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上圖是網友的一個提問，相信這肯定是很多財務人員甚至是老板的疑惑。企業為什么要用專業的報銷軟件，而不是OA走報銷流程？為什么越大的企業越傾向使用專業報銷系統處理報銷流程，而不使用OA里原有的簡易功能？ 當我們在討論這個問題的時候，首先要搞清楚一個點，企業進行費用報銷管理的目的是什么？對于任何一家企業來說，降本增效是經營的不變法則。OA軟件能否從根本上解決這些問題呢？從下面幾個具體的報銷場景中，我們便能找到答案。 單純從報銷流程處理來說，OA軟件確實可以滿足企業的報銷需求，但是「費用管控」要求企業對費用的預算和使用精細化管理，進行數據分析以達到費用合理化。低效復雜的流程浪費人力資源，更談不上費用有效管控，并且會增加內部溝通矛盾。 目標導向行為，要降本增效，這些成為企業選擇財務平臺的關鍵：智能簡化的報銷流程、高效的人力資源利用、實時可視化的費用分析報表。依據這些要點，來體驗一下OA系統和專業的費控系統到底有什么區別，就知道為什么中大企業都要引入智能報銷平臺了。 行云流水的報銷生態 智能自動化的報銷體驗 1 內部：費用預算與報銷互通，對接預算，合理消費 OA使用場景：傳統財務預算經常會和費用使用之間存在時滯性問題，提交報銷后才發現預算不足，導致費用管控出現沖突。 智能報銷平臺：在智能報銷平臺，費用預算可以對消費申請進行實時制約：事前根據科目、部門等靈活配置費用預算、費用標準和自定義補貼等。事中可對照出差類型、費用標準，查看預算剩余，并占用預算額度，保證每筆費用合規，避免超額，為后續報銷提供便利。 2 外部：報銷與消費平臺互聯，發票自動導入識別 OA使用場景：傳統報銷場景中，需要收集各種發票，粘貼發票占用大量時間。 智能報銷平臺：許多員工抱怨出差要時刻謹記開發票、記費用，好不容易完成工作還得專門收集整理各種發票，開始漫漫報銷路，而智能報銷平臺的一鍵導入功能絕對是一個省心省力的報銷利器。平臺與出行、酒店、餐飲等第三方平臺對接，差旅消費直接導入，生成報銷單據，節省90%的時間成本。
3 智能識票，自動成單，避免出錯重填 OA使用場景：粘貼發票、填寫報銷單、出錯打回重填、再重新審批，相信不少走過OA報銷流程的用戶都有過這樣的精力。 智能報銷平臺：據統計，大多數財務反映再老練的員工都會出現報銷流程出錯的情況。這是一件同時折磨員工、財務、審批人的難題。智能報銷平臺一大亮點就在于智能：發票群拍支持多張發票同時拍照錄入，自動提取發票信息，生成報銷單。一拍即可，省去手工填寫報銷單的80%時間。在報銷過程中流程出錯或超額將提示員工修改，保證報銷流程全程無誤，無需被打回重填。
智能自動的財務審批 告別重復低效工作 在這個階段，智能報銷平臺基本為自動化審核，采用人工智能技術，進行業務真實性、發票合規性檢驗，并自動對照費用政策。以前最繁瑣的審核環節，現在變得“一鍵化”。更重要的是對接銀行、ERP系統，直接支付，自動生成會計憑證，真正實現審核、支付、做賬一體化。 1 智能自動審核，節省人力資源 OA：人工審核發票合規性，對比業務類型和費用政策，耗費大量時間。 智能報銷平臺：以前審核10分鐘，現在只需1秒鐘。審核的”一鍵化“體現在系統會智能自動地審核發票連號、重復報銷、抬頭稅號等一系列常用財務審核點，對比事先設置的費用政策，超額預警等不可通過的理由直接體現在審核結果中。 2 標準化集成ERP平臺，維護更換成本低 OA：盡管目前很多OA系統都可以做到憑證對接，但是相較于SaaS軟件，傳統軟件系統面對用戶個性化的對接需求，往往存在響應不及時，開發與對接成本相對較高等問題。 智能報銷平臺：除了自動集成SAP、Oracle、金蝶、用友等主流ERP平臺標準化憑證之外，當用戶有更換或新增對接需求時，專業的智能報銷平臺可以快速響應用戶需求，維護與更換成本也更低。 3 支持多種網銀格式，對接成本低 OA：以往需要制單支付，耗費人力。若對接網銀系統，則需個性化開發，對接成本很高。 智能報銷平臺：每刻報銷對接不同網銀系統，支持批量標記支付報銷單，導出多種網銀格式進行支付（中、工、農、建、招行等），對接更快速，維護成本和更換成本更低。 4 信用管理加持費用管控 OA：沒有涉及到信用管理系統。 智能報銷平臺：在當今社會，沒有信用，寸步難行，企業費用管控中引入信用管理將大幅度提升費控的專業性。智能報銷平臺中加入信用記錄規則，依據員工報銷的合規性，生成員工個人信用，在財務工作中可進行信用抽檢，提高報銷的正規性，讓多維度費用管控更上一層樓。
事前事中事后實時管理 移動可視化報表告別滯后 智能報銷平臺的全流程、同步化報銷業務讓費用管控省力不少。事前預算配置，事中隨時間和城市進行智能差標管理，超額預警管理，預算怎么花更清晰，更直觀，這已經做到OA系統不能達到的智能和同步。 而事后實時的預算報表更是避免了費用分析與預算管理的時滯性問題。在智能報銷平臺根據費用類型、部門、員工等多維度自動生成報表，老板可以隨時隨地分析預算使用。自定義報表、自定義臺賬適配不同行業、不同場景的的個性化需求。
可以看到，使用報銷平臺和OA系統最大的區別是“互聯”、“智能”、“協同”，是OA系統不能提供的超級生態體系，首先，將費用管理和使用的上下游全部打通，協同的生態讓員工、財務、管理者在一個系統中體驗多個系統融合的便利，其次，全面的數據呈現讓費用管理實時、智能、高效。 之前，數字化是企業發展的墊腳石，而如今，智能化、數字化已是大企業必須的生存條件，隨著數字貨幣、電子發票等一系列改革措施落地，智能的費控體系將是勢不可擋發展趨勢。 本文由“壹伴編輯器
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