增強(qiáng)職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的四類(lèi)建議

1. 在安排會(huì)議之前，你要確定你們確實(shí)需要開(kāi)會(huì)，是否可以通過(guò)10分鐘的電話(huà)或電子郵件解決要討論的問(wèn)題。

2. 每個(gè)會(huì)議都應(yīng)該有一個(gè)目標(biāo)：需要做一個(gè)決定或者完成某項(xiàng)工作。一些最新消息完全可以通過(guò)電子郵件發(fā)送。

3. 會(huì)議不能超時(shí)。大多數(shù)計(jì)劃要開(kāi)一個(gè)小時(shí)的會(huì)議，一般也就需要二三十分鐘，最多需要45分鐘。

4. 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。不要等遲到的人，等待只會(huì)鼓勵(lì)他們下一次繼續(xù)遲到。

5. 按時(shí)結(jié)束。這不僅體現(xiàn)了你尊重人們的時(shí)間，也提醒人們，你跟他們一樣想開(kāi)一個(gè)有效率的會(huì)議。

6. 只邀請(qǐng)那些絕對(duì)需要參會(huì)的人。總的來(lái)說(shuō)，開(kāi)會(huì)的人越多，成果越少。

7. 每次會(huì)議都應(yīng)該提前做到分工明確。如果不是你負(fù)責(zé)，那就安排別人（一定要提前讓人們知道自己的分工）。

8. 開(kāi)會(huì)前閑聊幾分鐘。我們是人，不是機(jī)器人，和同事之間建立和諧的關(guān)系有利于順利開(kāi)展工作。

9. 如果你想讓大家提前了解會(huì)議內(nèi)容，至少提前3個(gè)小時(shí)把會(huì)議內(nèi)容發(fā)送給參會(huì)者，提前一天更好。提前20分鐘發(fā)送會(huì)議內(nèi)容沒(méi)有任何用處。

10. 提前安排好會(huì)議地點(diǎn)，如果有必要，提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)。尋找會(huì)場(chǎng)會(huì)浪費(fèi)每個(gè)人的時(shí)間。

11. 做好議程安排，會(huì)議一開(kāi)始就把安排發(fā)給參會(huì)者（或者提前發(fā)給參會(huì)者），讓每個(gè)人都能跟上會(huì)議節(jié)奏。

12. 如果你希望參會(huì)者能夠?qū)Ｐ模灰婚_(kāi)始就把會(huì)議材料發(fā)給他們，翻看材料會(huì)讓參會(huì)者分心。如果有書(shū)面材料要分享，可以用投影儀。

13. 在會(huì)議期間不要看手機(jī)或查收電子郵件。每個(gè)人都會(huì)發(fā)覺(jué)你在做什么，他們也會(huì)做同樣的事情。

14. 在會(huì)議過(guò)程中想好后續(xù)安排。會(huì)議結(jié)束后，你應(yīng)該把后續(xù)工作安排發(fā)給參會(huì)者。

15. 一個(gè)沒(méi)有具體負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目是毫無(wú)價(jià)值的。在大多數(shù)情況下，還需要為項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)最后期限。

16. 如果有人說(shuō)得太多，要打斷他（態(tài)度要好）。同樣，如果某人說(shuō)話(huà)太少，試著讓他多參與。

17. 如果討論偏離了主題，你要掌控討論主題。簡(jiǎn)單地說(shuō)一句“如果有必要，讓我們?cè)侔才艜r(shí)間討論，因?yàn)槲覀冎皇Ｏ?0分鐘了”，就可以完美地把討論引回主題。

18. 如果會(huì)議超過(guò)一小時(shí)，則要安排休息時(shí)間，而且讓與會(huì)者提前了解時(shí)間安排。如果他們知道可以在45鐘后查看電子郵件，將有助于讓他們現(xiàn)在集中注意力開(kāi)會(huì)。

19. 觀(guān)察肢體語(yǔ)言。如果參會(huì)者感覺(jué)無(wú)聊、走神或者覺(jué)得浪費(fèi)時(shí)間，你就能立刻感覺(jué)到。

20. 如果有必要，安排一個(gè)人做記錄，這樣你就可以集中精力主持會(huì)議。

21. 定期評(píng)估是否需要不斷開(kāi)會(huì)。如果需要，再看一下會(huì)議形式、時(shí)長(zhǎng)以及與會(huì)者是否合適。如果不需要，就別開(kāi)了。

即使你只是一個(gè)參會(huì)者，也應(yīng)該做些準(zhǔn)備，以便為會(huì)議提供一些有價(jià)值的想法。雖然你不必整個(gè)會(huì)議過(guò)程都帶頭發(fā)言，但仍需要花幾分鐘時(shí)間查看議程和必要的材料，提出自己的觀(guān)點(diǎn)，并且將問(wèn)題記下來(lái)。大家稍微準(zhǔn)備一下就可以促成更富有成效的討論，并且給團(tuán)隊(duì)的其他成員留下好印象。如果沒(méi)有提前收到會(huì)議日程，請(qǐng)跟主辦者要一份，你可以更好地準(zhǔn)備一下。在某些情況下，你可能發(fā)現(xiàn)這個(gè)議題不需要自己參與，可以利用時(shí)間做點(diǎn)兒更有意義的事情。

