這3個(gè)原則可以提高你的工作效率

上一篇文章我聊了管理好工作任務(wù)，為什么對(duì)你很重要？

做一件事情之前，最重要的是明白這件事情對(duì)你的意義有多大，這樣你才有動(dòng)力和意愿去付諸實(shí)踐。這部分我們會(huì)聊聊為什么管理好工作任務(wù)，讓你可以超過(guò)同齡人。

這次我和你聊聊，管理工作任務(wù)必須遵循的三項(xiàng)原則是什么？

這部分我會(huì)通過(guò)自己的真實(shí)例子來(lái)告訴你，如何用三個(gè)原則設(shè)計(jì)出每天的任務(wù)管理清單，從而讓你可以避免低水平勤奮。

1.原則一

第一個(gè)原則是任務(wù)管理的清單設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)單可執(zhí)行。

簡(jiǎn)單原則在產(chǎn)品設(shè)計(jì)中我們會(huì)經(jīng)常會(huì)看到，例如小米決定，把傳統(tǒng)電視的“72鍵”，縮減為11個(gè)鍵。大受歡迎。

同樣的，任務(wù)管理不用面面俱到，不要將各種注意事項(xiàng)、操作無(wú)巨細(xì)全部列出來(lái)，而是找到需要提醒我們的關(guān)鍵內(nèi)容。

可執(zhí)行是說(shuō)任務(wù)管理清單具有可操作性。我見(jiàn)過(guò)有些人將任務(wù)密密麻麻的寫幾頁(yè)紙，看上去很高大上，最后都扔到馬桶旁邊了，這就是不可執(zhí)行。

哪怕你有再多夢(mèng)想，不可執(zhí)行的最終都是炮灰。你想想看，如果讓你去背公司的人員管理?xiàng)l例，你肯定背不了，這就是不可執(zhí)行。

下面圖片里的表格是我之前在IBM工作期間的任務(wù)管理清單，用來(lái)記錄每天的工作任務(wù)。就是遵循了這條原則。

這個(gè)每天任務(wù)管理清單里只有4個(gè)關(guān)鍵字段，足夠簡(jiǎn)單。我們看下每一列里都有什么。

1）第1列時(shí)間

這一列沒(méi)有將時(shí)間分成幾點(diǎn)到幾點(diǎn)那樣的時(shí)間段，因?yàn)閷?shí)際工作中你不可能將時(shí)間分的太細(xì)。因?yàn)槟憧赡茉诟梢患虑榈臅r(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)突然又來(lái)了另一件事情。

所以，將時(shí)間劃分成小時(shí)來(lái)干活是不現(xiàn)實(shí)的。為了保持簡(jiǎn)單的原則，我把時(shí)間劃分為一天3個(gè)時(shí)間段，上午、下午、晚上。足夠簡(jiǎn)單吧。

你或許注意到在時(shí)間這一列還有上午路上，下午路上的任務(wù)安排，這是我給自己碎片化時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)安排的。我習(xí)慣在上班的路上，比如坐地鐵，坐公交的時(shí)間看電子書。

你可不要小看這碎片化時(shí)間，當(dāng)別人刷微博，玩抖音的時(shí)間，你卻可以完成某本書的幾個(gè)章節(jié)。

從大學(xué)到現(xiàn)在工作，我一直保持這個(gè)習(xí)慣，很多書、還有我寫的書稿審閱都是在路上完成的。這樣平均每天比別人多學(xué)習(xí)2個(gè)小時(shí)，超過(guò)同齡人那就是命中注定了。

我這里說(shuō)的碎片化時(shí)間學(xué)習(xí)，可不是像現(xiàn)在很多人喜歡那樣路上隨便看幾篇朋友圈的文章，今天學(xué)這個(gè)，明天學(xué)那個(gè)。看起來(lái)很忙碌，但是學(xué)來(lái)的都是皮毛，哪個(gè)領(lǐng)域都不精通。

我一般都是有個(gè)長(zhǎng)期目標(biāo)，比如要成為某個(gè)領(lǐng)域的專家，就朝這個(gè)方向系統(tǒng)學(xué)習(xí)，碎片化時(shí)間只是這個(gè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)的一種形式。

你也會(huì)看到，我每天晚上會(huì)給自己安排一個(gè)小時(shí)的跑步，為什么要有這個(gè)習(xí)慣呢？

因?yàn)榕懿降臅r(shí)候不僅能做自我反省，讓我解脫感的感覺(jué)，還會(huì)讓一個(gè)人長(zhǎng)期堅(jiān)持一件事情，培養(yǎng)耐心，從而治愈拖延癥。

2）第2列

我們?cè)賮?lái)看每天任務(wù)管理清單的第2列要做的事情，這一列列出了當(dāng)天要做的事情。

3）第3列

第3列截止時(shí)間表示每個(gè)任務(wù)要完成的截止日期。這可以時(shí)刻提醒我哪些任務(wù)要在截止日期前完成，可以有效的避免我拖延而導(dǎo)致任務(wù)沒(méi)有完成。

