 作者：老范 時間對于每個人都是公平的，有些人工作效率高，有些人工作效率低，如何才能提高工作效率，提高單位時間的產(chǎn)能是每一個“效率控”最關(guān)心的問題。為了提高工作效率，我們使用個人日程表、待辦單等各種時間管理工具，這些傳統(tǒng)的時間管理方法在過去的時間管理中很有價值。  可是現(xiàn)在進入了信息時代，太多的信息和任務(wù)占據(jù)了我們的頭腦，大腦充斥各種信息，我們的大腦開始不堪重負，從認知學(xué)的角度講，我們的大腦只能處理3-5信息，如果超過5條以上，大腦就會反應(yīng)遲鈍，導(dǎo)致大腦停滯。有沒有一個工具可以解放大腦的高負荷多任務(wù)處理的壓力呢？GTD時間管理為我們提供了方案。 一、什么是GTDGTD就是Getting Things Done的縮寫，翻譯過來就是“把事情做完”，是一個管理時間的方法。這個方法源自David Allen（戴維·艾倫）的一本暢銷書《Getting Things Done》，這個工具在時間管理的領(lǐng)域擁有極高的影響力，可以說是一個一整套方法工具的集合，屬于時間管理的高級工具。GTD已被許多世界頂級機構(gòu)（包括微軟、洛克希德、甲骨文、世界銀行和美國司法部等）視為成功的工作習(xí)慣來推廣。  如果你工作比較簡單，做的是一份簡單重復(fù)的工作，我想你可能用不上這個工具，如果你每天在處理很多任務(wù)，每天充斥著多份郵件，多個電話，多個會議，多個報告等，我想GTD一定能夠幫到您。 二、GTD的核心理念1、清空你大腦的內(nèi)存：通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實中已經(jīng)完成多少成反比。把所有要做的事情分門別類，另外存放在一個邏輯性強而又可靠的系統(tǒng)中去。大腦是用來思考的，不是用來記事的。我們的大腦每天耗費太多時間提醒我們該做又沒做的事情，應(yīng)該把大腦從這種思維中解放出來。 2、把任何任務(wù)和項目具體成行動：不管是什么任務(wù)項目，我們要問的問題是下一個動作是什么？只有這樣才能把計劃具體化，任務(wù)行動化。這樣一來，我們就可以把所有的注意力專注于行動，從而快速完成任務(wù)。 三、GTD的五大階段 第一步：收集階段一填充工作籃 如果你每天的任務(wù)很多，每天有忙不完的活，每天感覺非常累，感覺一件事情接著一件事情，沒完沒了。那你一定要停下來，思考整理一下你的工作，不要忙來忙去，防止到最后落下了最重要的事情沒做。  收集階段就是要幫助你把所有的工作量全部列出來，同時讓你清楚“隧道的終點”在哪里。 收集各種任務(wù)，是為了讓你看到工作和生活中各種事情的全貌，把藏匿在角落中的任務(wù)給挖出來。一旦你完全收集完畢，知道自己做多少活？做到什么程度？就不會擔(dān)心有些重要的事情落下了，這樣你就相當(dāng)于擁有了第二個大腦，幫助你承載需要處理的信息，這樣你的大腦就放空了，可以把所有的注意力專注于當(dāng)下的事情，完全進入心流狀態(tài)，進行高效工作。 如何進行收集呢？ 1、所有信息統(tǒng)統(tǒng)寫下來。 拿一張白紙，你大概需要20分鐘到一個小時的時間把頭腦中的內(nèi)容一一地清理到記錄用的白紙上。你會發(fā)現(xiàn)這些事情的出現(xiàn)往往隨意性很強――雞毛蒜皮的小事、重大事件、個人私事、工作問題等，沒有任何特定的次序可依。不論大事小事全部寫到紙上，清空大腦。  2、把所有信息進行分類 由于信息很多，所以你需要對他們進行分類，才能保證不遺漏重要的信息。每個人的情況可能不同。 