Evernote and GTD - Abel的日志 - 網易博客

EverNote v.s. 我的GTD工作流程

之 前Mulberry曾經在好幾篇文章里頭提過，我目前常用的三大GTD工具－Remember The Milk、Google Calendar、EverNote，其中RTM是用來組織各種下一步行動成為當日清單以及不同的場合清單，GCal是用在行事歷以及行程安排，而 EverNote則被我用作任務的規劃與追蹤，另外我也在EverNote里放置了各種參考數據。這一篇文章將簡介目前我怎么把EverNote應用在我 的GTD工作流程里。

· EverNote：http://www./

· 參考數據：

· 活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日記, 也是 GTD 工具（Eucaly61's DIY World）

· 活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇（Eucaly61's DIY World）

基本架構

基本上我是以不同的筆記本（Notebook）來區別不同性質的GTD概念工具如下：

· @@Inbox：收件匣，主要是作為網摘、文文件、和任務等各式數據的初步收集中心

· @Project Plans：任務的計劃，其中包括了針對各個單一任務的計劃以及相關的心智圖檔案

· @Someday：將來／也許清單，其中列出了目前暫時無法采取行動、但是也不愿直接刪除的各種事項

· 一般參考數據區：放置了閱讀過想要保留的各種數據

· @InAction：執行中或即將執行的任務的參考數據，會從一般參考數據區被移置到這邊

@@INBOX：收件匣

我會想要存放到EverNote的數據大致有三種：

1. 網摘：部落格、網絡新聞、以及朋友轉寄的文章…

2. 文檔：text文件、PDF文件、實體文件的掃描文件…

3. 任務：針對比較需要多個下一步行動才能完成的任務，與其相關的構想以及心智圖

所有上述數據一開始會被我收集到@@Inbox，等到仔細閱讀和思考之后再一一歸類到其它的筆記本。
因為EverNote提供了多種數據導入的功能，包括：

· Web Clipper bookmarklet：只要有EverNote的網絡賬號，就可以用這個方便的在線數據剪輯工具把各種網摘收集到EverNote，而且在IE、Firefox、和Chrome等常用的瀏覽器都可以使用

· Clipper Panel：這個由EverNote軟件端所提供的擷取平臺，可以把各種軟件里的圖文數據收集到EverNote（擷取選取的資料或是直接擷取幕畫面），還可以設定快捷鍵，讓數據擷取更加快速

· File Import：可以一次導入多個文檔到EverNote，支持的檔案類型包括text文件、PDF文件、圖片文件、音樂文件…

· Email：EverNote提供了個人專屬的Email地址，可以隨時隨地把心里的想法以及接收到的文檔寄送到EverNote

有了方便的數據收集功能，我就可以更快速而確實地把各種資料與構想傳送到EverNote，之后再找時間好好處理這些數據。

@PROJECT PLANS：任務的計劃

@SOMEDAY：將來／也許清單

原則上我都是用Remember The Milk來管理我的各種下一步行動，可惜的是，RTM不太適合用在單一復雜任務的規劃，所以這個部分，我改用EverNote來處理。
（見 上圖）舉例來說，我想要用AZ數據夾整理法來歸檔我的計算機檔案，這當然不是簡單幾個下一步行動就可以完成的任務，所以我在@Project Plans里設置了一個名為「用AZ數據夾整理法整理計算機檔案」的筆記 ，在上頭列舉所有執行該任務所需要的次任務（如整理圖片檔案）、行動（如建立A-Z數據夾、每天花固定時間歸檔等）、以及相關原則，并且規劃各個步驟的執 行時間，最后再把下一步行動的部分安排到Remember The Milk里頭。平常我在規劃各個任務的時候，會用心智圖來輔助思考，而這些心智圖的檔案也可以透過檔案連結（Hyperlink，連結語法是file:///檔案的絕對位置）的方式嵌置在筆記里面，需要時就可以快速打開檔案檢視當初的想法。
@Project Palns這個筆記本里頭，放置了我所有正在進行或想要進行的任務的相關計劃。每周檢視的時候，只要看過各個筆記就可以快速了解各個任務的執行進度，從而調整接下來的行程安排。
至于@Someday這個筆記本，則是用來放置目前暫時無法采取行動、但是也不愿直接刪除的各種事項，當作日后的參考。

