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管理不好時間？你該注意這幾個誤區 9.7 1. 喧賓奪主，本末倒置 時間管理的本質，并不是管理好「時間」 —— 這壓根就不重要 —— 而是高效地完成該做的事情。 這才是核心所在。 記住：永遠是工具來為你效力，而不是你要去適應工具。 所以，最合適的工具，必須能夠如臂使指、圓滿自如，成為你身體和大腦的一部分。而不是需要你時時刻刻提醒自己「我得去用」。 你必須確保，當你需要用到它們的時候，它們能立刻在你身邊出現，用你最舒服的方式去使用。 很多人熱衷于 APP Store 上五花八門的時間管理 APP，其實，這些沒有太大意義 —— 很簡單：我們絕大多數工作是在什么地方完成的？是電腦，而不是手機。 所以，時間管理工具的第一個條件是什么？ 必須能夠全平臺使用，呼之即來，用完即走。 我自己體驗過一些 APP，從打開，到進入正式功能，就要好幾秒鐘，點擊五六次按鍵 —— 這究竟是在幫你管理時間，還是浪費你的時間？ 更重要的是，一款工具，如果不夠輕便、自如，它就會在你潛意識里留下這樣的印象：使用它，是一件很麻煩的事情。 那么慢慢的，你就會傾向于把它擱置，放在一邊。 這就是「學了很多方法，卻從來都用不上」的真相。 那么，什么樣的工具，才是適合自己的呢？ 對時間管理的新手來說，一款筆記加待辦清單即可。 前者推薦：印象筆記，有道云筆記，為知筆記，Onenote，Bear（蘋果專用）。 最有效的方法，永遠是簡單的。 2. 追求「完成所有事情」 結果就是：我們連待辦清單都不愿意打開，因為看了就心煩。 有兩個事實，可能是我們需要直面的： 1）我們往往都高估了自己的能力； 2）事情往往是做不完的，做多少來多少。 如果你把所有的事情都寫入待辦清單，會有另一個后果：在權衡「要做什么」的時候，你可能會選擇去做那些簡單、但沒有太大價值的事情 —— 因為做完了可以立刻勾掉。 而那些真正重要的事情呢？也許就會一直拖著，直到 deadline 才開始拼命趕工。 這就完全反其道而行之了。 正確的做法是什么呢？待辦清單上面，只寫真正重要的事情。其他不那么重要的，按照如下方法處理： 1）放入 Dessert 清單中，等碎片時間、工作間隙、狀態不佳時處理。快速給自己恢復精力。 2）用其他方式快速解決。譬如：交付給別人，聘用外包，使用在線工具，等等。 3）拖著不做 是的，不要覺得「拖延」十惡不赦，拖延其實是一件好事。關鍵是什么呢？我們不要被「拖延」主導，而是要自主的、有意識地去選擇「拖延」。 簡而言之：正確的做法是，優先做最重要的事情，其他事情能拖即拖。 很可能，拖著拖著，這些事情自己就「被解決」了 —— 尤其是對于尚未完全明確、需要反復溝通和確認的事務，繁瑣而機械的操作，以及「不做也不會死」的事務。不要讓它們擠壓你寶貴的時間和精力。 依賴番茄鐘 可能有同學不清楚番茄鐘，簡單介紹一下： 番茄鐘，又稱番茄工作法。它的使用很簡單：定一個25分鐘的鬧鐘（稱為「一個番茄」），在這段時間里心無旁騖地工作，拒絕任何打斷（一張便簽、一個耳機可以幫到你）。 等25分鐘結束了，關掉鬧鐘，休息5分鐘，再開始下一個番茄，循環往復。 為什么是25分鐘呢？因為基于認知心理學的研究，人集中注意力的時間，一般不會超過25-30分鐘。 當然，這個時間可以根據實際情況調整，通常以20-30分鐘作為一個番茄。 一般來說，使用番茄鐘，以「番茄」來計數。我們會說「今天完成了5個番茄」，指的就是不受干擾、心無旁騖地工作了5個25分鐘。 那么，番茄鐘真的有各種時間管理專家所說的那么神奇嗎？ 為什么呢？很簡單，因為太機械了。 