搞定時間的GTD 4步法

GTD理論是戴維·艾倫《搞定》系列的精華所在，也是時間管理的重要理論。簡單歸納為“收集、加工、組織整理、回顧、執(zhí)行”五個步驟。

GTD理論在實踐中有很多延伸發(fā)展和靈活運用。易效能葉武濱老師就將其簡化為“收集、排程、執(zhí)行”三步驟。

在我對GTD理論的實踐過程中，對GTD理論總結(jié)規(guī)劃為4個步驟——“收集清空、加工整理、行動執(zhí)行、復盤反思”。

收集的目的是清空大腦。無論在工作、生活、家庭等各方面，我們?nèi)粘６加泻芏嗍虑橐幚怼?/p>

這些事有的是要事、有的是雜事，有的緊迫、有的可以拖延，有的需要當下完成、有的可以等待未來。無論事情是何種類，都會占用我們大腦的CPU，浪費我們的精力。

運用GTD，首先就是百分百捕獲一切未盡事宜、待辦事項，搜尋一切不分大小、輕重、緩急的事項。只要等待處理、需要改進、計劃實施的事項統(tǒng)統(tǒng)收集、一網(wǎng)打盡。

收集的工具既可以是實物，如工作籃、記事本，也可以是手機APP（如奇妙清單、OmniFocus等）、錄音設(shè)備、電子郵箱。收集工具要方便隨時記錄、隨時修改，越簡單、越便于攜帶，越利于平時及時整理清空，越能發(fā)揮最大效用。

收集事務(wù)的種類根據(jù)不同人也有不同分類，但總體涵蓋：辦公環(huán)境、職業(yè)發(fā)展、財務(wù)管理、計劃組織、公司管理、個人學習、溝通協(xié)調(diào)、家庭關(guān)系、娛樂休閑、衣食住行等種類。

按照這種大體分類原則，一般人起碼都能收集到50項以上的待辦事項。我們的大腦都很想偷懶，能不記憶就堅決不記憶。列出所有事項后，大腦會感到無比的輕松。

需要注意的是：

為了保持思維的連貫性，第一次收集不要進行分類處理，統(tǒng)統(tǒng)放進收集箱；

在收集過程的時間跨度上可能會達到幾小時甚至1周時間，但務(wù)求第一次將能想到的全部放進收集箱；

如果收集的東西太多，一個實物工作籃裝不下，對較大的物品可以用一個紙條代替；

如果發(fā)現(xiàn)是垃圾應(yīng)該立即倒掉，垃圾既包括實物垃圾，也包括那些“四象限”法則中“不重要也不緊急”的事項，防止它們進入下一步的打掃和整理的程序；

對以前任務(wù)清單未完成的事項或臨時想到的事項，需要一并進行歸納收集。

完成事項收集后，需要對事項進行分類和整理。分類整理的原則需要參考“四象限”法則的重要程度和緊急程度的判斷標準，進行具體區(qū)分。

我們重點對重要且緊急、重要不緊急、緊急而不重要的事項進行整理，不重要不緊急的事項可以不用考慮。明確事項分類后，需要明確下一步是否采取行動。

對需要采取行動的，要思考兩個問題：

一是完成這個任務(wù)能達到什么樣的效果，帶來什么樣的影響？這樣可以判定自己投入的時間和精力，確定項目清單、存儲系統(tǒng)、日程表、具體行動、未來也許和等待委托等具體的分類。

二是下一步需要采取的具體行動是什么？下一步行動是指那些可執(zhí)行可操作的具體行動，完成了可以推動整個事項向既定目標發(fā)展。這個行動必須是具體的步驟，實實在在、真實明確的活動。比如，“吃晚飯”就不如“晚上和女朋友到XX餐廳吃自助”更加具體明確。

——如果該事項屬于項目類別，就是包含了一系列具體行動，需要進行任務(wù)細化分解，將項目分解為具體的行動和階段性目標。比如“通過雅思考試”就是一個項目，需要分解為購買學習資料、報名、參加培訓班、自我考核、參加考試等多個行動。

——如果該事項屬于項目規(guī)劃和輔助性的資料，就需要我們對這些資料進行系統(tǒng)整理，可以按事項性質(zhì)、時間期限、項目名稱等分類建立索引目錄，逐個打上標簽，確保60秒內(nèi)高效調(diào)用資料。

