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在項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于項(xiàng)目實(shí)施的復(fù)雜性，多方人員參加以及時(shí)間跨度長等因素，所以有關(guān)需求、建議、解決方案和會(huì)議、問題記錄等都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便查閱和引用。這些文檔伴隨著項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段逐漸充實(shí)、完善；與此同時(shí)，它們亦記載跟蹤了整個(gè)實(shí)施的過程和成果。因此，在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達(dá)到預(yù)期的目的。
1.1文檔模板的管理
面對(duì)項(xiàng)目中需要建立的各類紛繁復(fù)雜的文檔，如果各式各樣，每個(gè)人一個(gè)風(fēng)格，不論從美觀性和可讀性上都會(huì)有影響，所以在文檔管理中的過程中應(yīng)建立一套文檔的模板。
在建立文檔模板時(shí)，需要對(duì)一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。
在建立文檔時(shí)，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個(gè)清晰的定義，使用者可以清楚地知道實(shí)際使用時(shí)要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個(gè)相對(duì)容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統(tǒng)方式進(jìn)行模板管理，最好能夠在首頁進(jìn)行一個(gè)鏈接，讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時(shí)，需要含有一個(gè)共同類，或者叫做公用類，因?yàn)樵趯?shí)際的使用過程中總是會(huì)有一些新的類別出現(xiàn)，也會(huì)有一些無法進(jìn)行分類的文檔，這個(gè)時(shí)候就可以通過共同類進(jìn)行管理
1.2文檔目錄的管理
為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進(jìn)行文檔管理時(shí)建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。
在進(jìn)行文檔管理前，需要對(duì)不同的文檔建立一個(gè)分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對(duì)不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內(nèi)容的安排以及權(quán)限的控制，因?yàn)槲募A管理的特殊性，需要注意其權(quán)限管理的簡潔化；如果是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個(gè)好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進(jìn)行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。
2 項(xiàng)目技術(shù)文檔范圍
2.1項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等立項(xiàng)依據(jù)性文件；施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、中間交接、竣工驗(yàn)收 、試運(yùn)行等。
2.2基礎(chǔ)檢測(cè)報(bào)告、發(fā)電機(jī)轉(zhuǎn)子探傷報(bào)告、制造廠（運(yùn)行廠）調(diào)研報(bào)告。
2.3設(shè)備招標(biāo)、設(shè)計(jì)招標(biāo)、施工招標(biāo)、工程監(jiān)理招標(biāo)文件。
2.4施工圖設(shè)計(jì)文件、圖紙審核會(huì)簽資料。
2.5工程概算書、施工預(yù)算表、工程竣工決算、固定資產(chǎn)工組織設(shè)計(jì)、施工前技術(shù)交底、施工計(jì)劃、施工方案、施工工藝措施。
2.8設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、通知單。
2.9原材料檢驗(yàn)報(bào)告、原材料出廠技術(shù)文件、產(chǎn)品合格證。
2.10設(shè)備安裝記錄。
3 項(xiàng)目技術(shù)文檔的要求：
3.1項(xiàng)目技術(shù)文檔必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明。
3.2竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證。
3.3凡按圖施工，在施工過程中沒有變動(dòng)的工程，由施工單位在原施工圖上加蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖。
3.4凡有一般性圖紙變更的符合設(shè)計(jì)或規(guī)范要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。
3.5施工中有一般性設(shè)計(jì)變更時(shí)，能在原施工圖上修改的，由施工單位在原施工圖上注明修改部分與修改依據(jù)和說明，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。
3.6凡有結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變、項(xiàng)目改變等重大變更及圖幅變更面積超過10%，應(yīng)重新繪制竣工圖。
3.7所有設(shè)計(jì)變更文件中的變更內(nèi)容，必須不遺漏地在竣工圖中全面反映，即每項(xiàng)變更內(nèi)容，不但要在文件所指的竣工圖上反映,而且要在所有涉及到的相關(guān)聯(lián)的每張竣工圖上反映。
3.8實(shí)施過程中的圖片、照片、錄象等材料，以及項(xiàng)目實(shí)施過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說明。同時(shí)，要詳細(xì)地填寫檔案資料登記表。
4 各方的通用職責(zé)
4.1工程各參建單位填寫的工程檔案應(yīng)以工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、施工及驗(yàn)收規(guī)范等為依據(jù)。
4.2工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真書寫，字跡清楚，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無未了事項(xiàng)。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。
4.3工程檔案進(jìn)行分級(jí)管理，各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案的全過程組織工作，工程檔案的收集、整理和審核工作由各單位檔案管理員負(fù)責(zé)。
4.4對(duì)工程檔案進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰。
5 建設(shè)單位職責(zé)
5.1應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基建文件的管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)基建文件的收集、整理和歸檔工作。
5.2在與勘察、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位簽訂勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工合同時(shí)，應(yīng)對(duì)監(jiān)理文件、施工文件和工程檔案的編制責(zé)任、編制套數(shù)和移交期限做出明確規(guī)定。
5.3必須向參建的勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全。
5.4負(fù)責(zé)在工程建設(shè)過程中對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查并簽署意見。的繪制工作，可委托總承包單位或監(jiān)理單位或設(shè)計(jì)單位具體執(zhí)行。
5.6編制基建文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整基建文件歸入地方城建檔案部門及移交產(chǎn)權(quán)單位，保存期應(yīng)與工程合理使用年限相同。
5.7應(yīng)嚴(yán)格按照國家和地方有關(guān)城建檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的資料，建立、健全工程檔案，并在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，按規(guī)定及時(shí)向地方城建檔案部門移交工程檔案。
6 工程監(jiān)理單位職責(zé)
6.1應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)理資料的管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集、整理和歸檔工作。
6.2監(jiān)督檢查工程文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件進(jìn)行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
6.3接收建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織編制工作。
6.4在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師組織對(duì)監(jiān)理檔案進(jìn)行整理、裝訂與歸檔。監(jiān)理檔案在歸檔前必須由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師審核。
6.5編制的監(jiān)理文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整監(jiān)理文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理檔案的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。
7 工程施工單位職責(zé)
7.1應(yīng)加強(qiáng)施工文件的管理工作，實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全施工文件管理工作。建設(shè)項(xiàng)目的施工文件應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)收集和整理。
7.2總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理各分包單位編制的全部施工文件，分承包單位應(yīng)各自負(fù)責(zé)對(duì)分承包范圍內(nèi)的施工文件進(jìn)行收集和整理，各承包單位應(yīng)對(duì)其施工文件的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。
7.3接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織編制工作。
7.4按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢并移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。
7.5負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對(duì)施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。
8 結(jié)語
作為工程設(shè)計(jì)實(shí)施的技術(shù)依據(jù)，又要成為工程竣工后的歷史資料歸檔，還作為整個(gè)系統(tǒng)的未來維護(hù)、擴(kuò)展、故障處理工作的客觀依據(jù)。如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。本文就如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，使建設(shè)項(xiàng)目最終順利通過竣工驗(yàn)收，以及日后建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效利用提一點(diǎn)自己的看法，希望能對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理有所幫助。
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