【原】拒絕瞎忙：提升工作效率的20個小技巧，簡單實用可操作！

“辦公桌前，電腦窗口開著，十幾個標簽頁、五六個Office文檔在不停地切換。吃午飯時，也要不停地刷手機，看工作群，一天下來發現自己連水都沒顧上喝。臨近下班，發現手頭還一大推事沒有做，卻又感覺自己這一天好像啥也沒干出來。”

這是職場上一種很常見的現象，不排除其中有個別效率低下的人，但是更多的情況下，是我們確實要做的事太多，要擔負的責任逼迫我們不得不如此。有沒有什么方法，讓我們的工作效率更高、再高一點呢？就這個問題，文章整理了20條實用、且簡單易操作的方法，希望可以給想要改善生活、工作狀態的職場人，提供一點思路。

1、用A4紙做筆記，實現零秒思考。
“A4紙做筆記”的方法，被稱作是“全世界最簡單的頭腦靈活度訓練”，連蘋果最頂尖設計師在開發蘋果產品時，都會先把電腦關閉，拿出紙筆構思。這是因為，電子產品容易阻撓我們右腦的創意思維，讓我們陷入左腦邏輯思維當中。
因此，當我們需要構思、策劃或者做其他深入思考，但是腦子又是一團漿糊，沒有思路時，往桌子上橫著放一張A4紙，你的頭腦將很快平靜下來，我們的思路也會得到很好的整理。接著，開始向自己發問，頭腦風暴，把問題，能想到的解決辦法，涉及到的人等等相關的內容，全部寫下來。然后，站在局外人的角度，看你的內容，從中尋找線路，理出思路。最后，歸納整理出最有效的信息。

2、用筆記軟件，建立信息收集箱。
我們日常工作中，經常會有許多時間浪費在來回搜尋信息上面，比如郵件中某段文字，微信聊天記錄中某個領導的通知。總會在我們想用的時候，找不到，或者要花很多時間找。這種情況下，我們可以建立一個收集箱，先把覺得有用的信息這個收集箱，無論是聊天記錄、郵件內容，還是工作安排、項目反饋，XX工作內容的流程規范，亦或是突然產生的靈感，或者從網上看到的有價值的案例、知識，只要覺得有用，都可以往里面丟。

存放的位置，可以選擇一些同步的筆記軟件，比如Onenote、印象筆記、為知筆記、有道云筆記之類。存放的時候，用關鍵詞來命名，比如，XX月XX日，關于XX項目的會議討論記錄，或者提升活動效果的創意案例，還可以是日常所有后臺、軟件的賬號密碼集合等等。

務必保證在看到有效信息時，第一時間存在好，并且保證存放位置是唯一的。這樣不但可以減少記憶的難度、節省我們的認知空間，還可以讓工作變得簡潔高效。

3、清空頭腦，創建你的待辦清單庫。
你有沒有過這些經歷：就是經常忘記一些重要的事，到了截止日期才發現還沒做？每天都感覺有一大堆事要做，卻不知道到底還有多少事沒做。還有就是常常各種事項要么隨手記到電腦里，或者手機便簽里，還有的記到筆記本里，想做的時候，要挨個翻一遍。還容易感覺，太多事情要做壓力特別大，晚上睡覺還在擔憂睡不著。

如果你有以上類似的狀況，建議做一件事，就是“收集”，把你所有待處理的事，不管是工作還是生活，或是突發的靈感，全部都先寫下來。然后，再開始規劃和拆解下一步的行動。這樣清空頭腦的方式，可以有效避免漏掉要做的事項，不用再擔憂有哪些事沒有做，也是緩解壓力的有效方法，做事也會更專注。

注意，記錄的時候，要集中記到一個位置，可以是A4紙張，記事本，也可以是電子記事本。如果有臨時開會或者外出隨手記錄的事項，也要及時找機會，記錄到固定的“收集箱”。收集的時候，就只做收集，不要一邊收集，一邊執行。

