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會計人在日常工作中可以收集到各種原始數據，但使用的時候需要進行匯總、對比。面對龐大的數據，會計要如何快速得到結果？老會計人說，掌握表單的數據透視表用法，可以讓工作效率大大提高。 究竟“數據透視表”是個什么東西？根據我的個人理解，就是把一堆數據，無論是有規律的還是無規律的，通過數據透視表，重新按另外一套要求對數據進行數據處理、統計、對比…… 嗯，看不懂吧，下面還是通過操作，一起來認識數據透視表吧。 下面這張表內容很多的原始表，通過數據透視表，我們可以將原始表拆分成按月份或銷售員、門店等細分條件下的數據以及匯總、對比。例如，我想統計各月的總銷量，那么我是怎么用數據透視表進行拆分匯總的呢？ [圖1] 操作只有三步 第一步，插入數據透視表，選擇數據范圍 通過菜單欄【插入】-【數據透視表】調出創建對話框的界面。當創建數據透視表時選中表頭，即選中A1，默認選取整個表的數據作為分析范圍。如果這是你想要的數據范圍，就不需要修改。 如果需要選擇某個位置，可以點右側小工具自定義選擇需要分析的范圍。還可以引用外部數據源。 第二步，選中插入數據透視表的位置 數據透視表創建的位置，有兩種選擇。第一種是建在同一個工作簿里創建一個新的工作表。這樣就相當于把數據透視表放在同一個本子的另一頁，源數據所在頁面不會雜亂，或者干擾。 第二種是建在現有工作表。即把創建的數據透視表放在同一頁里，就可以和源數據進行對比查看。記得先選中要放置的單元格位置，再點【確定】即可。 [圖2] 第三步選擇透視表的字段列表 也就是我想要的數據和匯總范圍。我想看各月的總銷量，所以數據透視表至少需要月份和銷量的內容。所以我要在字段列表勾選“日期”和“銷量”。 [圖3] 選擇字段的時候要注意，第一個勾選的字段會被默認為行。像上圖，第一個勾選了“日期”，成為透視表的【行】。接下來可以繼續點小方框勾選，但是仍然會被視為“行”。要選擇【列】和【值】的字段，應該左鍵按住字段旁邊的空位（如上圖紅箭頭的起始位置），然后拖到【列】或【值】下的空白處（紅色箭頭指向的空白區域）。我把“銷量”拖到【值】，于是得出下面這個簡單的表。 [圖4] 各個月的總銷量一目了然、而且月與月之間的差異，也比原始的數據表清晰多了。 多說一點點 對于龐大的源數據，不同的部門或者管理人員需要針對不同的匯總數據。 例如主管想要看各個銷售員的銷售額，進行獎金計算，可以把“人員”加到【行】，把“金額”放到【值】。如果還想把各人的銷售額的來源具體一點，可以在【列】增加字段“產品”，把銷售員賣各個產品的金額區分展示，就得到下圖： [圖5] 當設置了多個字段為行或者列，只要把光標放到下圖紅色框的區域點擊右鍵，出現藍色框的內容，即可調整字段。 [圖6] 最后提醒一下，本文操作用的都是WPS的表格工具，office版本的excel可能會有不同，但總體相差不大~ 以上是數據透視表的基本操作，大家應該對數據透視表有了基本認識了吧。日后我們會繼續探討數據透視表進一步的應用。如果你想學習更多excel財務應用，歡迎繼續關注。 |
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