人的精力曲線波動是非常頻繁的，會根據時間和任務而異。每一次都要求集中精力25分鐘，常常會帶來兩個后果： 1）坐立不安，心煩意亂，明明做不下去，但是又不能分心； 2）好不容易進入心流狀態，正熱火朝天的時候，一個鬧鐘立刻把思緒打亂了。 尤其是對于像我這種「坐不住」的人，更是明顯。 究其原因，它的根本問題在于：先設定好了時間，再往時間里面裝任務。 也就是說，番茄工作法的本質，在于培養你「規律工作」的習慣。 這對于精力曲線平緩、作息極其習慣的人來說，是可以的。但對于我這樣的人，基本沒有任何作用。 那我是怎么做的呢？很簡單，反過來：先給自己設定任務，再根據任務指定時間。 我會告訴自己：接下來，讓我們試試，能不能在5分鐘內，完成這個小任務。然后，開足馬力去解決。 完成了，就再給自己分配下一個新任務。 簡而言之，這是兩種完全不同的思維： 我無需要求自己「規律工作」，不是讓我去適應工作 —— 而是讓工作來適應我。 對我來說，工作就是一個個挑戰的小片段，每一天的繁忙，其實就是針對這些小片段，一個個予以攻克。 這樣，就能將工作變成一段愉快、自由又富有挑戰性的體驗。 4. 錯誤理解四象限法 四象限法，應該是時間管理里面，最廣為人知的方法了。 它將一天里所有任務，按照緊急性和重要性兩個維度，分為四個象限： 重要且緊急：立刻去做。重要但不緊急：安排固定時間去做。緊急但不重要：盡量請別人去做。不緊急也不絕大多數時間管理教程，都是這樣教的，大家也都是這樣學的。很少有人對這套分類方式提出質疑，但不知道你有沒有意識到：這其實不是很科學。試思考一個問題：為什么在我們的待辦清單里面，會出現「不重要」的事項呢？ 換言之：不重要的事情，哪怕它很緊急，又怎么樣？一件事情如果「不重要」，那不做也不會有什么后果（否則就是重要），為什么要考慮它呢？ 問題在于：這里的「重要」是一個很模糊的概念，它真正的意思是「有價值」。 什么是有價值？簡單來說，如果一件事情，做完之后，能幫你增進經驗、獲得提升、收獲回報，那就是有價值的。否則，就是無價值的。 把上面四象限里的「重要」換成「有價值」，是不是立刻清晰多了？ 四象限法的本質，其實是這樣的：緊急，代表「別人希望/需要你去做」，而有價值，代表「我自己想做」。 最好的情況當然是兩者重合，但如果不是，那就盡量在不影響結果的情況下，「以我為主」。 當然，有價值 - 緊急的分類（術語叫做艾森豪威爾矩陣），本身也未必是最好的分類方法。這一點，以后有機會再詳談。 不過，至少，這比廣受誤解的「重要 - 緊急」要更好。 5. 用日歷來做待辦事項 之前寫時間管理的文章，有不少讀者在后臺留言，說： 我一般用日歷做時間管理，很好用。 日歷確實很好用，像 Google日歷，或者蘋果自帶的日歷，都不錯，但用日歷做時間管理，其實是效率很低的方法。 為什么呢？很簡單。考慮一個問題：現在突然來了一個任務，沒有明確的時間要求，你要怎么把它記到日歷里面？ 這就是問題所在：待辦清單也好，筆記也罷，是「任務導向」的，時間只是任務的屬性。我完全可以把一個任務記下來，而不指派具體時間。 但日歷不行。日歷一定要先明確一段時間，再安排任務。 這會造成什么后果呢？每記一件事情，你都要先思考：把它放在哪一段時間里？ 更別說，大多數任務，往往不會按照時間執行。那么，就又得重新安排、設置。 在時間管理領域，有一句俗話，叫做：日歷是神圣的。什么意思呢？記在日歷上的事情，一定是「雷打不動」的。 簡而言之：日歷不是用來記錄任務的，而是用來「鎖定時間」的 —— 在日歷上寫下一件事情，就意味著：這段時間被占用了，當我安排事務、整理工作時，我必須將其考慮在內。所以，什么事情適合記在日歷上呢？