中國(guó)社科院的一項(xiàng)調(diào)查顯示，中國(guó)有80%的大學(xué)生和86%的職場(chǎng)人都患有拖延癥。

50%的人不到最后一刻，絕不開始工作。13% 的人沒(méi)有人催，不能完成工作。

不得不承認(rèn)，截止日期是非常偉大的發(fā)明，如果沒(méi)有截止日期也許很多公司都已經(jīng)停止運(yùn)轉(zhuǎn)了。

4）第4列

在這個(gè)每天任務(wù)管理清單里的第4列是狀態(tài)。我會(huì)在下班前檢查每個(gè)任務(wù)是否完成，然后記錄到這一列里面。

我看到過(guò)有人將狀態(tài)這里寫了很多值，比如未開始，正在做，還剩百分之幾。這其實(shí)是違背了原則一的簡(jiǎn)單。

為了保持設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單可執(zhí)行，第4列狀態(tài)中我只會(huì)填寫2個(gè)值，也就是完成任務(wù)或者未完成任務(wù)。

這樣保證足夠簡(jiǎn)單，就會(huì)讓這個(gè)每日任務(wù)清單執(zhí)行起來(lái)很容易，因?yàn)槟悴恍枰涀√鄡?nèi)容。

2.原則二

管理工作任務(wù)清單要遵循的第二個(gè)原則，在執(zhí)行上要有明確的檢查點(diǎn)。什么是檢查點(diǎn)呢？

比方，你開車的時(shí)候，突然儀表盤上的電瓶燈亮了，這個(gè)時(shí)候你可能要停車，拿汽車手冊(cè)翻到電瓶?jī)x表燈亮的那章，看看接下來(lái)該怎么樣去處理。儀表燈亮就意味著是一個(gè)檢查點(diǎn)。

同樣的，要讓每天任務(wù)管理清單用起來(lái)，就要設(shè)置這樣的檢查點(diǎn)，告訴我們什么時(shí)候使用任務(wù)管理清單。

前面設(shè)計(jì)好的每天任務(wù)管理清單，我設(shè)置了兩次檢查點(diǎn)。

第一次檢查點(diǎn)是在任務(wù)發(fā)生前，也就是早上的第一件事情，就是打開任務(wù)管理清單，看看今天要做什么事情。這保證任務(wù)能順利進(jìn)行。

第二次檢查點(diǎn)是在任務(wù)發(fā)生后，也就是下班離開前的最后一件事情，就是打開任務(wù)管理清單，檢查今天做了哪些事情，并在狀態(tài)這一列里標(biāo)明哪些完成，哪些未完成。

要想任務(wù)管理清單持續(xù)有效，一方面要保證任務(wù)管理清單做得簡(jiǎn)單可執(zhí)行，另一方面就是設(shè)置這樣的檢查點(diǎn)。就要像儀表盤上的報(bào)警器，通過(guò)這些明確的檢查點(diǎn)，來(lái)告訴我們什么時(shí)候使用任務(wù)清單來(lái)避免風(fēng)險(xiǎn)。

3.原則三

管理工作任務(wù)必須遵循的第三個(gè)原則是，任務(wù)管理清單里的內(nèi)容要不斷地更新。

任務(wù)管理清單要能使用，必須不斷地符合實(shí)際情況，不能現(xiàn)在用的內(nèi)容還是當(dāng)年的老黃歷。

在每天下班前，我都會(huì)計(jì)劃第二天要做的事情，并更新到這個(gè)每天任務(wù)管理清單里。對(duì)剛才的任務(wù)清單，我是這樣操作的：

第1步，刪除掉已經(jīng)完成的任務(wù)

第2步，添加第二天要做哪些新的任務(wù)

第3步，對(duì)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。

很多人喜歡在任務(wù)后面加上一列用于表示任務(wù)的級(jí)別，比如不重要，不緊急，緊急不重要等等。

這看上去寫的清楚，但是執(zhí)行起來(lái)很難。因?yàn)槟氵€要做任務(wù)的時(shí)候進(jìn)一步去識(shí)別哪個(gè)任務(wù)要先完成。這違背了第一關(guān)原則：簡(jiǎn)單可執(zhí)行。

因?yàn)槿巳庋鄣牧?xí)慣是從上往下去看，所以我的做法是把任務(wù)按重要程度從上到下依次排列好，排在前面的就是要先完成的，這樣在任務(wù)清單里一看就明白先要做哪個(gè)了。

為什么要對(duì)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序呢？不是哪個(gè)緊急做哪個(gè)嗎？

