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今天，推薦一篇把GTD寫得很透徹的文章，用果殼網(wǎng)的姬十三的話來說：某種意義上，時(shí)間管理是我們這坨來自石器時(shí)代的大腦為了應(yīng)付信息爆炸而想出來的辦法。是這個(gè)時(shí)代，我們?nèi)巳硕急仨殞W(xué)會(huì)的方法。 Getting Things Done 這本書2002年出版以來，“GTD” 已經(jīng)成了一個(gè)專有名詞，帶動(dòng)了一大批基于此書的時(shí)間管理書籍，文章和專門的博客。絕大多數(shù)人對時(shí)間管理的認(rèn)識還停留在傳統(tǒng)簡單的日程表 （Calendar）和任務(wù)表（To Do List）上，而此書作者 David Allen 號召大家隨時(shí)使用多個(gè)帶有各種標(biāo)簽的文件夾來科學(xué)管理自己的任務(wù)列表。從書里看，作者就是專門以培訓(xùn)企業(yè)高級管理人員為生的，他手把手地教這些人怎么管理 的東西不是別的，是時(shí)間。 我最近一段時(shí)間集中學(xué)習(xí)演練了 GTD 的方法，效果很不錯(cuò)。 此書出版的時(shí)候 PDA 已經(jīng)被廣泛使用，但作者認(rèn)為真正可靠和有用的是個(gè)人定制的一大堆紙質(zhì)實(shí)體文件夾，可能因?yàn)槟菚r(shí)候還沒有什么“復(fù)雜的”時(shí)間管理軟件工具。而現(xiàn)在（截至2009年三月），專門基于此書方法的時(shí)間管理軟件竟然達(dá)到了110種！ GTD 不是什么“要珍惜時(shí)間”之類的格言或人生感悟，而是一套特別具體的方法。我想一般人如果工作不是很忙，任務(wù)不是很多，那么只要記住格言就可以了，越忙的 人，才越需要 GTD。我在讀此書之前也曾經(jīng)看到網(wǎng)上一些文章，甚至是一些專門的博客教別人怎樣 GTD，但讀過此書之后，我認(rèn)為絕大多數(shù)文章沒有指出其“精髓”所在。 GTD 其實(shí)就是兩點(diǎn)。 第二，把任何任務(wù)和項(xiàng)目具體成 actions。樹立“next actions” 的觀念。不管是什么任務(wù)項(xiàng)目，我們要問的問題是下一個(gè)動(dòng)作是什么？只有這樣才能把計(jì)劃具體化，才能讓我們隨時(shí)把握該做什么。這樣一來，在一個(gè)給定時(shí)間具體采取一個(gè)給定行動(dòng)（action）的時(shí)候，我們才能做出最好的選擇，而且對自己的行動(dòng)選擇有信心。 如果能做到這兩點(diǎn)，我們就可以達(dá)到武術(shù)中的“Ready State”，“心靜如水”(mind like water) 的境界，把我們的大腦從紛擾的事件糾結(jié)中解放出來，在完全清醒的狀態(tài)下去全心全意做事件本身。就好像往水里投石子一樣，水的變化完全和石子的力度成比例， 既不會(huì)過度反應(yīng)也不會(huì)反應(yīng)不足，而這二者恰恰是我們做事時(shí)最常犯的錯(cuò)誤。 GTD 的具體做法其實(shí)就是三個(gè)動(dòng)作：Collect, Process, 和 Review. 所謂 Collect，就是在生活中隨時(shí)隨地?cái)y帶一個(gè)筆記本（我是用手機(jī)的便簽功能），有任何想法，任何可能要做的事情，一旦出現(xiàn)馬上記下來，這樣我們的大腦就可以放心地忘記這些東西了。用GTD 的術(shù)語說就是把所有有用的東西都放入 “In basket” 中去。 所謂 Process，就是把 “In basket” 中的東西快速處理，或者刪除，或者存檔留作日后參考資料，或者讓別人去做，或者自己做。自己做的這種情況最關(guān)鍵，具體說就是把想法變成 “actions”。可以是一個(gè)單獨(dú)的 action，也可以是一個(gè) project。所謂 project，GTD 的定義就是一系列 actions 的集合。 所謂 Review，就是你必須把所有這些行動(dòng)步驟（actions）系統(tǒng)整理，以便提醒自己，和定期（每周）審查。