一般是嚴肅的會議，固定日程，當天會發生的事件，等等。 它是用來參照的，輔助我們對工作進行安排，而不是用來管理時間的。 如何用好碎片化時間，讓思維更有效率？ 9.4 在很多時候，閱讀，是吸收效率最低的一種學習方式。因為人的眼球掃視和認知速度，遠遠超過理解和記憶速度。 也就是說：我們讀完一篇文章、一段章節，以為自己理解了，但實際上，只是「讀完」了而已。我們的大腦根本沒有做好接受它們的準備。 據研究，單純進行文字閱讀的吸收率，大致只有20% - 25%。 也就是說，你讀完一本書，過了一個月，能記住里面四分之一的內容，其實已經算是不錯了。 既然如此，為什么我一直呼吁大家讀書呢？如何才能提高閱讀的吸收率呢？ 答案也很簡單：加工。 單靠閱讀，是很難記住知識的；你必須在閱讀的同時，讓大腦參與進來，進行深度加工，才能提高對知識的吸收率。 什么是加工？簡單來說，就是對所讀到的信息，進行思考。 舉個例子，當我問「你如何利用通勤時間」時，不急著往下看，而是抬起頭，回憶自己通勤時的狀態，想一想自己通常都在做什么 —— 這就是一種加工。 同樣，當你看到「加工」時，先回憶一下，調取你的知識，來猜測這里「加工」的含義，這也是一種加工。 神經科學認為，我們對知識的儲存，是以「點」和「線」的形式，儲存在記憶之中的。 當我們接受到任何一個外來的新信息時，進行回憶和沉思，從腦海中「提取」出相應的節點，將它們跟新信息聯結到一起 —— 這就是「加工」的整個過程。 我們思考得越多，「提取」出來的節點越多，建立的新聯結越多，加工的深度也就越深，我們對于一個新知識，也就能記得越牢。 這就是學習最本質的過程。 當我們利用整段時間（1-2個小時）讀一本書時，我們會在一個安靜、舒適的環境下，摒除外界干擾，沉浸到書的信息里面。 我們會反復閱讀晦澀的內容，會將不同章節、不同頁碼的知識點聯系起來。讀到有趣的地方，會掩卷沉思；模糊的地方，會回過頭來重讀；甚至，會猜測下文，聯系起自己的經歷。諸如此類。 這些，都在不知不覺地，強化我們的「加工」過程。 但是，碎片化時間，往往比較短（15-30分鐘），也容易受到打擾，并不利于我們集中精力，進行沉浸閱讀。 在這種情況下，我們的閱讀效率，其實是較低的。大多數時候，我們只是匆匆一瞥，告訴自己「我獲得了這些信息」，但并沒有真的學會它們。我們是在滿足自己的信息焦慮，而不是真的在學習。這會造成什么后果呢？ 我們對所有的信息，都是驚鴻一瞥。心理上，我們認為已經「讀過了」，不再愿意去看它們。但實際上，我們并沒有真正獲取里面的價值。 所以，我經常聽到這樣的話：這本書我讀過了，感覺沒什么價值，不推薦看。 其實，是真的沒有價值嗎？很多時候，是你的閱讀方式不對，沒能激發出它真正的價值。 明白了這一點之后，我采取的方式是什么呢？ 我不再在通勤路上讀書，而是相反，我盡量利用在辦公室、家里的時間讀書，并將「閱讀」和「加工」分離，將「加工」，留到碎片化時間去做。這就是很多人做時間管理所忽略的地方。許多人會認為，時間管理，就是最大化利用每一段時間。于是，即使只有10分鐘，他們也要把它利用起來。不能讀書，就讀文章；不能讀文章，就聽音頻。總而言之，不能讓自己覺得「這段時間被浪費了」。 所以這幾年，這一類「幫你把碎片時間用起來」的知識服務，才如此盛行。 但實際上，最有效的碎片時間利用方式，不是閱讀，而是思考。 等到碎片時間，沒有緊急的事情需要做時，我就打開這個清單，從最上面開始，找到需要思考的問題 我會調動起自己的知識積累，去進行邏輯推理，思考彼此之間的聯系、架構，嘗試找出問題的答案。 與此同時，打開筆記軟件。當我找到任何一個問題的答案時，或者產生任何有意思的靈感和想法，我就把它們記下來。 