很多人沒(méi)有排列任務(wù)優(yōu)先級(jí)的習(xí)慣，想起哪個(gè)就做哪個(gè)，一天下來(lái)看起來(lái)很忙，但是效率和成績(jī)卻很低。導(dǎo)致這種結(jié)果的原因就是沒(méi)有按優(yōu)先級(jí)對(duì)任務(wù)進(jìn)行排序。

劃重點(diǎn)：按優(yōu)先級(jí)去完成任務(wù)的人，可以主動(dòng)支配并優(yōu)化自己的時(shí)間。只要優(yōu)先級(jí)出現(xiàn)，這個(gè)人的行為就會(huì)遵循冪律分布的規(guī)律。

這是因?yàn)槟銥槭虑樵O(shè)定了優(yōu)先級(jí)，對(duì)每一個(gè)問(wèn)題響應(yīng)的時(shí)間就會(huì)變得相當(dāng)不均勻，有一些任務(wù)會(huì)在第一時(shí)間被執(zhí)行，還有一些就會(huì)永遠(yuǎn)往后推，甚至被無(wú)限期擱置起來(lái)。

想深入了解冪律分布是如何改變個(gè)人命運(yùn)的，可以看我之前寫的這一篇文章《知道這知道這兩個(gè)商業(yè)模式的人，都實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)自由》

到這來(lái)你已經(jīng)明白了任務(wù)排序的重要意義，那么你可能會(huì)問(wèn)了，猴子，我還是不太會(huì)安排任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，有什么好的辦法嗎？

這張圖片里是我每天如何安排任務(wù)的優(yōu)先級(jí)的，這套方法也適合你去實(shí)踐。

如果把時(shí)間從不緊急到緊急畫成橫軸,，把事情從不重要到重要畫成縱軸。這樣就把整個(gè)空間劃分成四個(gè)象限了。這就是時(shí)間管理四象限方法。

我們分別來(lái)看下這4個(gè)象限。

第一象限是緊急而重要的事情，必須首先處理優(yōu)先解決。例如重要的會(huì)議工作。

第二象限是事情在時(shí)間上不緊急，但是它對(duì)于我們有重要的影響。例如你學(xué)習(xí)某個(gè)新的技術(shù)，對(duì)于以后工作或者職業(yè)發(fā)展就是重要的。

我一般會(huì)把重要的任務(wù)放到上午去完成，因?yàn)樯衔绱竽X是最清醒的，而且是最高效的。比如編寫代碼，分析數(shù)據(jù)，寫書稿等，這些需要耗費(fèi)腦細(xì)胞，必須單腦清醒才能高效完成。

第三象限包含的事情是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要。

我們要特別注意，這一象限的事情具有很大的欺騙性。很多人認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，認(rèn)為緊急的事情都顯得重要，實(shí)際上，像那些無(wú)所謂的電話、附和別人期望的事都并不重要。

例如領(lǐng)導(dǎo)要求你下班前給聯(lián)系下某個(gè)客戶的系統(tǒng)是否開發(fā)完。這個(gè)事情看起來(lái)緊急，但是不重要。所以你可以放到下午去完成，因?yàn)橄挛缛说拇竽X沒(méi)有上午有效率。有的人把這樣的事情放到上午去完成，而占用了自己重要的事情，是得不償失的。

所以，你看到雖然同樣一家公司的同事，由于工作任務(wù)優(yōu)先級(jí)安排的不合適，過(guò)幾年再看，有的人還繼續(xù)干著原來(lái)的工作，而有的人卻技術(shù)能力提升，實(shí)現(xiàn)職位晉升。

第四象限的事情大多是些瑣碎的雜事，沒(méi)有時(shí)間的緊迫性，沒(méi)有任何的重要性，比如工作里面反鎖的不重要的事情，你都可以安排到下午。

我自認(rèn)為比周圍的人工作效率更高，工作質(zhì)量也更高，是因?yàn)槲乙恢卑阎匾痪o急的事情放到上午，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候單腦是最清醒的，效率也是最高的。其他亂七八糟不重要的事情放到下午去完成。

4.總結(jié)

1）第1部分，我們聊了管理好工作任務(wù)，為什么對(duì)你很重要。

因?yàn)橛霉ぞ吖芾矶鄠€(gè)任務(wù)，讓我們可以避免無(wú)能之錯(cuò)。使用工具管理多個(gè)任務(wù)，相當(dāng)于把大腦需要記憶的工作，外包給工具來(lái)管理。同時(shí)，我們還可以使用工具來(lái)分析多個(gè)數(shù)據(jù)，從而發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

2）第2部分，我用自己的親身實(shí)踐案例，每天的任務(wù)管理清單，我們聊了管理工作任務(wù)，必須遵循的三項(xiàng)原則管理工作任務(wù)必須遵循的三項(xiàng)原則。

如果你有認(rèn)真學(xué)習(xí)這些內(nèi)容，那么恭喜你已經(jīng)掌握了如何使用工具設(shè)計(jì)每天的任務(wù)管理清單，從而提高工作效率。

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