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所謂 GTD，就是 Get things done的縮寫，美國著名時間管理大師戴維·艾倫總結出來的一套目前世界范圍內最全面、最系統、最廣泛使用的時間管理方法，其方法主要分為五個步驟： 第一步，收集，其目標就是清空大腦。回想一下，在工作中，你什么時候是最慌亂的時候？往往是你的大腦中塞滿了無數待辦事項的時候。如果你想要認真完成一項工作，可是卻有一個人在你耳邊，不斷提醒你，你明天還要向領導匯報，后天還要和客戶見面，周末是女朋友的生日，你要記得買花買禮物，快到月底了，你記得還信用卡和交房租…… 你想，這樣的話，你怎么可能心靜如水地工作呢，只能是心亂如麻了。而我們很多時候，就是這樣，那個煩人的聲音不是別人，正是我們的大腦，因為我們把太多的待辦事項，都塞在大腦里。所以，想要心靜如水，專注于當下，第一步，就是要清空我們的大腦。 但是那些事情也很重要啊，所以清空大腦，不是要把那些事情都忘掉，而是另外找到一個'倉庫'，把那些想法從大腦中搬出去。這個另外的倉庫，我們叫'收集箱'。 收集箱的形式有很多種，可以是電腦中的一個文件夾，也可以是你書桌的一個抽屜，還可以用印象筆記、滴答清單等軟件作為你的收集箱，當然，最簡單的，就是一個筆記本甚至一張白紙。但你應該盡可能地控制收集工具的數量，越少越好，夠用即可。 你要做的，就是把所有你想到的事情，全部寫到紙上。只注重數量，寧濫勿缺，把你所有的想法都記錄下來。有可能你冒出的第一個想法是'解決全球變暖'，下一個想法卻是'去超市買幾包方便面'，沒有關系，老老實實地記錄就可以。 當你把大腦中所有的角落都搜刮了一遍，所有的想法都已經記錄了下來，現在你會感覺大腦空空如也，無牽無掛，而你的紙上，怕是已經滿滿當當。這時，你就為下一步行動做好了準備。 第二步，處理，也叫理清階段，其目的就是清空收集箱。你的大腦已經平靜了，可是你的收集箱里卻塞滿了各種各樣要做的事情和奇奇怪怪的想法。它們不能永遠待在收集箱里。我們要做的，就是為收集箱里的每一件事，都分配一個合理的歸宿。 清空收集箱欄，你要遵循三個原則：第一，按照順序處理；第二，一次只想一件事；第三，永遠不要把事務放回收集箱。這樣做，避免了我們的拖延癥和畏難情緒，不會專門挑簡單容易的來處理。 那么，我們要如何處理收集箱中的內容呢？最關鍵的問題，是一直要問自己：下一步行動是什么？ 結果可以分為以下幾類： 1 不需要采取行動的事項： 一般來說，你會在收集箱中發現一些無法付諸行動的事情，一般可以分成三類： 垃圾：一些過時的信息和資料，我的建議是，不必糾結，果斷扔掉。我們處在信息過載的時代，盡量為自己減負，才是生存之道。 待醞釀的事務：比如你的同學邀請你參加婚禮，但是時間是兩個月后，你現在還無法確定能否出席。比如你想要去澳洲旅游，可是你不知道自己能不能跟老板請假。這些事情，目前還無法轉化為行動，你可以專門再找一張紙，把這些記錄下來，這張紙叫做'未來清單'。 參考資料：建議使用印象筆記一類的筆記軟件，把這些資料收集歸類起來。 2 需要采取行動的事項 除去上面這三類事務，其它的都可以轉化為行動。如果手頭的事情需要一系列的行動或步驟才能實現它的目標或結果，你就可以將其視為一個項目并將它列為項目清單。 你需要把事務轉化為獨立、清晰的任務。我舉幾個典型的例子：比如你可能記錄了一條，叫'收拾房間'。你會想到，自己的房間里最亂的是衣服，你要把衣服都整理到衣柜里，可是你的衣柜里有好幾件自己根本不會再穿的衣服，占了很多的空間，那么你的下一步行動就轉化為'扔掉那些不再穿的衣服'。 再比如，你可能記錄了一條，叫'參加會議'，那你會想到，你必須和同事小王商量，會議匯報用的PPT是否已經定稿，那你的下一步行動，就轉化為'給小王打電話，確認PPT'。 一旦確定了下一步行動，這時，你有三種選擇： 第1， 如果行動可以在兩分鐘內完成，那么不要猶豫，馬上去做。 第2， 如果自己不是完成任務的最佳人選，那么你可以委派他人來做。 第3， 對于一些復雜的任務，把任務放在你的組織系統中，再安排時間以后去做。 以上就是 GTD 法的第二步，清空收集箱。這一步的關鍵，就是問自己下一步行動是什么。對于無法轉化為行動的事情，按照垃圾/醞釀事務/參考資料的原則分類，對于可以轉化為行動的事物，按照項目清單、馬上去做、委托他人去做、以后去做來分類。 第三步，組織，其關鍵是建立清單，將收集箱的事務分門別類在第二步時，我們已經消除了一批事務，垃圾我們果斷扔掉，兩分鐘以內的行動我們馬上執行，此外，我們也建立兩種清單，一種是參考資料，一種是記錄待醞釀事務的未來清單。 而在此之外，我們還要準備三種清單： 1 下一步行動清單： 是最核心的清單，里邊記錄的是你所有接下來需要完成的行動，這樣，你在每次開始工作的時候，直接從下一步行動中找到最重要的事情，開始完成就可以了。如果你的下一步行動清單非常豐富，那么你還可以把它分成多個子清單，最簡單的方式，就是按照情境來劃分。 