這種做法，不但可以提高加工深度，增加對知識的吸收率，而且，可以不斷地豐富我的選題和素材庫。 我寫出來的文章，有相當一部分的素材，都來源于這種方式。 那么，在碎片化思考的時候，有哪些方法，可以使用呢？ 這里面非常重要的，是發散思維。人的大腦有兩種模式，一種是專注模式，另一種是發散模式。當人處于專注模式時，主要活躍的腦區是前額葉皮質 —— 也就是負責邏輯思考和推理的地方。 這時，我們的注意力聚焦在問題上，試圖對它進行理解、分析和推理。我們激活的神經元是集中的。 而當我們處于「發散模式」時，腦成像顯示，沒有哪一個腦區特別活躍，它「彌散」在我們整個大腦中。所以，它不利于對問題進行復雜的理解，但激活的神經元會更廣泛、更多元。 也就是說，在發散模式下，我們能夠聯系的「節點」會更多。那么，針對新信息，能夠進行重構和聯結的機會，也會更多。 所以，最好的方式，是在閱讀時，先利用「專注思維」，理解文章所表達的含義；接著，再調到「發散思維」，從文中的知識點出發，漫無邊際地想象、漫游，讓知識點盡可能多地跟腦海中的「節點」建立聯系。 這里，前者可以在整段時間、系統閱讀時做；后者，則不妨放到碎片時間來進行。 有一個方法，叫做 TEC 架構法，可以幫你訓練這種模式。 什么是 TEC 架構法？ 假設你現在有 5 分鐘的碎片時間，想弄清楚一個問題，你可以這么問自己： 1）我要思考的焦點和任務是什么？（Target & Task） 2）我能想到多少跟它們相關的信息、線索、可能性？（Expand & Explore） 3）這些收獲中有哪些是可以進一步利用的？（Contract & Conclude） 簡而言之，TEC 的操作步驟就是：先澄清問題、確定自己要解決的核心問題；然后發散思維，讓大腦放松，想象出盡可能多的可能性和線索，把它們逐一記下來；最后，再從這些記錄之中，篩選出能用的，進行下一步的分析和推理。 一次 TEC 練習的標準時間是 5 分鐘，亦即分別分配 1 分鐘、3 分鐘、1 分鐘到三部分上。 當然，你可以根據自己的狀態和習慣來調整。不宜太長，否則很容易感到疲倦。 我們知道，人有這么一種特征：當你腦海里想著一種事物時，無論你遇到什么東西，碰到什么事件，你都很容易把它們，跟腦海中的事物聯系起來。 通過 TEC 架構法，把需要解決的問題放在大腦里，過一遍，不但能理清思路、擴充節點，還能幫你保持對問題的敏感性。 這樣一來，你就會下意識地，將這個問題，跟見到的事物建立聯結。 舉個簡單的例子。倘若你是設計師，需要構思一個海報的排版，一時沒有頭緒。你日思夜想，走路時都在思考。這時，你看到的任何圖案，包括店鋪的招牌、商場里的海報，都會被你納入意識中，代入設計需求里。你會想：咦，這個排版能不能用？這個細節很有意思，能不能拿過來？這個字體不錯，回去馬上買……所以，我跟專業人士打交道的時候，注意到，他們都有一個共同點： 無論聊到什么、看到什么，他們都會下意識地聯想到自己的業務，思考「這個東西可以怎么用？」 原因很簡單，無非是他們對自己的業務十分熱忱，無時無刻不在腦子里構思而已。 在心理學上，這就叫做「敏感化技術」。 很多人會有這種體驗：被一個問題長久困擾，一直不得門徑，突然間某一天靈光一閃，瞬間想通了之前的關隘，所有迷霧一掃而空。 這些時刻，背后往往都是「敏感化技術」在起作用。 那么，如何調動自己的「發散思維」，將碎片時間利用起來呢？ 最關鍵的，是要保持放松。 可以試試，聚焦在自己的呼吸上，一起一落，減慢速度，使心情平靜下來，將腦子里的雜念和思維清出大腦。 如果有條件的話，拿出紙筆，花上30秒，將腦海中的念頭寫下來，不需要成文，也不用管內容。