項目復盤的12條秘訣

學習有三種方法：從書本中學習，向身邊的人學習，向自己學習。其中向自己學習最靠譜。

如何向自己學習呢?向自己學習最有效的方法，就是復盤。

項目復盤的結構在許多地方與事后回顧是類似的。

主要是討論下面幾個問題：

· 重溫項目的目標和交付成果

· 過去哪些做得比較好

· 哪些事能做得更好些

與事后回顧相批，復盤仍有以下特點：

· 更有深度

· 前瞻而規范

· 邀請客戶參加

對于項目復盤，這12個項目操作注意事項被公認為是屢試不爽的“秘訣”。

在項目結束時，你要以最快的速度召集項目復盤會議;比較理想的情況是項目結束后兩周內。如果時間過了太久才開會，人們的記憶就會衰退，會被其他事情影響或沖淡，變得模糊不清。

可以考慮將項目復盤會變成一次慶祝活動。對于會議時間，至少要保證每個人發言時間不少于20分鐘，如果是長期的、連續的和復雜的大項目，還應適當延長時間。

如果可能的話，邀請一個“客戶”參加研討。

如果有一個類似的項目正準備開始，或已經開始了，那么邀請這個新的項目小組成員參加復盤會，將是非常有價值的事情，因為這樣可以讓剛剛總結出來的經驗與問題，一提出來就能立即傳遞給新的使用對象。

要保證項目復盤的各項工作順利推進，必須指定一名獨立的聯絡人。

這個人最好是與這個項目關系不大的第三方人員。聯絡人的核心職責是引導大家討論、開好項目復盤會，他不必熟悉要討論的內容，也不必是項目業務方面的專家。

項目復盤也要從明確最初的目標開始，詢問“我們預期的目標是什么”以及“我們真正取得的成果是什么”。

聯絡人可能要問客戶或參與者：“你們是否達到了預期目標”，并可以按照項目的“關鍵成功因素”(KSF)或“關鍵績效指標”(KPI)，逐個了解項目是否實現了預期目標，是否讓客戶滿意，包括工期、成本、質量等。

對于大型或復雜的項目，應該重新審查項目計劃，將它和實際進行的情況進行比較，找出其中的差距。如果可能的話，描繪出項目的“全貌”。這樣會很有價值。

聯絡人可以和小組成員一起，畫出一個項目實際進度的流程圖，同時確定出各個階段的核心任務、關鍵步驟和決策點。用這種方法，你可以發現項目哪些部分延遲了，哪些提前了，哪些完成得效率很高，哪些拖拖拉拉，哪些部分小組成員還不大清楚做到了哪一步。

永遠從做得好的地方開始!我們應該盡可能積累好的實踐方法，并盡量避免錯誤。聯絡人可以詢問：“在向目標邁進的過程中，我們取得成功的有哪幾步?項目中真正做得很棒的是哪些地方?”

同時，必須多問幾次“為什么”，它會使你很快找到問題的根源。

此外，保證每個人都參加討論，請那些不作聲的人發言。

找出成功的原因，總結出重要、可以重復使用的經驗和建議。總結出的經驗和建議，必須基于大家公認的事實。

在這個階段，主要采用團隊對話引導的方式，讓大家暢所欲言，以開放的心態，自由地探討，不壓制任何不同的聲音，并將沖突引導為富有建設性的、創造性的對話，逐漸達成共識。

沒有完美的項目，即使是取得了全面成功的項目也有可以改進的空間。因此，接下來，要圍繞著“哪些地方可以做得更好”“哪些過程是次優的”“還有哪些遺憾或缺陷”等問題，展開討論。同時，再次運用“多問幾個為什么”的技巧，探詢一下影響項目組未能做到最好的原因。

項目復盤應放眼未來，不要糾纏于過去的錯誤。但是，找出“絆腳石”和容易犯的錯誤，以便將來不再犯這類錯誤，也是很重要的。

下面的問題會非常有用：

“在當時給定的信息和知識條件下，我們能做得更好嗎”

“在現有的信息和知識條件下，我們怎樣把這些項目做得不一樣，以保證獲得更大的成功”

“根據你現在的經驗，你對將來這類項目的小組成員有什么建議”

“如果下次仍有機會做類似項目，你會在哪些方面采用不同的做法，以便做得更好”

你不能讓任何人在離開會場時覺得事情還沒有說清楚，或覺得自己有價值的意見沒被重視。因此，可以利用打分或讓大家評價的方式，來確認是否有被遺漏的事項。你可以問大家：“現在想一想，你對這個項目的滿意程度如何，如果10分為滿分，你打多少分?”

如果有人打了不到10分，你可以問：“你覺得怎樣才能達到10分呢?”用這個方法，你就可以知道他們沒有表達出來的、不滿意的地方了。

項目復盤要付諸應用，才能真正發揮價值。如果與會者中有人正準備再做一個類似的項目，那么可以提醒他們是否能利用剛剛總結出來的經驗教訓，去對自己的項目計劃、方法等加以優化。

有一個結構清晰、簡明扼要但保持完整性的會議記錄，是非常重要的，因為沒有人喜歡看雜亂無章的長篇大論。但是，如果過于簡略，缺少必要的細節，也將大大削弱會議記錄的價值。

因此，要盡可能詳細地記錄對將來工作有幫助的建議，將其醒目地標注出來，適當的時候要直接記錄大家的發言。之后，應征求每一個參會者的意見，確保沒有任何人的話被誤解，也沒有重要事項被遺漏。這是對聯絡人的一大挑戰。

一旦統一，要將最終的文件分發給大家，并共享給可能會從中受益的人。