——如果該事項屬于日程表事項，需要在指定時間、日期完成的行動，我們要把該事項及時整理到日程表系統(tǒng)，設(shè)立提醒時間、注意事項和完成計劃。

——如果該事項屬于下一步行動清單，首先我們需要根據(jù)辦公室、電腦、電話、外出、家里、未來也許、等待委托等情境進行分類，其次再根據(jù)行動時間和緊急程度，做出三種選擇：

1、如果2分鐘內(nèi)可以搞定的話，不要猶豫，馬上完成。2分鐘僅是一個指導原則，既可以把時間延長到5到10分鐘，當然也可以縮短至一分鐘或30秒。比如吃飯后馬上洗碗，加微信、QQ順手添加備注名，用完物品立即歸于原處。

2、指派他人。如果你不是自己完成任務(wù)的最佳人選，可以選擇委托方式。委托方式依次可選擇為：最恰當?shù)氖墙o對方發(fā)一封電子郵件，其次寫一張紙條，再次發(fā)條語音留言或短信，最后可直接與他對話或當面打電話。對委托事項，要及時跟蹤，并在每個委派他人處理的任務(wù)上，標明具體的日期。

3、推遲執(zhí)行。如果一項行動超過2分鐘，而自己又是最佳人選，那就把事務(wù)放進清單系統(tǒng)，在以后有時間的時候再完成。

——如果該事項是一個需要等候別人完成的任務(wù)，我們只需要關(guān)心事務(wù)完成的結(jié)果，不用非要關(guān)心具體的過程。

——如果該事項屬于將來也許要做的，不能確定何時進行，如想培養(yǎng)的興趣愛好、想要學習的重要技能、想去非洲大草原等，那就先記入未來也許清單，待時機成熟再去執(zhí)行。

對于不需要采取的行動有三種情況：

一是無用的垃圾，要及時丟入垃圾桶；

二是目前沒有必要行動，但日后需要處理，可以放入自己孵化系統(tǒng)，列入將來事項清單和備忘錄清單；

三是屬于參考資料的，有潛在利用價值的可以歸檔為參考資料系統(tǒng)，不需要采取行動，但要確保方便查看回顧。

行動執(zhí)行主要是針對屬于下一步行動清單的事項，不能在2分鐘內(nèi)完成，又需要安排時間執(zhí)行。

做出具體的執(zhí)行行動需要考慮4個標準：

一是明確情境。根據(jù)不同的情境分類，安排不同類型的事務(wù)。盡量在同一情境完成類似事務(wù)。比如，外出時進行車輛保養(yǎng)時可在旁邊商場購物，開會議事盡量將近期議題一同討論決定，給客戶打電話時一次性將重要客戶逐個打完，這樣根據(jù)情境合并同類事項能夠有效提高辦事效率，減少任務(wù)切換時間。

二是考慮多少時間投入。執(zhí)行一項具體行動，要充分預(yù)估完成的時間長短，盡量留出余量，避免出現(xiàn)上下銜接問題。比如安排一天事務(wù)，不能太過緊湊，連吃飯休息時間都沒有，至少應(yīng)預(yù)留50%的機動時間。因為人不是機器，既不能長時間超負荷運轉(zhuǎn)，也不能準確預(yù)測未知的突發(fā)事件。

三是估量自己有多少精力。我們倡導在高精力時吃青蛙——就是在生理黃金時間堅持要事第一，在低精力時吃蝌蚪——利用零碎時間做小事。例如，在高精力時，提高專注力，運用番茄鐘工作法，高效完成要事；當精神疲憊、體力不支時，就可以拿出小事清單來執(zhí)行，花費極少的精力和創(chuàng)造力就能完成，比如閑時瀏覽網(wǎng)頁、錄入電話號碼、地址信息文件夾整理、資料備份、手機相冊清理等。

四是評估任務(wù)重要性。執(zhí)行任務(wù)要明確事項的重要程度，是否符合自己的價值判斷標準、目標愿景，對于那些高價值的事情即使收效緩慢也要堅持做下去，對那些價值不大又浪費時間的事即使容易也不能做。

