優(yōu)秀董助成長進階必知的三個方法論

董助的崗位職責，本身就是對一個人綜合素養(yǎng)的一種規(guī)范和要求。在成為董助的那一刻，就已經(jīng)被賦予了對外在形象、言行舉止、學歷專業(yè)、學識眼界、情商逆商、溝通協(xié)調(diào)、筆頭與口頭表達等多方位的能力門檻。

而如何從初階入門董助，進階成長為優(yōu)秀的董助，經(jīng)過在和君董助特訓營一學期的學習，結(jié)合我個人的工作經(jīng)驗和體會，我認為是要實現(xiàn)從“常識、實踐、應(yīng)對”到“理論化、專業(yè)化、轉(zhuǎn)危為機”的轉(zhuǎn)變。

在董助的日常工作中，有許多事情對于其他員工來說是“知識”，但在董助的世界里，屬于“常識”，例如與高層之間的日常溝通話術(shù)與技巧，來訪接待的基本流程與禮儀，日程安排與會議準備的合理性與靈活性等等。大部分董助本身已經(jīng)具備常識，但在進階為優(yōu)秀董助的必經(jīng)之路，就是將其理論化，或者說要用理論化、系統(tǒng)化的角度去處理歸納“常識”，實現(xiàn)理論和常識互相補充，深化升華。

1） 公文寫作：一個優(yōu)秀的董助，一定要有“好筆頭”。優(yōu)秀的“寫手”，其邏輯能力、表達能力、分析能力一定不在話下。

董助的日常“寫”，小到撰寫會議通知，進展概況、工作日志，大到擬定發(fā)言稿、紅頭文件、公司年終匯報，還有日常對各項內(nèi)部文件復核及對外報送文件的審定。這些“日常”，都需要在沒有規(guī)范的時候，樹立規(guī)范和標準，沒有模板就制定模板，從而進一步推動全公司的文件書寫規(guī)范。

寫得標準規(guī)范的基礎(chǔ)上，優(yōu)秀的董助應(yīng)該要寫出“好文章”，做到“結(jié)構(gòu)先行、以上統(tǒng)下、歸類分組、邏輯遞進”，同時通過“WHCB法則”( Wake-up Histrionic Connection Benefit)來擬定標題、通過“SCQA法則“（ Situation Complicaiton Qusetion Answer ）來寫序言、通過“KISS法則”（Keep it short and simple）來改作文。

在展現(xiàn)觀點和組織行文的時候，還需要注意按一定標準分類，執(zhí)行“MECC原則”：各部分之間相互獨立、所有部分完全窮盡。從而實現(xiàn)成果羅列邏輯清晰，歸類明確，全面而不重復。而針對不同的行文類別、發(fā)文機構(gòu)、報送單位、閱讀人群及機密程度，都需要及時進行調(diào)整，及對照不同的標準去撰寫。

寫作是一個輸入和輸出同步進化的過程，日常工作和生活中，多積累素材和詞匯，多看多學優(yōu)秀的文章，定期定量高質(zhì)的“輸入”才可以實現(xiàn)更優(yōu)的“輸出”。

2）行政能力：優(yōu)秀的董助，往往會在許多不起眼的細節(jié)和行動中體現(xiàn)其專業(yè)素養(yǎng)和個人魅力，優(yōu)秀的行政秘書不一定能成為優(yōu)秀的董助，但優(yōu)秀的董助一定包含著高級的行政秘書所具備的技能，其中主要體現(xiàn)在日程安排、公關(guān)禮儀、會議組織三個方面。

日程安排看似簡單，其實內(nèi)在的竅門是需要經(jīng)驗積累加上與直屬上級之間的默契形成的，默契和理解因人而異，也需要時間培養(yǎng)。尤其是其中的“四象限”時間管理工具，值得參考借用，就是用“緊急”和“重要”去劃分安排事項，同時注意及時溝通進展，巧用各項日程安排軟件與工具，皆可提升效率。

公關(guān)禮儀是董助的必修課之一，日常的“常識”教會我們基本的上下級關(guān)系、尊卑關(guān)系、內(nèi)外關(guān)系、男女有別等等，但關(guān)于會議室座次安排、飯桌酒桌禮儀、上下電梯禮儀、著裝顏色花樣禮儀、坐車禮儀等等都需要依照學習專業(yè)標準的“國際慣例”，根據(jù)“55387“定律，決定一個人的第一印象中55%體現(xiàn)在外表、穿著、打扮，38%的肢體、語言、語氣，而談話內(nèi)容只占到7%。優(yōu)秀的董助在公關(guān)禮儀上的表現(xiàn)，每個細節(jié)都可能為個人形象加分，而董助的個人形象和魅力，則將在不同程度上影響企業(yè)形象。