寫上三五行，會感覺很舒暢。另一個有效的方法，是換個環境。去一些新奇的、陌生的環境，走一條沒走過的路，都可以刺激我們的大腦，讓我們從「專注模式」切換到「發散模式」—— 因為在這種情況下，我們需要更多地去收集周圍環境的信息，建立模型。這可以幫助我們，將注意力從內部轉移到外部。這樣一來，在減輕壓力的同時，也能有效地刺激和活化思維。 總抱怨沒時間，你缺的究竟是什么？ 9.5 一個員工，一個工作日里，能夠集中精力高效工作的時間，平均只有 2 小時 53 分鐘，不到 3 小時。 其他的時間呢？大多都消耗在各種無意義的邊邊角角，以及狀態低落、分心、走神的區間。 這說明什么呢？無論我們如何去規劃時間、壓榨時間，如果我們無法改善自己的狀態，即使能夠省下大量時間，也未必能夠有效利用。 做好時間管理，不僅僅是要管理「時間」，更重要的，是管理好「精力」。 這才是時間管理的本質。 很多人在高強度的工作之后，喜歡癱在床上，一動也不想動，認為自己在休息。 其實這是錯的。 除非是從事高強度的體力勞動（比如搬磚），否則，躺在床上，哪怕睡一覺，對消除疲勞也起不到太大作用。 因為，休息只能消除肌肉疲勞，無法消除大腦的疲勞。 導致大腦疲勞的因素，有非常多，比如壓力、焦慮、緊張、不良情緒……但歸根結底，它們都跟同一個因素掛鉤：認知資源。 我們感覺到「累」，是因為我們的認知資源，被耗盡了。 那么，什么是認知資源？ 但如果我問你 783+482 呢？ 你就必須計算了。3+2=5, 8+8=6進1, 7+4+1=12，再排列一下，得到1265。 在這個過程中，你的前額葉皮層被激活，神經元變得興奮，突觸電位改變，神經遞質產生并被接收，信息不斷在神經元之間傳遞 —— 在那么幾秒鐘里，這些部位協同活動，完成了一次三位數的計算。 這些進行計算的能力，就是認知資源。 這就是一次對認知資源的占用。 在日常生活中，只要我們有意識，上述過程就在不間斷地進行著。 甚至很多時候，當我們聚焦在某項工作時，大腦還在處理著別的信息。這時，這部分認知資源，就被占用了 —— 盡管我們可能沒注意到。 我把前者稱為「顯性認知」，把后者稱為「隱性認知」。 們的「顯性認知」，絕大多數時候都不會是100%，而是60%、80%，甚至很可能是50%、30%。 為什么呢？很簡單。在日常工作中，我們會不斷切換手上的事情。做一會表格，查一會材料，刷一下知乎，走神一下，思考今晚吃什么……諸如此類。 每一次切換時，我們的大腦都會切換一次思考的內容，從上一個工作過渡到下一個工作。在這個過程中，大腦并不會清除掉所有內容，而是將一部分放在后臺，繼續進行思考。 這種機制的本意是好的 —— 它可以使我們在復雜的環境里，提高大腦處理信息的能力，一次同時處理更多的信息。 但是，在這個信息爆炸的時代，它很容易帶來一個后果：我們「隱性認知」的占比，會越來越大，直到擠壓了「顯性認知」。 就像用電腦時，退出一個程序，它所占用的內存并不會完全釋放，而是繼續保留著幾個線程，留在后臺。 所以，電腦開久了會感到卡，就是因為內存被后臺程序耗盡了。 大腦也是一樣的。 想一想，當你感到特別疲勞時，是不是有一種感覺： 你覺得大腦里裝滿了東西，導致思維轉得很慢，卻又說不出是什么東西。 這就是因為，認知資源被「隱性認知」占用殆盡，不足于進行「顯性認知」了。 那么，怎樣才能釋放這些被占用的認知資源呢？ 有一個非常簡單的辦法：把腦子里想的東西，寫下來。 我們的大腦，之所以會把信息保留在「后臺」，是因為：大腦認為這些信息是重要的。 它會想：我一定要記住它們，免得它們被遺忘了。 尤其是對于什么呢？未解決的問題。 因為，未解決的問題，意味著不確定性，也意味著不穩定的狀態。