例如： 工作方面：寫周五報告的PPT、回復(fù)供應(yīng)商報價、寫營銷方案等。 生活方面：陪兒子去博物館、去辦理社保卡等。 學(xué)習(xí)方面：寫周末發(fā)表的文章、參加演講的課程、參與網(wǎng)上考試等。 3、定期清空。 注意是清空不是清理。必須定期空無一物，清空不是扔掉，而是把任務(wù)從工作籃中移出，進入下一環(huán)節(jié)。  第二步：處理階段一清空工作籃 當(dāng)我們收集了所有的工作任務(wù)，我們就要清空工作籃，清空工作籃并不是要去全部把事情做完，而是去確定每一項工作的內(nèi)容和實質(zhì)，就是給每個任務(wù)打上標(biāo)簽，并判斷出下一步的具體措施，我們要判斷出哪些任務(wù)需要馬上去做？哪些任務(wù)需要延后處理？哪些任務(wù)需要委托別人？只有對所有的任務(wù)打上標(biāo)簽，才能有條不紊的去處理。 1、加工處理的方法指導(dǎo)原則： 原則1：從最上面的一項開始處理。 即使第二項事情是重要領(lǐng)導(dǎo)給你的一封信，而第一項僅僅是一個垃圾郵件，你也必須首先對付這個垃圾郵件。雖然這是一個夸張的例子。但是這個原則是非常重要的，每一件事情都必須獲得均等機會的處理。“處理”這個動詞并不意味著“花費時間”，它僅僅是指“判斷事情的實質(zhì)，決定下一步的行動方案，然后相應(yīng)地處理掉”。無論如何，你必須盡最大的可能迅速地突擊到工作籃的底部，而且不逃避任何一件事情的處理。  原則2：一次只處理一件事情。 思考最大的敵人就是混亂。飯要一口一口吃，事要一件一件辦。如果我們同時處理事情太多，就會導(dǎo)致什么事情都做不好，那樣只會降低工作的效率。因為頭腦里有太多的信息反而會導(dǎo)致思考受阻，就像電腦塞滿了處理命令會導(dǎo)致運行緩慢甚至死機一樣。因此，我們要一次處理一件事，不要為了速度，進行多任務(wù)處理，這樣有可能會讓你的大腦受阻，反而變得更慢。 原則3：永遠不要把任何事情再次放回工作籃 有時候一件事情，你既不判定的性質(zhì)，也不考慮下一步對策，只是把它們棄之一旁，然后又把它放回工作籃，這是一種非常不好的習(xí)慣。他會讓你越積極多，影響你的進程。 所以要根除這種不良習(xí)慣，最好的辦法就是：“當(dāng)你第一次從工作籃中取出時，立刻判定它的實質(zhì)以及處理方法，永遠不要把它再次放回工作籃內(nèi)。  2、處理的步驟 問題1：是否可以付諸實施？ 如果你的回答是不可以：那么這就是一些不需要采取行動的任務(wù)。一般有三種情況： 垃圾：如果是些沒用的事情，例如參加一個沒有意義的會議，你考慮后不參加，就把這條任務(wù)刪除。 儲備：例如你想學(xué)習(xí)英語，想出國旅游或者你有一個產(chǎn)品策劃案的好想法。現(xiàn)在不需要采取行動，你就可以加入“將來某時／也許”清單；有時候也叫愿望清單，愿望清單一般都是你的一些想法，還沒有落實到計劃，只是在未來有這種可能性。 參考：有一些參考資料，例如：一些工作類PPT，或者電子書等資料。不能扔掉，因為以后有可能用的著，這時你需要建立一個“文件夾”，把他們分門別類的整理好，以備未來查閱之用。  問題2：下一步的行動是什么？ 針對可以采取行動的任務(wù)，我們要問一下自己下一步的行動是什么？例如：給客戶制作方案、回復(fù)供應(yīng)商的郵件、寫工作總結(jié)等。這些帶有明顯指令的工作，都是一些可以具體行動的任務(wù)。有些任務(wù)一步就可以完成，有些任務(wù)需要多個步驟完成，例如一項持續(xù)6個月的項目方案，需要每月完成一定的進度，此時你需要把項目進行分解，形成可以執(zhí)行的任務(wù)清單。 