會議組織的常識，人人都懂，會前準備的事無巨細需要覆蓋到是否測試硬件設(shè)備，是否提前檢查會議材料，是否布置好會議現(xiàn)場；會中協(xié)調(diào)包括突發(fā)事項的靈活處理，后備方案的啟動，場面尷尬的應(yīng)對方法，現(xiàn)場對所有參會人員的觀察；會后做好會議紀要及事項跟蹤，全流程的落地執(zhí)行及常年不間斷的持續(xù)做到位，則是優(yōu)秀董助的標配。

3） “董助意識”：董助的崗位職責特殊性，直接決定了董助需要具備的工作意識明顯有別于其他崗位。

首先是一種超前意識，超前包括了主動積極的態(tài)度、拔高一個層次看問題的思考方式、跨部門跨崗位的視角，還有一種走一步看十步的遠見和意識。

其次是向上管理意識，包括掌握領(lǐng)導的期望預期，預判領(lǐng)導的決策和提問、做好所有事情時刻被提問的準備、靈活做到“求同存異、閉環(huán)思維”等等。

最后是持續(xù)學習意識，董助的能力在實踐中不斷地提升，除了經(jīng)驗積累本身，也需要專業(yè)能力的提升，學習的方向包括公司的核心業(yè)務(wù)運作、各部門核心崗位的職責與主要工作、管理方向的各項工具與理論知識的提升、資本運作和商業(yè)分析的能力提升，唯有實踐與學習雙線提升，互相補充，才能實現(xiàn)量化積累和質(zhì)的飛躍。

董助日常工作的每一環(huán)，都是在實踐，包括事無巨細完成每一項上級交辦的任務(wù)，跟蹤督辦每一個下達各部門各崗位的任務(wù)，跟進每一個會議從籌備到落地的全過程，這些都是實踐。但低頭做事，勤勤勉勉只是基礎(chǔ)，完成任務(wù)不單單是為了完成而完成，如何從偏行政角色的基本套路，進階為更多的管理角色，我認為要走“專業(yè)化”道路，也就是加強自己在企業(yè)管理及所在行業(yè)的專業(yè)知識儲備。

1）項目管理：一切皆項目，緊隨“六步法”：計算投入、制定目標、明確分工、分解項目、賦能團隊、復盤再復盤。項目管理過程中，經(jīng)常容易忽略可視化的作用，將項目的關(guān)鍵 節(jié)點以及分工職責及項目時間表進行書面化 可視化，對項目整體達成效果及團隊工作效率都有一定的幫助。在分解項目，細化顆粒度時，要注意“SMART”原則：Specific、measurable、attainable、relevant、timed。PDCA（Plan Do Check Action）也是項目管理的“萬金油“。

2） 組織協(xié)調(diào)與公共關(guān)系：組織協(xié)調(diào)是一個大命題，更多的是需要憑借在一個企業(yè)里的經(jīng)驗沉淀，同時在進階過程中，需要培養(yǎng)的是“領(lǐng)導力”。借用“領(lǐng)導力法則”，在日常工作中逐漸培養(yǎng)自己的意識，有助于工作開展中提高組織內(nèi)部的效率。

公共關(guān)系也是一種外部組織能力，董助作為一家公司高層管理人員的助手，某種程度上代表著一家企業(yè)的外部形象，公關(guān)不僅是耍嘴皮子，如何有技巧地專業(yè)地培養(yǎng)自己的公關(guān)意識，尤其是危機公關(guān)的應(yīng)對中需要遵循“5S原則”：shoulder the matter、sincerity、speed、system、standard，而最高級的公關(guān)，應(yīng)該是防患于未然，將危機事件杜絕在危機發(fā)生之前，做到“不惹事也不怕事”。

3）法律風險及高管法律紅線 ：董助不是律師，專業(yè)的法律風險提示需要由法務(wù)同事把關(guān)，但作為董助，也同樣需要具備基本的法律風險意識，同時也要關(guān)注高管容易觸犯的法律紅線，做到及時提醒和及時預警，同時關(guān)于所在企業(yè)的相關(guān)法律，也需要從日常的簡單跟進中，加強法律專業(yè)知識的學習，尤其重點了解所在行業(yè)的政策法規(guī)，從而助力保障企業(yè)的合法合規(guī)經(jīng)營。在了解法律法規(guī)的專業(yè)知識過程中，也有可能是一個發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)機會的過程，例如政策導向、法律規(guī)定導致的行業(yè)門檻等等。除了學習專業(yè)知識，多了解同行業(yè)中其他公司的案例及新聞，也是專業(yè)的一種體現(xiàn)。

