用20%的時間完成80%的工作任務，做到這3點，效率倍增

想要高效使用時間

先要提升你的時間感知

高效使用時間的人，總能敏感地感覺到時間流逝。在他們眼中，哪怕是一分鐘，都可以做很多事情，每一分鐘都充滿了無限可能性。所以要想提高時間使用效率，那你最應該先做的事情，就是強化自己的時間感，提升自己對時間的敏感度。

我有四個方法：

1、一分鐘法則

“一分鐘法則”建議整體改變的你時間單位，把一天24 小時，換算成1440分鐘。從而刺激你對事件的敏感性，同時也可以讓你更重視每一分鐘的使用。

那你可能會好奇，為什么不是把一天按小時或者秒來計算呢？因為秒流逝的過程非?？欤r又非常慢，相對而言，只有對分鐘你的感受能力是最強的。

一旦你開始重視起每一分鐘，你管理起時間也就變得更容易。

2、要事原則

要事法則其實就講了一件事情：時間管理在于優(yōu)先。很多人喜歡把自己的日程表塞滿，但精英人士總是優(yōu)先思考任務的價值，以及待辦事項的優(yōu)先權。你一定要好好利用早上的兩個小時，用早上最高效的兩小時來完成一天中最重要的事情。一定不要用到不重要的事情上，比如回復郵件、簽收訂單、整理辦公桌等等。

因為心理學家研究發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)人都是在這個時間段里，大腦的工作效率最高，我們應該坐到辦公室里，把手機調(diào)成靜音，關掉社交軟件，然后專心致志地投入到那件最重要的事情上。

3、二八法則

什么是二八法則呢？著名意大利經(jīng)濟學家帕雷托偶然發(fā)現(xiàn)，在他的花園中，80%的健康豌豆莢是從20%的豌豆植株上收獲的。這個發(fā)現(xiàn)引起了他對不均勻分配的思考，比如80%的土地為20%的人口所擁有，80%的財富被20%的人所壟斷等等。這就是著名的二八法則，也被稱為帕雷托法則。

我們不要想著怎么把24小時全部充分利用起來，而是去尋找捷徑，分辨出哪些事情能帶給你超額回報。你可以把手頭自己的事情全部都列出來，仔細觀察所有的事項，思考做哪些20%的事情，可以撬動剩下的80%。

二八法則是要求我們學會適當?shù)亍巴祽小薄．斎贿@并不是真的讓你去偷奸耍滑，而是指合理地進行取舍和分配，尤其是在多項工作同時進行的時候，更要識別出最有價值的那20%，并以此為工作重心。

4、拒絕法則

“拒絕法則”，就是對于那些不是工作重心的80%，要懂得說“不”。

巴菲特曾說過，“成功人士和非常成功的人士之間的區(qū)別就在于，非常成功的人士幾乎對所有事情都會說不”。其實大多數(shù)情況下，我們都知道對于自己來說最重要的事情是什么，但就是過不了情感那一關。

有調(diào)查表明，知識工作者平均有41%的時間都花在了自己并不想做的事情上，這些事情本來是可以安排給別人做的。一方面，很多人認為忙碌起來，會讓自己覺得自己很有充實感；另一方面，拒絕別人的時候，很多人會有內(nèi)疚感。其實只需問自己幾個簡單的問題，比如哪些工作是我可以完全不做？哪些工作是可以拒絕的？哪些工作是可以分派或者外包出去的？就能節(jié)省出相當多的時間。

分秒必爭

如何降低你的時間損耗？

1、任務清單正在誤導你

現(xiàn)在很多人特別喜歡任務清單，就是把每天的要做的事都羅列出來，完成一件，勾掉一件。

但作者發(fā)現(xiàn)，成功人士的第一個時間管理法則，就是丟掉任務清單：“喬布斯難道會制定一個任務清單，然后不停打鉤？”。

弗羅里達州立大學的研究者表明，那些清單上未完成的任務，會給制定者造成精神上的緊張感，列滿代辦事項的清單本只會告訴你“你還有很多事情沒有做”，使你壓力倍增。

而且任務清單不能將任務進行重要性區(qū)分，因此當你看了單子之后，你更有可能去選擇那些快速、簡單的任務，而不是重要的任務。

所以更好的做法是，將任務安排在日程表上，同時按照重要的程度進行排序。你完全可以按照重要性從頭到尾進行工作，也能為各項任務準確劃分開始和完成的時間，解放你的大腦，幫你減輕壓力。