在發(fā)送電子郵件之前，你還應(yīng)該知道哪些注意事項(xiàng)？下面就是你應(yīng)該了解的一些規(guī)則。

1. 每封電子郵件都要盡可能簡(jiǎn)潔，同時(shí)還要包含必要的信息。這樣的郵件不僅可以節(jié)省你的時(shí)間，更重要的是，也可以節(jié)省收件人的時(shí)間。

2. 回郵件速度越快，郵件就越短。

3. 如果收件人事先不知道會(huì)收到這封郵件，要告訴對(duì)方發(fā)郵件的前因后果。如果和對(duì)方是第一次通過(guò)郵件溝通，你可以寫(xiě)“我們上個(gè)月在××?xí)h見(jiàn)過(guò)面”。如果給經(jīng)常聯(lián)系的合作伙伴發(fā)郵件，則可以寫(xiě)“這封郵件是關(guān)于我們合作項(xiàng)目的下一階段安排”。

4. 把你的“要求”或“要做的事情”放在郵件開(kāi)頭，不要放在最后，而且要清楚明確。這樣可以讓收件人立刻明白你想要什么。

5. 如果回復(fù)要求有最后期限，請(qǐng)告訴對(duì)方。如果不要求緊急回復(fù)，也請(qǐng)告訴對(duì)方。

6. 如果不需要回復(fù)，并且電子郵件僅供參考，請(qǐng)告訴對(duì)方。

7. 盡可能提出具體的問(wèn)題。“你覺(jué)得這個(gè)建議怎么樣？”不是一個(gè)好問(wèn)題，“本周五我們是否可以繼續(xù)接受供應(yīng)商兩萬(wàn)美元的提議？”就是一個(gè)比較好的問(wèn)題。

8. 在可能的情況下使用項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)。這樣會(huì)比讀文本更容易。

9. 當(dāng)事情真的很重要時(shí)，大膽說(shuō)出來(lái)。

10. 不要在電子郵件中使用太多粗體。

11. 使用易辨識(shí)的字體。漫畫(huà)字體不是易辨識(shí)的字體。

12. 收到郵件后，如果不能馬上回復(fù)，要簡(jiǎn)要地回復(fù)對(duì)方一聲，告訴對(duì)方你什么時(shí)候會(huì)回復(fù)，但沒(méi)有必要長(zhǎng)篇大論地解釋目前你手頭上的哪些事情妨礙了你馬上回復(fù)，說(shuō)一句“這個(gè)星期五回復(fù)你”就足夠了。這樣就避免了對(duì)方繼續(xù)追問(wèn)你的麻煩，也讓對(duì)方有時(shí)間做出安排。

13. 最少的郵件抄送人數(shù)對(duì)于完成工作很有必要。電子郵件抄送的人越多，人們的責(zé)任感就越低，你得到的及時(shí)回復(fù)就越少。如果你的郵件確實(shí)涉及很多人，那就有針對(duì)性地提出問(wèn)題，減少混亂（如“莎莉，你能把第四季度的最新安排發(fā)一下嗎？”）。

14.只有真正需要時(shí)才使用“回復(fù)全部”。不要做那種占據(jù)整個(gè)部門(mén)收件箱的人。

15. 如果電子郵件鏈接上的某人不需要再出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)討論中，下一次回復(fù)時(shí)可以通過(guò)密送方式在郵件開(kāi)頭告訴對(duì)方。（“薩姆，感謝把我介紹給瑪麗，我會(huì)密送郵件給你。”）

16. 不要突然單方面把一個(gè)人介紹給另一個(gè)人，要在雙方都同意，并且機(jī)會(huì)合適時(shí)再牽線(xiàn)搭橋，還要確保他們對(duì)聯(lián)系感興趣，而且愿意共享信息。如果你過(guò)于冒失，人們可能都會(huì)害怕聽(tīng)到你的聲音。

17. 不要在一個(gè)郵件中討論兩個(gè)話(huà)題，每個(gè)話(huà)題都用新郵件、新主題和新的收件人。

18. 不要“跟帖”，如果19個(gè)人回復(fù)過(guò)“不錯(cuò)”，就不需要你回復(fù)第20個(gè)“我覺(jué)得很棒”。

19. 商業(yè)郵件中記得在郵件末尾寫(xiě)上聯(lián)系方式和你的職位，但是要略去通信地址和傳真號(hào)碼（除非你經(jīng)常使用這些內(nèi)容）。

20. 如果你和很忙的人通郵件，之后的跟進(jìn)是有必要的，這也很正常。如果你一兩周都沒(méi)有收到對(duì)方的回復(fù)，可以寫(xiě)一封簡(jiǎn)短的跟進(jìn)信，把之前的郵件發(fā)給對(duì)方。大多數(shù)大忙人可能至少需要一次類(lèi)似的提醒，但這樣的提醒不要超過(guò)3次。