根據(jù)行動清單的標準，我們就可以對年、月、周的目標細化分解，確立日行動清單。日行動清單專注一天的行動，專注當下的事務(wù)。而在一天的行動中，我們必須堅持首先吃三個青蛙——完成三件重要的事，其他不重要的事即使沒完成也不用感到可惜。

對那些別人委托的緊急突發(fā)事件，如果可以2分鐘內(nèi)搞定，就盡快搞定，避免別人等太久；如果超過2分鐘，需要另外安排計劃執(zhí)行，這樣可以避免原計劃的中斷、一直處于忙于應(yīng)對外界的狀態(tài)。

在執(zhí)行具體行動的同時，我們還要兼顧那些重要而不緊急的項目清單事務(wù)，做好統(tǒng)籌安排。這樣可以促進你整個時間管理系統(tǒng)的平衡，實現(xiàn)長短目標的有機結(jié)合。

復盤是升級能力的重要手段，可以幫助我們避免犯同樣的錯誤，校驗行動方向，認清問題背后的本質(zhì)，并發(fā)現(xiàn)和產(chǎn)生新的想法和知識。

復盤的一般程序是回顧過程、反思原因、探究規(guī)律、提升能力。回顧、反思、探究是復盤的過程，提升是復盤的結(jié)果。

聯(lián)想公司歷來推崇復盤。沙盤推演（Preview）—執(zhí)行（Do）—復盤（Fupan），被稱為柳傳志環(huán)。執(zhí)行之前進行沙盤推演，執(zhí)行之后再進行復盤。這相當于讓人三次做同一件事情。沙盤推演讓他有預(yù)案，執(zhí)行讓他有實際經(jīng)歷，復盤讓他事后重來。

我們做好時間管理，也同樣要對事務(wù)的計劃執(zhí)行進行復盤，對照目標評價結(jié)果，進行情景再現(xiàn)，分析得失利弊，探究總結(jié)規(guī)律。

做好復盤，重點檢查的內(nèi)容為項目清單、日程表、下一步行動清單和等待委托清單。

——復盤項目清單需要關(guān)注具體行動進程，掌握項目進度，做好行動規(guī)劃；

——復盤日程表，需要將指定日期、確定的行動逐項完成，不能遺漏；

——復盤行動清單，要合理安排時間和情境，做到統(tǒng)一規(guī)劃，爭取較短時間完成更多的事務(wù)；

——復盤等待委托清單，關(guān)注他人完成事務(wù)的結(jié)果，確定自己的行動計劃。

提高復盤效率有以下基本原則：

一是堅持日、周、月、年及長期目標的一致性。復盤時間序列由短到長，日行動是對周目標的細化，周目標是對月目標的分解，月目標是年目標的具化，年目標是長期乃至人生目標的階段。復盤時認真核對這種連貫性和平衡性，根據(jù)終極目標反思執(zhí)行過程，適時調(diào)整行動。

二是保持清單的最新。回顧計劃清單和執(zhí)行結(jié)果，要及時清空大腦，捕捉一切隨時涌現(xiàn)的新項目清單、行動清單、委托等待清單、將來也許清單和輔助資料系統(tǒng)，發(fā)揮創(chuàng)造性和想象力，搜集奇思怪想，保持各個清單系統(tǒng)的最新實時調(diào)整。

三是留出專注的時間進行反思回顧。不管有多忙碌，也要堅持進行思考。可以堅持每日寫晨間日記，寫出每日三件重要的事、昨日成就回顧、多完成的事、未完成的事、明白的道理等內(nèi)容。每周、月、年也要安排專門時間做好復盤，不僅回顧總結(jié)已完成的事，還要制定下一階段的行動計劃，對照目標進行系統(tǒng)調(diào)整。

GTD不簡單，是因為它本身蘊含大智慧，屬于思想模型范疇；GTD不復雜，是因為它執(zhí)行的過程環(huán)環(huán)相扣、道法自然、清晰明了。

扎扎實實做好收集清空、加工整理、行動執(zhí)行、復盤反思，可以在我們向著人生高峰攀爬路途中，為每一步都規(guī)劃姿勢、銘刻印記、積累小勝。

GTD也是一種人生的核心算法，在我們大量重復執(zhí)行后，能讓你的軟肋變?yōu)殒z甲，能讓你的堅硬變得無堅不摧。