GTD時間管理原理與實踐分享——實踐篇[版權(quán)歸Cliff. Suen 孫志鋼所有，歡迎轉(zhuǎn)載，但請注明出處] 《GTD時間管理原理與實踐分享——理論篇》主要講了GTD時間管理的理論體系和主要的理念，但時間管理本身是一種管理實踐活動，是一種生活習(xí)慣，所以，我們說GTD成功的關(guān)鍵是：“實踐、改造、再實踐，最終讓GTD成為一種生活習(xí)慣！”。
接下來我會寫下我的GTD實踐，由于我個人是做咨詢顧問的，工作環(huán)境決定我的方法未必適合每個人，所以，請大家“擇其善者而從之，其不善者而改之”。
首先回顧一下GTD的5個步驟，對這五個步驟不熟悉的同學(xué)可以參考我前面的“理論篇”。
 GTD的五個核心步驟
下面主要介紹通過Palm650+Outlook 2007+Excel2007來構(gòu)建GTD體系的經(jīng)驗和方法。
步驟一：收集
收集的過程中有幾個注意事項：
1) 完整的收集。
2) 一定盡量減少你用于收集雜事的工具的數(shù)量。
3) 你的工具隨時隨地都能收集。
4) 按照你的愛好選擇工具。
在實踐中，我是通過Palm手機(jī)和Outlook2007收集雜事的。
 （1） 由于我的大部分時間是在電腦前工作，所以，Outlook是我的主要收集工具。當(dāng)工作的過程中出現(xiàn)要做的雜事：
a) 當(dāng)這件事很明確、簡單、不需要計劃，直接寫到Outlook的分類行動列表中。這個行動列表在【組織】一步會詳細(xì)介紹；
b) 當(dāng)這件事很復(fù)雜，需要詳細(xì)的計劃，那么，先放到“Outlook”便簽中，留待日后組織整理，生成行動清單。
（2） 如果我不在電腦前，直接使用Palm 手機(jī)中的記事本功能記錄。使用記事本的好處是在手機(jī)與電腦同步的時候，Outlook的便簽是可以和該記事本同步，這樣也減少了收集器的個數(shù)。據(jù)我所知，大部分的智能手機(jī)的記事本都可以跟Outlook的便簽同步。
這樣，既滿足了隨時隨地收集，有滿足了工具最少（2個），對于完整收集很有幫助。在實踐的過程中發(fā)現(xiàn)，如果在處理手頭上的事情的時候，對于那些不需要馬上去做的“突發(fā)”事情，將他們記下來，而后在組織整理的過程中，冷靜思考這件事的意義，會覺得一些事情是可以不做的，這樣，會給自己節(jié)省很多時間。
步驟二：組織
組織使用的是Outlook 2007中的任務(wù)功能和日歷功能，這兩項功能分別可以與智能手機(jī)中的任務(wù)（To Do）和日歷（Calendar）同步。
（一）首先，不忙著加工“工作籃”中雜事，工欲善其事，必先利其器，先改造一下我們的Outlook：
設(shè)置任務(wù)視圖，依次打開【任務(wù)】à【視圖】à【當(dāng)前視圖】à【自定義當(dāng)前視圖】如下圖：
a) 在字段選項卡中，只選擇主題、已完成、優(yōu)先級、附注四項，盡量不要多選，簡單能說明問題就好。具體每項有什么用，后續(xù)會講；
b) 在分組中，選擇“類別”，默認(rèn)升序排列；
c) 在排序中，按“主題”升序排列；
d) 在篩選中，選擇高級，設(shè)置“已完成”字段等于“否”，這樣，在你的行動列表中默認(rèn)顯示的都是沒有完成的工作；
e) 其他設(shè)置保持默認(rèn)，點擊確認(rèn)。 （2） 設(shè)置任務(wù)分類
a) 首先隨便添加一個新任務(wù)，并選中
（3） 設(shè)置【待辦事項】欄
a) 如下圖，選上【約會】和【任務(wù)列表】，樣式選擇普通。
 （二）然后，可以開始組織整理“工作籃”了：
組織整理仍要牢記GTD的加工過程，可以參見《原理篇（3）》
無論是大的項目，還是“下一步”行動，都可以作為任務(wù)，分類整理到任務(wù)清單中，如下圖通過添加新任務(wù)，將加工后的“下一步”行動添加到任務(wù)列表中。這里的分類方法請參考《原理篇（4）》。
 最終整理好的任務(wù)清單，點擊按分類查看，如下圖：
 （三）處理確定時間要做的工作
