盤都能裝得下，但二三年過后，會是一個什么情況呢？數據庫的大小可能已經增長到幾十、幾百個G，從幾百兆到幾百G，是一個驚人的量變，到了三年五年，甚至十年之后呢？數據庫會增長到什么數量級呢？隨著數據量的增多，對備份存儲介質的購置是非常有必要的，現在弄個2T的磁盤陣列，能存好幾個月的備份，幾年后，可能備份一次數據庫也存不下了。 4、未能及時說服領導加大投入。隨著信息化應用的深入，一些保障信息化服務器正常運轉的必要設備或軟件，如集團版的殺毒軟件、中心機房的自動消防系統，溫度、濕度自動預警設備等，也是非常有必要購買和更新的。這些費用的支出，如何說服公司高層領導，可能也將是一個難題。 5、缺乏必要的人才培養。新的業務流程大家剛剛適應，但公司高層領導又從集團統一管理的角度對部分部門的崗位職責和分工進行了重新劃分，信息化系統如何應對？現有流程如何及時做出相應的調整？實施階段可以依靠實施顧問來搞定，他們撤了之后呢？只能靠我們自己。這就要求我們一定要培養出既懂信息化產品，又懂業務的人來做這些事，絕不是僅僅信息中心一個部門就能搞定的事。 6、上線之后對系統大改。信息中心充其量只能算是一個溝通協調的部門。在信息化系統實施階段，整個業務流程都需要重新梳理，重新規化，就如一張空白的畫布，你可以按自己的思路去做規化，但是信息化系統上線之后呢，就只能在規定的范圍內，在不影響原有整體思路的基礎上進行補充、完善。 總之，信息化系統上線之后，絕對不是那種“刀槍入庫、馬放南山”的勝利場景，后面的路可能會隨著實施顧問的撤出、關鍵用戶的流失、精神的松懈變得更加兇險。新公司、新業務上線的問題，業務流程調整的問題，各業務部門根據實際業務需求，提出的更高的業務管理需求如何通過信息化手段來實現的問題，如何建立有效的、定期的系統評估制度的問題，如何建立有效的系統運行與考核制度體系的問題等等，這些貌似簡單的事，做起來仍然充滿挑戰，還需要“一把手”尤其是各業務部門負責人“持續給力“！ 今天的話題就先講到這里，謝謝大家的聆聽，歡迎大家就本次話題和我溝通交流，分享您的個人見解。也歡迎大家持續關注《CIO修煉之道》開講節目。 |
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