一般參考數據區

@INACTION：執行中或即將執行的任務的參考數據

任務計劃以外的數據，基本上讀過以后，會被我歸類到一般參考資料區，并根據參考資料的性質，進一步分類到Applications、Blog、Creatures、Literature、Medicine、Productivity等不同的筆記本里頭。

每周檢視的時候，或是執行各個任務與其行動的時候，如果發現有需要用到或即將用到的參考數據，我會把這些資料調放到@InAction，并根據任務性質，另外區分出Personal、Blog、Work三個部分，以便快速查閱。舉例來說，因為這一周我打算寫EverNote相關的部落格文章，所以我把幾篇之前收集的相關文章（如上圖）移動到@InAction_Blog，這樣寫作的時候想要參考這些數據就很方便。

此外，EverNote的搜尋條件保存功能，也相當地實用。舉例來說，我利用了這個功能規劃出我的Forgetful-system列表（見上圖），其中包含了最近三個月內被我放到生產力（Productivity）筆記本的數據（搜尋條件：notebook:"Productivity" created:day-90），我可以透過每周檢視這些數據，來更深入思考這些信息對我的意義，以及可能的運用方式。所謂的Forgetful-system，是透過下列四個流程，讓我們的大腦更有效地吸收各種信息：

1. 有效閱讀：評估數據對自己的意義

2. 收集：過濾出對自己有價值的訊息，并加以收集

3. 定期回顧：透過反復檢視讓重要訊息深植心中，并激發出新想法，而非囫圇吞棗，死記數據

4. 定期清理：清理掉不必要的舊數據，讓大腦有空間容納新東西

詳情請另行參考GTD Life的這篇文章「什么是淺閱讀者的記憶系統：forgetful-system?」。

結語

以上簡單介紹EverNote在我的GTD工作流程里的運作方式。各位讀者之中，有沒有人是利用EverNote來進行GTD的呢？如果有的話，歡迎留言一起討論相關的心得哦。

活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日記, 也是 GTD 工具

以 Evernote 當關鍵詞, 卻無意間在 看到 Outlook + Taglocity ...。于是, Outlook GTD 和 Evernote GTD 都成形, 也在 Evernote 接續了中斷的日記。

接著 Outlook GTD 平臺 (1) / (2) 之后, 再來要介紹我現在怎么使用 Evernote 啰~~

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Evernote GTD 架構

Evernote 的介紹:

· Evernote輕量級入門心得 (kokafan13, 2008-10-15)

· 將EverNote 2.2 數據庫無痛轉移到EverNote 3 的方法 (計算機玩物, 2008-06-27)

· EverNote 3 試用心得：一切關乎網絡，但還不夠快 (計算機玩物, 2008-03-20)

· Evernote：好用的個人數據庫 (Innovation Ventures, 2008-03-11)

GTD 的介紹:

· 搞定! GTD (ihower, 2007-03-15)
個人行動管理流程 ... 1.搜集 2.處理 3.組織 4.檢討 5.行動，

· 什么是 GTD ? 如何用 Gmail 做 GTD - GTD inbox (Browny Walking, 2008-03-21)

· 維基百科, http://zh./wiki/GTD

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從『搜集』... 到『行動』, 對照于 Outlook GTD 就是 : @In, @Que, @Now, @Act, @done ... 等, 而在 Evernote 因為沒有自動化的 TagActions, 所以在網絡上找到線索 (1) (2), 改成用「筆記本」（Notebook）的「大分類」來存放這些任務列表。

將 @In 設為預設筆記本, 之后只要沒有另外指定, 新增的項目都會放在 @In 底下, 稍后再分類到 @Que 或 @Now。或者再細分成工作相關的 @Now/@Que 以及生活相關的 @Now2/@Que2, 網志的草稿 @draft ... 等,  各種環境下的任務列表。完成的項目則歸檔到 my, work, 日記, 網摘 ... 等, 同時也可以選定哪些筆記本需要與網絡端同步。

重點在于，怎么樣的分類方式最適合你, 能讓你找到配合各種情境的任務列表。

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Evernote 便捷的搜集工具

Evernote 提供便捷方式, 可以從 Outlook 工具列, IE, Firefox 右鍵選單, 或快速鍵 Win+A 搜集數據, 而不需要離開正在使用的程序。