比如，把所有聯系別人的事情，全部列入電話清單中，這樣，不論何時何地，在家中還是路上，當你有一些碎片時間的時候，你就可以拿出電話清單，利用點滴時間，完成這些任務。除此之外，你還可以羅列出電腦清單、辦公室清單、超市清單等。 2 等待清單： 是那些需要他人完成的任務，但是他們的結果，會影響你的下一步行動，所以你要進行記錄和跟蹤。等待清單往往和下一步行動清單放在一起，才能取得最佳效用。比如你根據電話清單，給小王打電話，要下周會議的PPT，接下來就轉入了等待清單，而當你接到PPT之后，你就要找時間來看，并提出修改意見，那么這時又進入到下一步行動清單。 這樣，等待清單和下一步行動清單聯動起來，才會讓你的工作更高效。 3 日程表： 日程表記錄的就是固定時間要完成的任務，比如會議、比如培訓、比如和客戶約好見面。這里，有一個時間管理的誤區，很多人會把每天安排的滿滿當當，把自己的任務也寫入日程表中，而實際上，除了一些必須在固定時間完成的事務外，你的其他任務，可以記錄在下一步行動清單中，這樣，就保證了每天時間的靈活性。 日程表和等待清單，也可以聯動起來，你可以為等待清單的事務，都設定一個截止日期，比如你和小王商量好，要在周五之前，拿到PPT，你就可以把這個日期記錄在日程表中，到了周五，如果還沒有收到小王的PPT，你再去和他溝通。這樣，就把被動的等待，變成了主動的控制。 以上就是GTD法第三步，組織整理的內容，你建立了五類清單：下一步行動清單、等待清單、日程表、未來清單、參考資料。把你收集箱中的任務，分門別類納入這五類清單中，你的工作就變得更加清晰有序了。 第四步，回顧，其目標就是保障系統的有效運行。如果僅僅是建立清單，卻不及時回顧和更新，那么清單往往就變成了擺設，所以定期回顧，才能真正讓清單變成行動，讓行動改變你。多長時間回顧一次呢？一般分成兩種： 1 每天一次的簡易回顧 建議在每天一上班來進行，基本上用 5 分鐘的時間就好。為了達到心如止水的工作境界，我們把大腦中的事務通過 GTD 法交給了清單，如果用電腦來比喻，我們的大腦，就像是 CPU，只處理當前的任務，而清單就像是硬盤，儲存更多的信息，而每天回顧的過程，就是把硬盤數據交給CPU的過程。 你只需要兩件事：第一，看一眼你的日程表，確定你今天有哪些必須參加的活動。第二，看你的下一步行動清單，確定你在日程之外，可以完成哪些任務。 為什么要先看日程表呢，因為日程表上記錄的都是雷打不動、必須完成的，如果你今天要參加3個會，一天時間都被占用了，那你也就沒法去完成下一步行動清單里的大任務了。 2 每周一次的整體回顧 這是你更新和完善自己的清單的過程，就像是為自己的操作系統更新軟件和打補丁。每周一次的回顧，你需要關注五件事情： 第1， 回顧下一步行動清單，劃掉已經完成的任務； 第2， 回顧過去一周的日程表，看看參加的日程是否可以轉為下一步行動； 第3， 回顧等待清單和未來清單，看看哪些事情可以轉為下一步行動； 第4， 展望下周日程，提前做好準備； 第5， 重新收集大腦中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行動清單。 這樣，通過每天回顧和每周回顧，你就把你林林總總的事務，都交給清單，為你的大腦徹底減負。 第五步，執行，就是要選擇最合適的行動。GTD 法的第五步，是執行，就是完成具體事務的過程。這一步，你可以結合我們在之前介紹的時間管理方法，一起來操作，你一定會事半功倍。 比如，那么多下一步行動，如何選擇先做哪個，你就可以采用四象限法。再比如，具體做一件事時，你可以結合番茄工作法，就會讓你更有效率。 選擇行動方案的三種方法： 1 確定某一時刻具體行動的四標準法： 即根據所處情境、有多少時間、有多少精力和重要性來判斷如何選擇下一步行動。 2 確定每日工作的三分類法： 即每日工作安排可以執行計劃性的事先安排、臨時性的突然安排和靈活性的重新安排三種分類標準。 3 判斷事情重要性的總體檢視六層次法： 即按照人生的五萬米高空分六個層次（地面：當前行動；1樓視野：當前項目；2樓視野：職責或角色；3樓視野：目標；4樓視野：愿景；5樓視野：原則和價值）檢視自己的工作， 總結：GTD 追求的是心如止水的境界。為了達到這個境界，我們要借助清單，為大腦減負，讓我們每次只專注一件事。具體的方法，是通過五步：收集、清空收集箱、組織整理、定期回顧和執行。核心是永遠問自己下一步行動是什么。借助各類清單，管理自己的事務。 GTD 很像是一臺全能的機器，功能全面，能覆蓋到生活的方方面面，但是也正因為如此，它的操作需要更多時間才能掌握。 所以對于剛剛接觸時間管理的朋友，不建議一上來就直接實踐 GTD 系統，不妨先使用番茄工作法找找感覺。隨著你對于時間的管理越來越有效，你也越來越追求更高效的生活，這個時候，再去進入到 GTD 的世界，你也會感覺自己的人生越來越高效。 |
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