4、拆解你的待辦事項，做好行動規劃。
你有沒有遇到過，想要做某件事，卻不知道如何下手，而一再往后推遲。遇到事情不知道怎么著手時，就先拆解成小行動。比如，你要出差，那就把這件事，拆解成確認行程日期，做客戶拜訪清單，客戶時間預約，走出差申請流程，預定往返機票，預定酒店等等。拆解完之后，再往下推進，就會快很多。

凡是遇到中途推進不下去的事項，就拆解成小行動，原則上，拆解出來的每個行動事項完成時間不超過2分鐘。

5、定期清理你的“收集箱”。
每隔一段時間，抽空清理一次你的收集箱，把已經過期，或者垃圾事項直接刪除。接著，判斷收集箱里的事項，是否需要在一周內完成。把一周之內要做的事放到一起，超過一周或者更長時間的事項，放到另外一個位置。然后，先專心把一周內要做的事拆解成小行動。

6、按輕重緩急，處理你的待辦事項。
我們日常工作中，經常會遇到，在自己的待辦清單上，有幾件事都必須要做的事，卻不知道先做哪個好。這個時候，最好按照輕重緩急來處理。先判斷一件事的重要性，再判斷一件事的緊急性。然后按1、2、3或者A、B、C排序。把你所有要做的事，都標注上序號。接著，從中挑選出當天1-3件最重要的事，5-7件次要重要的事來做。

我們每個人、每天能夠專注并有效率工作的時間都有限。所以，找出你每天精力最充沛、最高效的時間段，做你當天安排的最重要的事，然后在效率相對低的時間段，做不太重要的事。

7、拒絕每天“救火”，提前做重要的事。
你每天在做的事，是否都是已經臨近時間截止日期，是否每天都被人追著要結果，你每天是否都在“救火”。如果答案是肯定的，建議，每天刻意安排出10%-50%的時間，做未來一段時間要發生的重要事項，即把重要還不緊急的事做提前安排。避免重要不緊急的事，發展成重要緊急的事。怎樣定義重要的事呢？建議，是和你人生、事業目標最相關的事。

8、拒絕多線程任務，一次只專注做一件事情!
人類的大腦沒法進行“多線程處理”，同一時間只能聚焦在一件事情上，平時我們開一大堆窗口、網站，看似是在多任務處理，其實，知識大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已，并沒有真正進入多工作任務狀態，我們每切換一個工作任務，都需要先把原來的工作任務清空和處理新信息。不自覺的清空過程中，就浪費了我們很多時間。

請專注在你手頭上正在處理的事情，有任何突發狀況，先用便簽或A4紙記錄下來，最好不要超過10秒鐘，不要打斷工作。如果非要打斷不可，就把當前的任務進度或者正在思考的內容，用關鍵詞記錄下來，這樣折回工作的時候，可以大大縮短你進入狀態的時間。

9、如果一件事情的80%可以由別人去做，學會授權!
著手做你需要處理的重要事項，把不重要的東西交給他人去完成。一些不重要的事情不需要親力親為，你可以安排下屬或尋求同事的幫助，信任他們，把自己的精力集中在處理更重要的事情上。

10、如果有效地利用你的“碎片時間”？
我們日常生活中，碎片時間很多，比如會前間隔5分鐘、做地鐵、等電梯、吃飯、走路都會有。很多人會把它用來看書、聽講座或者公開課，這樣很好。不過，因為碎片時間較短，其實我們學到的可能更多的是簡單的結論，要掌握真正有價值的知識，還是會有點困難。

建議，這些時間段，可以更多的用來思考。一個行之有效的方法，是把工作、學習中遇到的問題，分解成一個個更小的問題。然后把它們列成清單隨身攜帶。利用碎片時間，進行思考和推導。

比如，你要寫一個推廣方案，你可能要列出這些問題：你的目標客戶是哪些，他們有哪些特征，你要參考哪些歷史數據，你方案目標時什么，你的產品優劣勢有哪些，你的競對在哪些方面比你有優勢等等。把這些問題做成清單，只要有空閑，求拿出來思考，再及時把思考結果，或者靈感記錄下來。