這種審查可以使我們獲得安全感。 有了這個(gè)系統(tǒng)，每當(dāng)你想要做事的時(shí)候，你只需要從一系列的 actions 列表中選擇一個(gè)去做。GTD 流程的根本目的在于使得我們在任何一個(gè)給定時(shí)間，能夠做出最好的選擇：現(xiàn)在要采取哪個(gè)行動(dòng)。這樣我們做任何選擇的時(shí)候都非常明白這個(gè)是現(xiàn)在最應(yīng)該做的事， 而不必?fù)?dān)心有什么重要的事情沒做。我們的心態(tài)就永遠(yuǎn)平靜。 為了幫助選擇 action 去做，GTD 要求給每個(gè) action 確定一個(gè) context，也就是說在哪里做，比如 @Office, @Home, @Computer，@Phone 等等。這樣GTD 系統(tǒng)包括一個(gè)日程表，上面全是必須在這一天完成的任務(wù)，比如跟人開會(huì)，和每個(gè) context 一張的幾張 actions 列表。另外 GTD 建議把所有要打的電話單獨(dú)列表，集中打電話。 選擇事做的時(shí)候，原則是先看日程表，再看 actions 表，首先考慮 context，再看有沒有這么多時(shí)間，再看有沒有這么多精力，最后再看任務(wù)的優(yōu)先級（must, should, 還是 could）. 所以這的確是一個(gè)非常簡單的系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)為什么有用呢？GTD 認(rèn)為人生最大的不安的來源不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒有做，你跟人說了你要做卻沒有做。GTD 就是要確保你所有該做的事情都做到。 所以 Collect 這一步，GTD 要求100%。把所有可能的事情都想到，目標(biāo)是清空大腦。如果達(dá)不到100%，GTD 的意義就發(fā)揮不出來了。我用了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間整理出來了5個(gè) projects 和幾十個(gè) actions。而那些 CEO 之類的人物第一次使用 GTD，一般需要兩個(gè)整天的時(shí)間，整理出來300到500個(gè)小時(shí)的任務(wù)量，其中包括30到100個(gè) projects。 另外介紹一本書， Zen To Done。這本2008年出版的書實(shí)際上就是 GTD，它強(qiáng)調(diào)的是怎么逐步養(yǎng)成 GTD的習(xí)慣，可以配合著讀讀。ZTD 另外特別強(qiáng)調(diào)的是兩點(diǎn)，第一點(diǎn)是從《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》里面學(xué)來的“重要事情優(yōu)先”原則，第二點(diǎn)是從禪宗里面學(xué)來的簡單原則。這本書沒什么技術(shù)，可以 作為 GTD 的一本“輔導(dǎo)書”。 對于像我這樣不用每天有五個(gè)會(huì)議要開的人來說，一個(gè) GTD 系統(tǒng)可能的確不是必不可少的東西，只要做到《用任務(wù)表取代時(shí)間表》 和《一腦不能兩用》 就足夠我們把事情做好了。但是如果你每天事情極多，一個(gè)科學(xué)完備的任務(wù)列表則是必須的。GTD 并不是什么特殊的發(fā)明，它的原則其實(shí)都是常識，它的方法也并非 David Allen 的獨(dú)創(chuàng)，其實(shí)這一套方法之所以有用，就是因?yàn)樗唵蚊髁恕?/p> 從結(jié)繩記事開始人類就已經(jīng)學(xué)會(huì)把大腦“外包”，GTD 只是這個(gè)做法的延續(xù)而已。在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)無處不在的今天，我們采納一套更科學(xué)更完備的把任務(wù)列表外包的系統(tǒng)，是理所當(dāng)然的事情！ |
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