4） 經(jīng)營分析：對于董助來說，經(jīng)營分析是一種舉重若輕，又每分鐘都在實踐的事情。做一個月度經(jīng)營報告是經(jīng)營分析，整理一份周度項目管理表是經(jīng)營分析，向股東或者投資者進行階段性匯報也是經(jīng)營分析。提高專業(yè)分析能力，可以借鑒課程中提及的商業(yè)分析“九因素”模型，從而搭建更健全更系統(tǒng)的經(jīng)營分析模型：行業(yè)認知（市場環(huán)境等）、成長階段（發(fā)展?jié)摿εc成長特征）、戰(zhàn)略選擇（需求痛點趨勢）、商業(yè)模式（業(yè)務(wù)盈利壁壘）、核心團隊（風格背景）、管理細節(jié)（架構(gòu)制度規(guī)范）、股東背景（股權(quán)治理）、資本動作（投資經(jīng)驗規(guī)模能力）和財務(wù)分析。

5）資本運作：對于每一家企業(yè)，資本運作的階段和需求都不同，但共同點是作為董助，可以參考KVSC四項必修課（knowledge、vision、skill、connection）。在了解企業(yè)的當前和未來的發(fā)展趨勢與需求的基礎(chǔ)上，我們再通過學習了解上市和非上市、企業(yè)不同發(fā)展期、不同的融資形式、上市需要具備的發(fā)行條件等去進行分析和考慮。

6） 戰(zhàn)略管理：戰(zhàn)略管理從過去的基本概念和實踐來說，就是做計劃。但戰(zhàn)略的區(qū)別在于實現(xiàn)了橫向和縱向的同時加深，戰(zhàn)略制定和分解的工具模型有很多，但“五看三定”戰(zhàn)略管理方法，可以作為一個總體框架：包括“看行業(yè)、看市場、看競爭、看自己和看機會”，最終輸出機會點后，再去開展戰(zhàn)略制定和解碼，包括“定控制點、定目標、定策略”。

人才是戰(zhàn)略的依靠，提升員工戰(zhàn)略執(zhí)行力可遵循5B模型（build buy bounce bind borrow）。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展趨勢和生長周期，結(jié)合企業(yè)的實際情況去做戰(zhàn)略管理，才是最有針對性和最有價值的，不能落地的戰(zhàn)略不是好戰(zhàn)略。 

結(jié)合前文，其實公共關(guān)系、企業(yè)分析、資本運作、戰(zhàn)略制定都屬于為企業(yè)帶來”轉(zhuǎn)危為機“的必經(jīng)之路。在董助的日常工作中，應(yīng)對各種事項就是日常，多線處理、面面俱到、八面玲瓏都是日常，但如果能為企業(yè)帶來從”應(yīng)對問題“到”轉(zhuǎn)危為機“的突破，那將是一個董助的高光時刻和能力價值的極大體現(xiàn)。

如何實現(xiàn)這個命題，也是我思考和努力的方向，我認為可以從以下四個角度進行進階：

1）挖掘潛能：在實踐和應(yīng)對的過程中，挖掘自己最擅長又最感興趣的點，尋找最適合自己主攻的方向；

2）行業(yè)深耕：公司所在的行業(yè)就是最需要研究的行業(yè)，對行業(yè)的認知、同行的了解、行業(yè)背景知識、調(diào)研報告等等，都應(yīng)該是我們重要的知識源泉；

3）與直屬上級的相互成就：俗話說每個成功的男人背后都有一個成功的女人，這句話活用在董助的崗位上也很恰當，完成每一個上級交辦任務(wù)，做好幕后功臣，從每一個任務(wù)中得到鍛煉和提升，不斷地從直屬上級身上學習，同時與直屬上級相互成就，并肩作戰(zhàn)；

4）做好職業(yè)規(guī)劃：董助進階之路既有持續(xù)初中高的升級，也有向其他崗位的轉(zhuǎn)型機會，找到合適自己的方向，就要在做好本職工作的同時，朝著具體的方向持續(xù)努力，持續(xù)學習，最終由自己開創(chuàng)自己的機會。

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作者是和君董事長助理特訓營六期學員，學員站在學習課程后的視角，分享職業(yè)體會。