11、擺脫掉不必要的干擾。
關掉不相關的網頁，關掉你的QQ和微信，把手機調成震動模式，保障能夠接聽到緊急的電話，聚焦你的精力去做好一件任務。如果你擔心在工作專注的時候有人找你，建議你可以在你的工作軟件上標注上“XX時間段正在集中做很重要的事，有事請先留言”，通常有特別著急事情找你的時候，很多人不會單純在微信或QQ上被動留言，所以不用太擔心會錯過重要的事。

另外，如果你專注時，有領導給你安排工作，先判斷哪件事更重要更緊急，如果手頭的事更急需處理。那你可以嘗試給老板解釋，我手頭正在做另外一項很重要的事，如果不及時做，可能會有什么后果，確認是否延后新待辦事項。也可以和老板確認，如果一定要先做新事項，那能否把手頭的事情的截止時間延后。

12、給工作加一個截止日期。
想養成對于工作的緊迫感，可以給自己的工作事項，設定一個截止日期，這個日期，需要比真正的截止日期提前一點，這樣子才能夠給予自己喘息、修改和檢查的機會。

13、不愿意下手的工作，嘗試給自己增加“獎勵”
比如，很多職場人都有過出差報銷的經驗，報銷的過程通常還會很麻煩，不僅要走各種流程，還要手填報銷單、黏貼各種車票、住宿餐飲票等等。但是這個事，又不能不做，畢竟直接關系到自己的利益。常常能拖就拖，直到財務下“最后通牒”，到了截止日期的前一天半夜十二點之前，才著急忙慌地一通“加班”。

類似這種問題要怎么改善呢？建議，給自己設置一個獎勵機制，就像我們玩游戲通關之后，會獎勵經驗值或者裝備一樣。告訴自己，如果完成這個任務之后，去吃一頓大餐，或者買一件衣服、一跟哈根達斯、一塊蛋糕、心儀已久的包包等。

注意，這個獎勵，一定要選一次性就能了結的類別，而且金額不宜過大。建議以實物為主而非精神方面的品類，最好是日常生活必需品，萬萬不能是那種會耗費大量時間的東西。就像獎勵自己看一部電視劇，或者打一場游戲，很可能看著看著，就是大半天過去了。

14、使用“適合”你的高效工作軟件。
高效工作任務管理軟件很多，比如常見的印象筆記，有道云筆記，Outlook，todolist等等，還有更多人使用普通紙質記事本，Excel表格。但是具體哪個適用自己，就要自己嘗試用一下了。

選擇時，注意一個原則，就是高效工具不要濫用，別人用的適合，你自己并非合適。如果一個高效工具，讓你花費很多時間或者精力學，用起來特別不順手，就要果斷放棄。

15、重復工作自動化、模板化，做好積累。
在職場中，我們往往會遇到一些比較單一和重復性的工作內容。怎樣才能更高效呢？那就是，先將自己每周都需要做的任務全部列出來，然后想辦法將這些任務自動化。

比如，我們常常會需要回大量的郵件，而郵件中常用的內容，就可以保存成模版。再比如，我們團隊增加了新同事，作為職場老人，難免需要去帶。每個來到人都要教一遍的話，會很耽誤時間和精力。倘若你提前把要培訓的內容或者注意事項， 以文字、圖片或錄音的形式做好歸檔和分類。在新人來之后，只需要把文件和視頻或者PPT打包給對方看，然后，有其他不懂的問題再單獨詢問就可以大大提高效率，節省時間。

16、設定目標，建立可追蹤“過程”
努力的時候，要找對方向，明確執行“過程”，不要用蠻力。

舉例來說，一個撰稿人，如果每天都讀書、學習，不帶目標的寫作，那他只能算作是練習。如果想要做出點什么，就必須給自己定個目標，比如，一個月漲多少粉，而定完目標之后，還要建立如何完成目標的“追蹤過程”，就是每天更新多少文章。想在微信公眾號上一個月漲1000個粉絲，那他能控制的不是每天有多少粉絲關注自己，而是每天更新自己的文章數量和質量。同樣，職場人無法控制自己的老板，讓他給自己升職加薪，但是能做的是，讓自己更出色，變得無法被忽視，比如，一個季度內完成幾個項目。