而我們大腦，本質上是不喜歡「不確定」的，它會傾向于把這個問題弄清楚。 你一定有過這種感覺：當大量問題懸而未決時，哪怕你強迫自己專心下來，也做不到。你會不由自主地想起這些問題，渴望著立刻解決它們，或是得到一個確定的結果。 這種狀態，表現在外部，就形成了壓力。 這就叫做「契可尼效應」。 而將這些信息記下來，就相當于給大腦釋放一個信號： 這些信息已經被記住了，它們不可能被遺忘，你就放心吧。 這是引導大腦清空「隱性認知」，釋放認知資源最好的方法。 這種幸福感來源自哪里呢？很多方面，包括親手制作出一本精美手帳的成就感。但最關鍵的因素，是通過記錄手帳，將思維復位、大腦清空的那種「神清氣爽」的感覺。 你會發現，她們身上，似乎有用不盡的精力和活力。 哪怕工作再忙、生活再累，也能見縫插針地得到恢復，保持對生活的熱愛。 這就是堅持寫作和記錄所帶來的效果。 那么，我們可以采用哪些方法，來釋放認知資源呢？ 1. 壓力記錄 如同前文所說，把擔憂的問題、造成壓力的原因寫下來，能非常有效地幫助你緩解壓力審視自己的「自動化思維」： 這份工作在項目里占多大比重？它的結果對項目有多大影響？我對結果的擔憂合理嗎？別人會不會根本就不在意？ 2. 靈感記錄 另一種需要記錄下來的東西，是腦子里盤旋的念頭、想法和靈感。 我想，許多人應該都有過這種經歷：閱讀、休息、漫步時，突然靈光一閃，產生了某個碎片的、不成型的想法。 這個時候，會發生什么情況呢？要么，你毫不在意，那么它倏忽而過，立刻消失，不留下痕跡；要么，你覺得有點意思，想把它記住。那么，它就會一直留在「隱性認知」里，占用著這部分資源。 最好的方法，是立刻把它記下來。既保留下了這個想法，又減輕了大腦的負擔。 我是這樣做的：平時在碎片時間里，我會讓思維進入發散狀態，無邊無際地蔓延。突然發現有趣的點，就立刻把它記下來，到晚上再整理、歸檔。日積月累，就成了我的選題庫。 寫作的時候，再隨機在選題庫里挑一個。加以思考、推演和完善，就是一篇文章。 3. 自由記錄 這種方式，有兩種適用場景。 一是在起床之后。在整晚的睡眠中，我們會由深度睡眠，慢慢過渡到快速眼動期（REM）。在后者的階段中，我們的部分大腦細胞是活躍的，它們會產生大量信息（亦即做夢）。 所以，有時起來之后，會感到大腦還沒有徹底清醒，思維轉得很慢。這就是因為，這部分信息占用了太多的資源。 這時，可以鋪開紙筆，把腦子里能想到的東西全部寫出來，不用受到任何規則、字體、邏輯的約束。 只需寫上幾行，就能逐漸恢復思維，調適到工作狀態。 二是在犯懶的時候。 比如下班回到家和周末，經常會什么事都不想做。這時，隨手拿起紙筆，把大腦里的想法寫下來，記錄今天工作的心情、描述通勤路上看到的事物……諸如此類。也可以給自己一個既定的主題，比如：刷手機時隨便看到的一個話題，把它寫下來，以它為中心，進行發散思考，將腦子里的想法串起來。不需要很長，也不需要邏輯通順，只需如實記錄下想法，寫上幾百字即可。 這樣，就能快速讓自己恢復精力，從而重拾起既定的計劃。 4. 日志記錄 我們為什么會失眠？很大的原因，是因為，在我們準備睡覺時，腦子里還有太多的想法，沒有得到安定。當「顯性認知」空置時，它們就從后臺切換到前臺，充斥在意識中，讓你久久無法入睡。 一個有效的方法，就是做睡前日記。把這些想法寫出來，把一整天的困惑、心得、經歷，以及第二天的計劃，全部寫下來，將它們外部化。 你會發現，雖然很多問題仍然沒有得到解決，但單單只是把它們寫下來，放在一邊，告訴自己「明天再說」，也會心安很多。大腦是用來思考的，請好好對待它。 |
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