當(dāng)我們篩選出可以采取行動的任務(wù)時，這時我們需要問第三個問題。 問題3：2分鐘是否完成？ 針對這么多的任務(wù)，我們要問一下自己，2分鐘之內(nèi)能否完成？這時，我們會面臨著3種選擇： 第一種：馬上實施（如果２分鐘內(nèi)可以完成的話） 如果2分鐘之內(nèi)可以完成，但你又不得不做的事情，就馬上去完成它，不要拖延。  第二種：指派給他人（如果你自己并不是最佳的執(zhí)行者）； 有些任務(wù)不是你擅長的，或者你不是最佳的執(zhí)行者，例如，項目方案的撰寫，你可以把它交給你的助理。不要什么事情都事必躬親。 第三種：交給你的管理系統(tǒng)（作為日后處理的一種選擇）。 針對超過2分鐘以上的任務(wù)，我們要進入自己的清單管理系統(tǒng)。 第三步：管理階段一建立好清單 在處理階段，我們對各個任務(wù)進行了判定，也就是打了標(biāo)簽，下面要對各種任務(wù)放入不同的清單系統(tǒng)里。一般有四種清單：愿望清單、等待清單、項目清單、執(zhí)行清單。 1、愿望清單（未來也許會做） 想做但不是現(xiàn)在，也未安排何時，總覺得有朝一日會做。比如：想出國旅行，想學(xué)高爾夫等等。可以先標(biāo)記一下，有空再說。 2、等待清單（交給別人做） 針對交個別人的做的任務(wù)，要放到等待清單，例如：財務(wù)報銷，方案撰寫等。 3、項目清單（需要多步驟完成的） 有些項目跨越周期長，例如：內(nèi)訓(xùn)師培養(yǎng)項目，歷時6個月的時間。把這類項目，放入項目清單。 4、執(zhí)行清單（自己需要做的） 需要自己完成的任務(wù)就放入執(zhí)行清單，如果有明確的行動日期，就標(biāo)示到日歷中。 在執(zhí)行清單填寫時，要遵循要事第一原則，也就是艾森豪威爾法則。先做重要緊急的事件。 在填寫清單的時候，有時候項目清單和執(zhí)行清單有交叉的現(xiàn)象，這樣很正常。項目清單執(zhí)行周期長，執(zhí)行清單執(zhí)行周期短，要把項目清單轉(zhuǎn)為為具體的行動，然后放入執(zhí)行清單。 項目清單單獨設(shè)置的目的是為了解放我們的大腦，如果把它混合到執(zhí)行清單里，會加大分辨難度，不易復(fù)查。篩選和回想很費腦，而GTD的宗旨是省腦。 第四步：檢查階段一回過頭看看 檢查階段非常重要，回過頭看看，哪些任務(wù)完成了？哪些任務(wù)遇到困難了？任務(wù)進行到什么程度了？哪些任務(wù)需要調(diào)整？檢查可以優(yōu)化我們的時間管理系統(tǒng)，進而提升工作效率。 1、檢查時間 檢查一般分為日檢查和周檢查。每天抽出10分鐘時間，對自己一天的工作進行檢查和回顧，了解自己任務(wù)的完成情況。 每周五的下午最好抽出1小時左右的時間，對自己一周的情況進行回顧。 為什么周五的檢查回顧非常重要，主要是因為： 第一、對于這一周的事物你很可能還記憶猶新，這使你能夠進行完整的剖析和回顧 第二、整理和清空一下大腦，之后你就可以安心地享受周末的休閑時光。 2、檢查內(nèi)容 檢查「工作籃」是否清空。 檢查「愿望清單」是否有任務(wù)需要執(zhí)行，把它轉(zhuǎn)化成具體的行動或項目。 檢查「項目清單」了解項目進度，并保證每個項目至少有一個行動。 檢查「等待清單」委托人是否完成？是否遇到了困難？是否需要轉(zhuǎn)化為行動？ 檢查「執(zhí)行清單」是否按時的完成各個任務(wù)？是否遇到了阻力？ 檢查各清單是否有已完成、已作廢的條目，立刻刪除。 