21. 跟進(jìn)郵件至少48小時(shí)之后再發(fā)，除非情況特別緊急。許多人把電子郵件當(dāng)作一種通信形式而且可能還有比馬上給你回信更要緊的事情要處理。

22. 如果收到一封帶情緒的郵件，不要急著回復(fù)。如果事情很緊急，就打電話(huà)聯(lián)系。

在時(shí)間管理中，有一個(gè)基本的清單技巧叫 1-3-5原則。

在任何一天，假設(shè)你只能完成1項(xiàng)大任務(wù)、3項(xiàng)中等任務(wù)和5項(xiàng)小任務(wù)，這樣待辦事項(xiàng)就縮減到9項(xiàng)。

每天的時(shí)間有限，優(yōu)先完成列出 1–3–5 事務(wù)，實(shí)際就是分配出任務(wù)的權(quán)重，完成一件之后，劃掉再增加一件。

任務(wù)數(shù)量并不是強(qiáng)制的，可以根據(jù)具體情況而有彈性的。比如某個(gè)工作要到截止時(shí)間，那你今天的任務(wù)就只是 這一項(xiàng)重要任務(wù)。原來(lái)列了一個(gè)清單，但領(lǐng)導(dǎo)新分配了兩項(xiàng)工作需要馬上去做，你就要調(diào)整一下現(xiàn)在的任務(wù)列表。

最后在下班或入睡前完成，這樣等你一上班就知道自己應(yīng)該優(yōu)先完成哪些事情。。

有些任務(wù)，我們一直會(huì)下意識(shí)的拖延，特別是比較困難的工作。可以試著把這些任務(wù)按感受或情緒進(jìn)行分類(lèi)

勝利的感覺(jué)：客戶(hù)推介，投資介紹，招聘計(jì)劃，關(guān)鍵事項(xiàng)。

超級(jí)滿(mǎn)意的感覺(jué)：收件箱清零，完成 100 天行動(dòng)、。

非常輕松的感覺(jué)：納稅申報(bào)，解決保險(xiǎn)事宜，預(yù)訂航班。

非常有成就感：介紹，建議，引薦，推廣。

基本禮儀：感謝信

喜悅的感覺(jué)：約女朋友在餐廳吃飯。

每天習(xí)慣：每天練一篇字，10分鐘 Keep

你會(huì)發(fā)現(xiàn)把這些感受列出來(lái)之后，讓自己避免拖延癥，獲得滿(mǎn)足感。

并非每封電子郵件都需要同樣的關(guān)注，考慮你的電子郵件屬于下面哪個(gè)類(lèi)別：

• 快速閱讀而且可以立即回復(fù)的電子郵件（回復(fù)時(shí)間：少于5分鐘）；

• 需要做出思考并認(rèn)真地寫(xiě)出來(lái)的電子郵件，但回復(fù)郵件的工作量不大（回復(fù)時(shí)間：5至30分鐘）；

• 需要研究并做出結(jié)論的電子郵件（回復(fù)時(shí)間：30分鐘以上）。

在日常生活中實(shí)施這一策略最簡(jiǎn)單的方法就是把郵件自動(dòng)分類(lèi)到上面列出的三種類(lèi)型中。每收到一封電子郵件，把它放入以下三個(gè)文件夾中的一個(gè)或給它貼以下三個(gè)標(biāo)簽（或Gmail中的過(guò)濾器之一）：“快速回復(fù)”“需要考慮一下”“需要集中時(shí)間回復(fù)”。

然后，你知道自己有一個(gè)固定的時(shí)間段，從標(biāo)記為重點(diǎn)的“石塊”郵件開(kāi)始，至少完成一兩封這樣的郵件再去回復(fù)那些簡(jiǎn)單的郵件。一旦你把這些石頭弄出來(lái)之后，就可以處理沙子了，所以接下來(lái)你可以利用下次會(huì)議前的幾分鐘時(shí)間，或利用等待公交車(chē)、排隊(duì)買(mǎi)咖啡的時(shí)間，完成標(biāo)著“快速回復(fù)”標(biāo)簽的電子郵件

美捷步的CEO謝家華提出的“昨天的郵箱”的方法是指今天把昨天收到的全部郵件都處理完。他是這樣說(shuō)的：

你每天的待辦事項(xiàng)清單只是昨天的郵件（因此叫“昨天的郵箱”）。每天早上起床的時(shí)候，你就知道要看多少封郵件；每處理一封郵件你就前進(jìn)一步，把郵箱里昨天收到的郵件都處理完，郵箱里沒(méi)有一封未讀郵件，這是很有意義的。完成工作之后的成就感讓人感覺(jué)很不一般。

這個(gè)方法對(duì)于那些感覺(jué)自己總是被郵件淹沒(méi)的人來(lái)說(shuō)是個(gè)好辦法。和其他方法不同，你的目標(biāo)每天都一樣，不會(huì)讓你感覺(jué)手足無(wú)措，而且隨著時(shí)間的推移，你發(fā)現(xiàn)自己能夠掌握處理這些郵件到底要花多長(zhǎng)時(shí)間。