切換到日歷界面，在右側(cè)的【待辦事項】欄目中，有【任務(wù)】列表，可以將列表中的單個任務(wù)條目拖拽到日歷中，就成了日歷提醒的事件。還是要提醒大家，日歷是一塊很神圣的地方，不要隨便往里面放東西，一旦放上，就一定按時執(zhí)行。
步驟三：執(zhí)行
執(zhí)行階段主要是從任務(wù)清單中根據(jù)場景、時間、精力、重要性挑選任務(wù)，然后執(zhí)行。
這里介紹幾個技巧：
（1）制定每日行動清單。當(dāng)有了詳細(xì)的“下一步”清單后，每天開始的時候，可以先選出你認(rèn)為當(dāng)天要執(zhí)行完畢的行動，在任務(wù)清單上將“優(yōu)先級”字段標(biāo)注為高，這樣，就會在這一行顯示“！”，所有帶“！”的“下一步”行動就構(gòu)成了當(dāng)天的行動清單。
（2）同樣在@L-project 和@S-Project中，給工作項目添加優(yōu)先級，可以來表示工作的重要性。并且可以在每個條目后面添加所占精力的百分比，以此來確定一段時間內(nèi)工作的重點。
 （3）當(dāng)一個“下一步”任務(wù)執(zhí)行完畢后，直接在條目執(zhí)行狀況復(fù)選框中標(biāo)注完成，則這個工作就不在顯示在當(dāng)前的任務(wù)列表。
（4）對于工作項目，每執(zhí)行一步或一階段，都可以在備注中記錄執(zhí)行情況，以備日后查看。
（5）由于GTD對所有“下一步”行動都是按場景分類，但每個人做的事可能是按照需求來分，如工作、學(xué)習(xí)、人脈、理財?shù)鹊龋裕趯ぷ骰蛳乱徊角鍐蚊臅r候，我會加個前綴，如“工作：個人知識管理的研究及培訓(xùn)”。
步驟四：檢視
檢視我是通過晨間日記完成的，自從2010年1月5日開始使用，我感覺到了每天檢視的威力，不但記性好了，而且對事情的分析也更加透徹，真正感覺到了每天的進(jìn)步。對于不知道晨間日記的同學(xué)，請參考佐藤傳先生的《晨間日記的奇跡》一書。下面是我的晨間日記的模板：
具體每個格子的內(nèi)容就不介紹了，大家一看就懂。有想要這個模板的同學(xué)，請把郵箱留下。主要想介紹一下如何寫，其實很簡單，打開outlook中的任務(wù)，在視圖中選擇 “已完成的任務(wù)”，你就會看到你前一天都完成了哪些事情，這些會幫助你回憶做過的事情，寫出詳實的檢視日記。寫檢視日記的時候，切忌只寫發(fā)生的事情，不寫評價，關(guān)鍵要寫對事情的思考。
當(dāng)然，不但要做日檢視，還要做月檢視，下面是我的月檢視表，對應(yīng)日檢視的項目。
開始的時候，每天的檢視大約用掉我20-30分鐘的時間，后來，習(xí)慣了，每天也就用5-10分鐘，但效果非常好。有的事情只有這樣靜下心才能分析清楚的。
步驟五：更新
更新很簡單，每天早上上班后，瀏覽一遍@L-Project和@S-project，從中生成要做的“下一步”行動，創(chuàng)建相應(yīng)的任務(wù)并放到各個場景分類中；
一有時間，就將還沒有組織整理的雜事梳理成要做的項目和“下一步”行動清單。
如果要外出，就把智能手機(jī)與PC同步一下，所有的工作管理就到了手機(jī)上。
整個GTD的實踐就是這些，當(dāng)然，在平時的使用中，還會使用一些輔助的工具，如做計劃的時候，我經(jīng)常用到MindManager做思維圖譜，但可以在工作項目中做個文件的超鏈接，便于查看。但總體來說，一部智能手機(jī)+Outlook2007完全可以打造出一個完善的GTD管理系統(tǒng)。如果我哪里講的還不是很清楚，請大家隨時提出，非常樂意跟大家一起研究，共同進(jìn)步。
最后一點經(jīng)驗，GTD的實踐，不是一次就能到位的，需要不斷的根據(jù)自己的特點總結(jié)適合自己的方式方法。沒事的時候就把艾倫的《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》看上一遍，總會有些心得。
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