檢查各清單中任務(wù)是否需要調(diào)整和優(yōu)化？ 第五步：行動階段一選最佳方案 執(zhí)行就是按照行動清單和日歷進行任務(wù)的處理，最好的狀態(tài)就是我們每天按部就班的執(zhí)行行動清單，可是現(xiàn)實不是你想的那么簡單。由于多方面的原因和突發(fā)事件，不一定完全按照行動清單的順序去完成，有些事情可能需要先做，有些事情可能需要后做，選擇下一步行動計劃的標(biāo)準(zhǔn)是什么呢？如何才能在短暫的一天處理更多的任務(wù)呢？戴維·艾倫給了我們四個標(biāo)準(zhǔn)。 標(biāo)準(zhǔn)1一環(huán)境：有時我們在辦公室，有時我們在高鐵上，有時我們在飛機場，根據(jù)所處環(huán)境的不同，選擇不同的行動。例如：在飛機上我們可以寫方案或者看書等。 標(biāo)準(zhǔn)2一時間：有些項目需要整塊的時間去完成，比如寫一個報告。有些行動需要零碎的時間就可能完成，比如給供應(yīng)商打電話，背單詞等。如果我們在等高鐵，有30分鐘的空閑時間，我們就可以打個電話，或者背單詞。 標(biāo)準(zhǔn)3一精力：精力充沛的時候去做一些復(fù)雜性高、難度大的行動。比如早上我們可以寫策劃報告等。疲勞狀態(tài)或者無精打采時去處理一些簡單的事情。例如：定火車票等。 標(biāo)準(zhǔn)4：重要性： 根據(jù)你的目標(biāo)，確定那些事情對你更重要，先做重要的事情，后做不重要的事情。 通常，我們在執(zhí)行的過程中，更容易被卷入到隨時冒出來的緊急情況之中，而不是按部就班地去處理我們行動清單上的任務(wù)。遇到突發(fā)時間不要慌，你要知道突發(fā)事件本來就是工作的一部分，針對突發(fā)事件，你要對他進行打標(biāo)簽，放入工作籃，如果2分鐘能夠完成，那就快速完成。如果2分鐘完不成，就要根據(jù)他的重要性確定要不要馬上執(zhí)行，還是延后處理。 總之，工作和生活不是按部就班的，充滿了很多不確定性和突發(fā)性事件，因為這才是真實的世界，世界是混沌的，我們要學(xué)會擁抱不確定性和突發(fā)性，處理突發(fā)事件也是你積累人生智慧的重要方法。 總結(jié) GTD不僅是一個時間管理工具，更是一個生活工作管理工具，在信息爆炸的時代，大腦充斥了太多的信息，多任務(wù)處理向來就不是大腦的強項，因為大腦就是一個認知吝嗇鬼，能不用腦就不用腦。這是由于人類進化的進程決定的。我們很難去改變。所以為了更高效的使用我們的大腦，就必須借助于外部工具對信息進行整理，化無序為有序，讓精神熵和信息熵達到負熵狀態(tài)，才能讓大腦更好的去思考。 GTD時間管理工具可以幫助我們整理工作和生活中的各種任務(wù)，通過收集－處理－管理－檢查－執(zhí)行五個階段，一個工作籃，四張清單和多項原則把各種大小事件，整理成一套高效的可執(zhí)行的行動，大大提升了工作效率。 再偉大的夢想都需要設(shè)計成一個個目標(biāo)，再遠大的目標(biāo)，都需要分解成一個個的小任務(wù)，把每一個小任務(wù)執(zhí)行好，就需要一套周密科學(xué)的管理工具，而GTD就是可以幫助你實現(xiàn)目標(biāo)的好工具，那就從現(xiàn)在就開始使用吧，祝你好運。 參考資料： 《盡管去做——無壓工作的藝術(shù)》 ［美］戴維·艾倫著 中信出版社 ＧＴＤ最全面教程，從入門到精通 作者：逗總手記 簡書 |
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