2、給自己設置工作主題日

你還可以利用設定主題日的方式，來提高自己管理時間的效率。比如，安排每隔兩天進行“一對一會議日”；每個月5、15、25為“無會議日”等等。

推特的聯(lián)合創(chuàng)始人杰克·多西說，有段時間他要在兩家公司全職工作，一天需要工作16小時，他的高效秘訣就是規(guī)定每天的主題。

周一他會專注于管理和運營；周二則主要關注產(chǎn)品；周三關注市場營銷、溝通交流和發(fā)展等等，盡管這期間他也會受到突發(fā)事件的干擾，但在快速處理這些干擾后，他依舊會按照自己的主題日計劃進行。

3、用“記筆記”管理時間

除了日歷以外，記筆記也是一個很好的時間管理方法。在這個信息爆炸的時代，絕大多數(shù)信息都沒有什么價值，卻在不停地分散我們的注意力，浪費時間。

用紙質(zhì)筆記本記筆記，把你零碎的想法記錄下來，而不是讓零碎的想法浪費你的時間，同時還能夠把你的優(yōu)質(zhì)想法沉淀下來。

筆記本就好比你大腦外接u盤，在上面記錄得越多，就會有越多的精力去處理其他信息，提升思考效率。

4、高效處理外部信息，提升時間利用效率

我們還可以通過高效處理外部信息來管理時間。

在現(xiàn)代職場中，處理外部信息如郵箱和微信、QQ信息，會占用我們大量時間。

著名咨詢公司麥肯錫調(diào)查現(xiàn)實，現(xiàn)代白領每天要花費2.6個小時在處理郵件上，這占據(jù)每天工作時間的25%以上。想把這些時間奪回來，我們要快速地從一大堆郵件和微信中捕捉最有效的信息，避免過度干擾。

作者建議可以采取以下幾個辦法：

作者還提到，通過管理節(jié)省下來的時間，可以稱之為“自我時間”，最好利用這部分時間可以用來提升一整天的幸福感。

作者發(fā)現(xiàn)，那些取得輝煌成就的人每天都有一定的自我時間，比如享受早餐、做運動、冥想或者讀書，他們會選擇在這段時間里充分調(diào)整自己的狀態(tài)。

如何打造自己的時間管理系統(tǒng)？

作者提出了一個E-3C系統(tǒng)，這個系統(tǒng)能幫助你快速行動起來。

1、如何管理你的精力？

這里的E是Energy，也就是精力管理系統(tǒng)。

精力，你也可以理解為一種能量，包括我們的情緒能量、體力能量、思維能量等等。作者認為，我們的時間是固定的，但我們生產(chǎn)效率是可變的，管理精力就是提高生產(chǎn)效率的秘訣。

研究表明，我們的精力不是持續(xù)不變的，而是會隨著使用衰減。那要如何一直保持旺盛的精力呢？

辦法很簡單，那就是保證充足的睡眠，盡量可能的少飲酒、多喝水、堅持運動，定時休息。通過改變工作習慣的方法，可以長時間穩(wěn)定地輸出。想要做到高效，不僅要做好時間管理，更要做好精力管理。

2、如何保持專注，打敗拖延癥？

E-3C系統(tǒng)里的3C是指Capture、Calendar、Concentrate，翻譯成中文是捕捉、日歷和專注。

捕捉的意思是利用筆記本隨時捕捉新思路，把大腦的負荷轉(zhuǎn)移到筆記中去。

日歷是指通過設計日程和主題日來進行時間管理。前兩者我們已經(jīng)介紹過了，我們重點關注一下如何保持專注。不專注的人最明顯特征就是拖延，明明可以1小時搞定的工作，常常要花一天才勉強做完。想要變得專注，節(jié)約出更多的時間，就必須打敗拖延癥。

具體怎么做呢？

1、多考慮拖延帶來的長遠后果。你可以設想，假如你現(xiàn)在逃避繁重的任務，而去追求一時的愉悅，那在將來的某個時刻，你會因為此受到什么樣的懲罰。

2、積極地進行心理暗示、不斷強調(diào)你現(xiàn)在所做的事情對實現(xiàn)目標的重要性，從源頭杜絕拖延癥。

3、給自己一個明確的截止時間。

當沒有截止日期時，你總會覺得還有很多時間去處理任務，就會放縱自己。比如Facebook首席運營官桑德伯格，她每天下午5點半，都會準時下班回家吃飯，這并不代表她不熱愛工作，而是這樣做能使她在上班時間里高度專注。

4、抱著“凡事只做一次”的心態(tài)，也更容易自己專注其中。很多時候我們不能一次性把事情做好，結果就是反反復復地修改，自然極其浪費時間。

掌握了這些法則，相信可以讓你每天多出幾十分鐘甚至幾個小時的時間，并且擁有更好的精神狀態(tài)。