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職務分析是人力資源管理的基礎，是所有人力資源管理的依據和參考，離開了職務分析，一切的管理工作都是感性的行為，毫無科學性可言。而在我國的許多企業中，這項工作卻是個不折不扣的空白。至多有一份粗淺的崗位描述，而且全是程式化的語言，有形式無內容，沒有任何指導意義和可操作性。 可喜的是，現在許多的企業開始認識到了職務分析的重要性，開始研究實施企業的職務分析工作，有的甚至請專業的咨詢機構，請外來的和尚念經。職務分析工作開始在我國的企業中得到逐步的開展。 這里，我想談談我對職務分析工作的一點認識。 一、什么是職務分析 職務分析就是對員工的工作崗位進行科學規范分析，以確定該崗位的工作目的、工作內容、職責權限、工作關系以及任職資格等主要內容，出具職務說明書，作為其他人力資源管理活動和決策的基礎性依據。 二、職務分析涉及到的人員 由于職務分析是對組織存在的所有崗位進行分析，因此，它涉及到了包括從總經理到普通員工的所有人員，每個人都將在其中扮演一定的角色，各負其責。 一般，職務分析包括以下幾個角色： 1.總經理：總經理為職務分析工作提供支持幫助，推動此項工作向前開展并落實。 2.人力資源經理：人力資源經理是職務分析工作的專家，負責設計分析方案，設計分析工具和流程，分配分析任務，并組織實施各項工作方案。同時，人力資源經理還應該為其他人員包括總經理提供業務咨詢，幫助員工正確理解職務分析，解答工作過程中的疑問，使職務分析工作順利得到開展。 3.直線部門經理：直線部門理解并幫助本部門員工實施職務分析，使績效管理落到實處。 4.員工：根據經理的安排完成有關分析的任務，積極與經理溝通，使得職務分析工作更加的真實有效。 三、職務分析涉及諸要素 一般，一份有效的分析報告要包括以下幾個有關員工職務的要素： 1.職務的名稱 2.職務的上下級職務； 3.職務的下屬人數； 4.職務包含的工作任務數量及相關內容； 5.每項工作任務的考核標準（一般是量化的）； 6.職務的職責權限； 7.實施該職務的困難之處； 8.職務的工作關系；包括上級、下級、同級同事及內外聯系的部門和人員； 四、職務分析的方法 通常，職務分析有如下幾種方法： 1.問卷調查法 這是職務分析最為常用的一種方法，主要由人力資源部門設計調查的表格，表格分兩種，一種由當值員工自己填寫,一種由該員工的直接上級填寫。 這樣，通過兩張表格基本可以反映出員工的職務內容和任職資格要求。 2.座談法 座談法是員工的直接上級召集員工進行座談，通過員工的描述做出職務說明書。這種方法需要經理在座談之前擬訂一份詳細的問話清單，全面列出涉及員工職務的內容及任職要求。在座談的時候，經理應用簡練易懂的語言將職務內容傳達給員工，鼓勵員工盡可能多描述自己的職務。 3.觀察法 觀察法即是通過觀察，獲得員工的職務信息的過程。這種方法一般適用于工作周期比較短的員工。在不影響員工正常工作的條件下，通過對被調查員工的觀察，將有關工作的全部信息真實地記錄下來，然后對所收集的信息進行分析、歸納，制定出職務說明書。 4.工作日志法 工作日志法是員工的直接上級事先設計好詳細的工作日志表，讓員工按照要求在規定的時間填寫，真實表現該員工的每日的工作情況，從而收集員工的職務信息。 使用這種方法，需要注意，工作日志應該及時填寫，一般半小時到四十五分鐘為一個周期，或者以一個工作認為單位，做什么填什么，及時全面地填寫。使用這種方法時，管理者應該加強監督，督促員工認真及時填寫。 五、職務分析的流程 一般，職務分析有如下五個流程： 一）職務分析的計劃階段 1.明確職務分析的目的。首先要明確職務分析的目的是什么，統一組織的思想。 2.獲得企業高層管理者的支持。獲得高層支持是推進職務分析工作的前提。 3.建立職務分析小組。建立專門的職務分析小組，一般每個部門出兩名，一名部門經理，一名操作人員，小組組長最好由總經理擔任，人力資源經理一般擔任副組長，這樣便于職務分析工作的推進與組織，也便于人力資源經理與總經理的溝通。 二）職務分析的設計階段 在設計階段主要解決如下幾個問題： 1.劃分職務分析中的角色。即總經理、人力資源經理、直線經理、員工等在職務分析中各自扮演什么樣的角色，通過角色劃分，明確各自的責任，使職務分析落到實處。 2.選擇職務分析的方法。選擇合適的分析方法，使之更加方便有效。 3.設計必要的分析工具。工具即是所使用的表格，無論采用什么方法，都離不開表格的使用，因此，人力資源部門應設計相關的工作，并培訓分析小組有關的填寫方法和注意事項，以減少分析工作中不必要的麻煩。當然，人力資源部門還應時刻準備介紹經理和員工的問訊，為其提供咨詢服務。 三）信息的收集和分析階段 這個階段主要包括以下方面： 1.職務名稱； 2.職務的目的； 3.職務的上級； 4.職務的下屬人數； 5.職務的主要職責； 6.職務的權限； 7.職務中各項工作任務的衡量標準； 8.職務的工作環境； 9.職務的難點； 10.職務的工作關系：上級、下級、同級同事及內外聯系的部門和人員； 11.職務的任職資格要求：最低的學歷、知識、經驗要求，年齡要求，各種技能要求及其他必被的要求等。在這里，需要注意的是：所有的要求都是最低的要求，而不是越高越好，要符合合適的人在合適的崗位上的原則。 四）職務分析的結果表達階段 這個階段是將所收集的信息經過多次討論和分析之后，以職務說明書的形式確立下來。主要包括兩部分內容：職務的內容和其任職要求。 五）職務分析的運用階段 這個階段主要關注于職務說明書的運用：用于制定人力資源規劃、員工招聘、職務評價、薪酬設計、績效管理、員工培訓、職業生涯規劃等，以提高人力資源管理的科學性和規范性。 至此，職務分析的流程全部結束，但這不代表職務分析工作就可以一勞永逸了，也不代表職務說明書就可以存檔收藏了。 我們的職務說明書應該作為經理管理的有效工作經常參閱，應該隨著崗位的變化、組織結構的變化等不斷地進行調整，不斷進行完善和提高，使之更加適合具體的情況，更加發揮它的作用。 所以，診斷修改的工作必不可少。這是我們的管理者經常忽略的地方，對此，應該引起特別的注意。 六、職務分析的檢驗與控制 職務分析是否有效，是否正確，可以用下面的6W1H來進行檢驗，即： 1.職務的責任者是誰（WHO）； 2.職務的服務對象是誰（FOR WHOM）； 3.為什么要做該項職務（WHY）； 4.職務的主要工作內容（WHAT）； 5.職務的工作地點（WHERE）； 6.職務的工作時間（WHEN）； 7.完成職務所使用的方法和程序（HOW）； 只有對上述七項內容都做出了完成的回答，才能對一項職務進行詳細正確的描述，缺一不可。所以我們在做完職務后有必要以此為依據對職務分析工作的信度和效度進行分析。 |
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