如何運用PDCA循環改進醫院差旅費報銷工作

      一、計劃階段（Plan）

      1、分析現狀、找出問題

      隨著醫院的發展，院領導、各機關職能部門負責人及醫護專業人才外出交流學習、參觀調研等活動也日益增多，與其相關的差旅費報銷工作也逐步增加。2018年差旅費報銷情況統計調查結果顯示；全院累計報銷差旅費306筆，正確報銷292筆，差旅費報銷正確率為96%。

      2、原因分析

      根據日常工作，總結了差旅費報銷產生錯誤的原因（見圖1）。在羅列出以上原因后，基于100張收回的原因調查表格做出柏拉圖（見圖2），找到了造成差旅費報銷產生錯誤的幾點主要原因：

      2.1 人員出差頻繁。隨著醫院發展，各科室的出差頻次日益增加，但大部分出差人員并沒有對差旅費報銷制度進行過深入的了解或學習，對差旅費報銷制度理解不夠具體透徹，從而導致填報的差旅費報銷單據退回率較高，例如住宿費報銷金額超過所在城市的住宿費標準，擅自增加差旅補貼天數，報銷打車費等不符合制度規定的費用等。

      2.2 相關科室對于差旅費報銷的具體要求傳達不到位。部分科室對于差旅費報銷的相關要求只傳達到科室層面，并沒有將有效信息傳遞給職工個人，導致出差人員差旅費報銷的規范性不夠。對于同一個問題，例如不同地區的住宿費報銷標準是多少，經常會被不同的出差人員反復提問，這也造成了財務報銷人員的重復勞動。

      2.3 差旅費報銷制度有待完善：根據2013年財政部印發的《中央和國家機關差旅費管理辦法》以及地方政府行政機關和事業單位差旅費管理辦法等制度文件，結合我院自身實際情況，我院制定了差旅費管理辦法，規范了差旅費報銷流程和標準。但相關制度不夠細化，特殊事項的處理還需進一步明確。

      2.4 報銷工作不夠嚴謹細致。部分報銷人員的出差時間長或地域跨度廣，例如出國參會，出省參加中長期培訓等，住宿天數及住宿費標準等算錯的可能性提高，需要財務人員在審核報銷單時認真細致，準確審核及計算可報銷的差旅費金額。

      3、制定措施

      3.1 健全、完善差旅費報銷各項規章制度等，細化工作流程。差旅費報銷制度既要保障差旅費支出的合法合規同時也要便于執行。明確差旅事項事前報批、事后報銷的流程；明確開支范圍、支出標準及單據種類；明確審核審批權限；明確事后的監督檢查和責任。細化差旅費報銷制度，對非常見事項的處理做出明確規定。

      3.2 在相關臨床科室設立專門的科室秘書，負責差旅費報銷的相關填單及送審工作。財務科根據需要，不定期地對負責科室報銷工作的人員開展對差旅費報銷管理制度的學習以及相關財務知識的培訓，希望借此能夠加強差旅費報銷人員對于差旅費報銷制度的理解；

      3.3 將差旅費報銷的部分工作歸口到各個相關部門。例如從科研經費報銷的差旅費需要在行前報送科研科進行審核和登記；規培生、在院研究生等人員的差旅費報銷交由教育科進行統一報審工作；對于后勤、機關職能等科室，則交由院辦、黨辦及相應科室的有關人員進行統一的填報送審工作。財務人員要加強對于差旅費報銷相關制度的學習，準確熟練掌握差旅費管理辦法。對于差旅費報銷的相關政策文件要保持關注并及時知曉，對于適用的可行的方式方法，在獲得領導批準后，應及時有效地運用于單位實際報銷工作中。

      4、設立目標

      完善差旅費管理制度，提升差旅費管理水平，提高差旅費報銷的效率及準確率。

      二、執行階段（Do）

      1、建章立制

      醫院立足本院實際情況，同時依據相關政策文件，例如：N市財政局《關于印發<N市市級機關差旅費管理辦法>的通知》及《關于調整市級機關差旅費住宿費標準等有關問題的通知》、《關于印發<N市市級機關差旅費管理辦法>補充規定（暫行）的通知》等，制定并完善差旅費報銷管理制度及實施細則。

      2、設立專人

      針對本院科室較多，分科較細，出差人員較多的實際情況，在科室內設立專門的科室秘書負責差旅費報銷的相關工作，責任到人，集中管理，便于提高差旅費報銷的管理及效率。

      3、加強培訓

      針對部分科室及個人對差旅費報銷政策理解不深刻不透徹的相關情況，為加深醫院職工對于差旅費報銷政策的理解，財務報銷人員對制度進行細化歸納和詳細解讀，并將科室相關報銷人員集中起來組織培訓，同時在日常工作中利用線上交流或線下溝通的方式隨時答疑。

      4、嚴格管理

      向出差人員強調差旅費報銷管理的制度性及規范性：出差人員應按照出差事項嚴格控制出差時間，按時報到，按時離會，出差時間及地點范圍之外發生的費用一律不予報銷。同時，報銷人員應認真填寫差旅費報銷審批單，明確注明出差時間、出差地點、出差人數等相關信息，以便財務人員審核校對。

      三、檢查階段（Check）

      對2019年差旅費報銷情況進行統計，結果顯示：2019年差旅費報銷共計368筆，正確報銷365筆，差旅費報銷正確率為99%。醫院加強了對本院差旅費管理辦法的宣傳力度，通過醫院企業微信號等公共平臺向各個科室負責報銷的人員發送關于差旅費報銷的規定等信息。財務科不定期地對差旅費報銷相關事項進行業務培訓，敦促單位職工尤其是各部門負責差旅費報銷的專員對單位制定的差旅費管理制度加強學習，盡快熟悉差旅費報銷流程，掌握差旅費報銷規定，加強差旅費報銷觀念。

      財務工作人員加強了差旅費報銷制度的學習，工作態度更加端正，工作積極性提高，財務報銷把關更加嚴格，醫院資金風險控制得當。差旅費報銷的效率有所提高。

      四、處理階段（Action）

      1、總結分析

      醫院財務科結合醫院差旅費報銷相關數據，根據單位實際情況，分析導致差旅費報銷產生錯誤的原因，總結報銷過程中發現的問題，對于差旅費報銷人員和財務報銷工作人員分別提出適當建議并落實執行，完善差旅費制度建設，加強差旅費制度執行力度，促進醫院差旅費報銷正確率提高。

      2、改進完善

      對差旅費報銷情況及各科室對于報銷制度執行情況及時總結分析，并歸納整理切實可行的相應措施。對于沒有解決的問題，在下一個PDCA循環中去解決。周而復始，螺旋上升，不斷前進，不斷完善，促進單位差旅費報銷管理工作質量持續不斷提高。

      五、討論

      在全面從嚴治黨的大環境下，作為公立醫院經費開支中的重要組成部分，差旅費的報銷管理工作也是嚴格落實中央八項規定精神的重要關口。根據PDCA循環的工作程序，找出存在的問題，針對主要問題，制定具體措施逐步完善醫院差旅費報銷管理制度，促進了員工對差旅費報銷制度的理解和支持，加強了差旅費相關報銷工作的管理，提高了財務人員差旅費報銷的工作效率。PDCA循環法對促進醫院差旅費報銷管理制度和管理水平的不斷完善和提高具有良好的現實意義，是提高醫院差旅費報銷正確率及工作效率的科學有效的管理方法。