【原】關于有效使用進銷存軟件的建議

老板您好！

來后通過接觸業務發現有兩方面需要改進，改進后不僅能大大減少財務和倉庫雙方的工作量，還能很大程度提高軟件進銷存業務的登記質量。

一是現在進貨多數廠家未給提供發貨清單，財務只能依據倉庫寫的入庫單（無法參照廠家發貨清單）增記庫存，往往習慣叫的名子給實際名子不一樣，倉庫寫的入庫單既使再細心在貨名上往往給實際不太一致、規格型號往往有省略，即使不省略，自己寫的規格型號也跟不上打印的發貨清單（多少克*多少袋*多少盒/每件）那樣清楚正規，這樣給增記軟件庫存帶來不少難度，多耗費很多精力，還會造成登入軟件貨名不規范和因對規格型號理解不準確導致金額計算錯誤。

同時廠家提供的發貨清單也是倉庫作為驗收貨物的主要依據。

建議以后進貨必須讓廠家給提供發貨清單，廠家提供發貨清單并不費事，這又不是讓他們開稅票，因他們在發貨前已編制好發貨清單，只要在發貨時將發貨清單裝信封里讓物流隨貨帶來就可以了，如帶丟了就聯系廠家再要，主要是應該堅決給廠家要求提供發貨清單，以前財務經理也經常給廠家們要，可廠家不太當事很少給，以后進貨時應將要發貨清單做為重要事項給廠家強調再強調，因咱們財務記帳很需要有貨名規范內容齊全的發貨清單。

再是，以前正規企業采用手工記帳時，凡是進銷存數據財務和業務、倉庫各記各的，三家帳相互制約，并且每月核對一次，數據不對時共同查找原因；這些年財務普遍使用軟件記帳后別管國營還是民營單位軟件記帳，倉庫軟件和財務軟件都是一體的，兩邊數據相聯系，有一方記載后兩套帳同增同減余額一致，比如購進時財務登入了倉庫數據也自然有，倉庫只依據入庫單核對看登入的是否一致就行，無需再登一遍；同樣出庫貨物倉庫在軟件上記減少了財務帳軟件也同時減少，財務無需再登記一次，財務只依據出庫單核對看是否減的正確就行。

不過依據財務紀律規定管物的不能管帳這一制約原則，即使允許倉庫登記正常入庫、出庫業務，也在財務軟件預先設置好，禁止倉庫調整庫存數據，以防止倉庫對軟件進行非正常業務操作。各企業實行的不一樣，也有的企業所有庫存增減業務都由財務操作，倉庫只能查看庫存數據，不能對庫存數據進行任何增減操作。

經了解咱們倉庫用的是其他牌軟件，同財務軟件沒連接，別管入庫和出庫財務和倉庫各登各的帳。假設倉庫和財務軟件能夠連接，可設置成倉庫只查看庫存情況禁止對軟件進行任何增減操作，入庫、出庫只財務一家登帳就行，倉庫可進行逐張核對，看登的是否對，但如這樣連接軟件還需向廠家支付兩千多元購買客戶端，既然倉庫已經有軟件了就按原來模式走吧，入庫出庫還是各登記個的，這樣也行，能使財務、倉庫兩套帳形成對比和起到相互制約作用。

另外，需要給倉庫添置一臺針孔式打印機，出庫單、入庫單都改用針孔式打印機打印，打印時能同開稅票一樣直接從軟件系統中提取需要的貨物名稱及規格型號，這樣打印的入庫單、出庫單，貨物名稱規范、規格型號齊全準確，給軟件中設置完全一致。

投資一臺針孔式打印機（可試著買二手的，聽說近年行政單位經費富裕，往往挺新的辦公設備就淘汰換新的，淘汰的二手設備價格便宜不少也挺好用）平時再用些打印紙，花費不算多，能使辦公提高一大檔次，很大程度方便記帳，避免因品名叫法不一樣誤記、減少因規格型號理解不準確形成金額算錯，也給會計及倉庫人員減少很多很大工作量。

建議僅供領導參考。

2021.4.23