17、向更專業的人尋求幫助，除非你自己想學會一個新技巧。
假設，你要做一期活動推廣，不擅長圖片設計，要做的話可能會發很長時間，也不一定會達到滿意的效果。那這種情況下，不如找個專業的設計幫你做。你只需給對方說清楚，分配事項要達到什么樣的目標，或給出詳細的步驟即可。

18、拒絕“完美主義 ”
職場上，“完美主義者”做事，通常會考慮很多，同時也容易伴隨著拖延，辦公效率低下，甚至容易讓自己陷入自我否定中。深究下去，其實很大原因是害怕犯錯，做任何事情稍微有一點瑕疵，就容易全盤否定自己。

其實，追求完美沒有錯，不過我們生活和工作的環境或者人，其實是沒有絕對完美的，所以意識上做調整很有必要，主觀上接受自己不完美，更大限度發揮自己的長處。做工作也是，優先把核心的事項做完，其他枝枝葉葉可以降低一點標準。還可以深入找下是什么原因，什么事導致自己在“害怕”，找到之后，針對害怕的點，嘗試尋求一些解決或者規避方法，這樣也可以讓自己更安心。

19、有效收納，學會丟棄。
你的辦公桌上，是簡潔還是雜亂，是否擺滿了文件、書本、文具還有各種小擺飾？你的電腦硬盤里，是否也是文件隨意亂放？或許有一天，你心血來潮，想收拾一下，但是卻發現很多文件資料不舍得丟棄，越積越多！也許有些人會說，我的桌子雖然亂，但是卻亂的有秩序。但是，如果你仔細觀察會發現，這些人在找資料的時候，還是會翻上找下，浪費一通時間。有研究表明，雜亂的辦公區，會不自覺地影響人的潛意識，增加人的負擔。

步驟：分析你的可用空間，以及這些空間對你使用的方便性，把常用的文件，分門別類整理好，放到你最近的儲藏位置，這個儲藏空間用便簽貼標注上儲藏物品名稱。如果你的物品特別多，建議做一張清單，標記好哪類物品放置在哪個位置。注意，能丟掉的就不要留著，紙質文件能拍照電子保存的，就不要留紙質版，最大限度的釋放你的空間。

第一次收納時候，不用一次性完成，只做其他一小部分即可。等全部收納完之后，每天花費幾分鐘維護一下，即可長久保持。收納期間，還可以一邊聽音樂，一邊收拾，讓這個過程變的更有趣。相信，收納完之后，你的焦慮、壓力感會大大降低，對工作的掌控感也會提高。

20、適度休息，快速解壓。
休息不好，工作安排得再有條理，也很難進入狀態；再加上有些煩心事過來，更是容易覺得疲累。要想快速緩解壓力，化解負面情緒，除了下班后，適當慢跑這種方式外，我們在辦公區，可以看看窗外大自然，綠植，活動活動身體，小睡一會。再有，就是一個非常有效的科學方法——冥想。

只要頭腦混亂、壓力倍增時，就可以進行5-10分鐘的冥想。你無需報什么班，也無需穿奇怪的制服，只需掌握2個小要領：坐好，背部挺直，閉上眼睛；第二，感受自己的呼吸時的感覺，呼氣、吸氣，其中，一個竅門就是關注自己的鼻腔、胸腔呼吸時的感覺。一旦進入冥想狀態，就會不自覺地有各種雜七雜八的事涌進來，比如老板說了什么話，客戶下了多少訂單，自己做了什么糗事，未來怎么發展等等。我們需要做的，就是一旦有雜念進來，就把自己再拉回到自己的呼吸上即可，這樣反復切換幾分鐘。

如果，你想更高效地完成工作，想提早下班，就從中挑選適合你的方式，開始嘗試吧！