如果希望將腦海里的『念頭』隨時記錄到Evernote, 還可以安裝 managethis.com 的 DROE。

DROE 是由 AutoHotKey 寫的執行檔, 可以設定存放到 OneNote, 純文字文件, 或 Evernote。下載 解壓縮到任意目錄之后執行 DROE.EXE, 會有快捷鍵可以使用, 列舉常用的如下, 完整的說明請見 DROE 的原始文件 :

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在 DROE 能成功與 Evernote 合作之前, 至少要改下面的設定

DROE_Tool.ini

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Evernote 的 Tool => Account Properties => File Import, 加上 EN_Path 所設定的數據夾

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Evernote 的進階搜尋

在 Evernote 左側邊欄底下有一個 Saved Searches, 按右鍵選 Create Saved Search, 再右鍵選 Properties 修改搜尋條件, 例如:

· intitle: 搜尋標題

· tag: 搜尋標簽

· -tag:* 搜尋沒有卷標的項目

更完整的搜尋語法, 可以在 http:///about/developer/api/evernote-api.htm 的章節 C. Evernote Search Grammar 找到

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Evernote 的其它小技巧

快速匯出筆記項目

從 Evernote 項目列表, 把幾數個筆記項目拖放 (drag-drop) 到桌面或是檔案總管, 就會自動匯出成 *.enex

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復制筆記項目

Evernote 3.0 少了幾個原先 2.2 有的功能, 其中一項就是 3.0 無法『復制筆記項目』。替代的辦法是 :

· 『先匯出再匯入』---- 先把筆記項目拖放 (drag-drop) 到桌面或是檔案總管, 再拖放回 Evernote 的項目列表。

· 『匯出到自動匯入的數據夾』 ---- 把筆記項目拖放 (drag-drop) 到 Tool => Account Properties => File Import 所設定的數據夾。

上面兩種作法所產生的復本會自動變更為目前的目期時間, 而如果想要讓復制的筆記項目維持與原項目一樣的日期, 則可以使用下面的方法 :

· 匯出之后, 改從 File =>Import => Evernote Export Files 匯入, 會產一個 Imported Notes 筆記本, 里面的項目會和原本的項目有一樣的日期

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匯入自訂的筆記項目

從 匯出的項目可以觀察到 <title>, <created>, <updated>, <tag> 等字段, 而內文則是含在 <en-note> 里的 HTML。依樣畫葫蘆就可以制造出自訂的筆記項目, 不過還需要注意下面幾點 :

· 檔案必須是 UTF-8 編碼, 否則中文會變成亂碼

· 依照 HTML 格式, 換行字符都會被忽略, 要改用 <p> </p> <br/> 等,

· <title> </title> 之間不能有換行字符 char(10), char(13)

· 要從 File =>Import => Evernote Export Files 匯入, 才能成功匯入 <created>, <updated> 所定義的時間,

活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇

延續上一篇討論『使用技巧』的 活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日記, 也是 GTD 工具 之后, 接下來整理一些讓我使用 Evernote 更得心應手的 GTD 概念。或者你可也以檢視一下, 除了 Evernote, Outlook+Taglocity, Remember The Milk, Gmail ... 是否還有更適合你的 GTD 工具。

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Outlook GTD 還需要補強的環節 ----『組織』

GTD 的要義

GTD (維基百科, http://zh./wiki/GTD) 
... 頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情.
... 各種環境下的任務列表, ... 使你需要完成的事情相關的信息易于保存，跟蹤和獲取

什么是 GTD ? 如何用 Gmail 做 GTD - GTD inbox (Browny Walking, 2008-03-21)
GTD 的哲學就是 將你所要處理的所有事情 變的容易 紀錄、追蹤、和取得其所有相關的信息

搞定! GTD (ihower, 2007-03-15)
個人行動管理流程 ... 1.搜集 2.處理 3.組織 4.檢討 5.行動，核心觀念是將所有雜事組織在手邊，而不是腦海里

· 非正式構思更具生產力，最少的時間跟精力，創造最大績效。

· 身邊永遠要有預備書寫工具

· 用心想事情，而非記事情。養成 ... 下載到收件夾的習慣。

· 只要把『下一步是什么』作為最基本的堅持，工作能量及生產力都會有顯著提升

對照 Outlook GTD 平臺 (1)

· 1.搜集 = @In

· 2.處理 = 分類到各個任務列表

· 4.檢討 = 從 @Que 將馬上要做的移到 @Now, 將不再需要追蹤的移到 @done

· 5.行動 = @Act, @Now

這當中還缺少了 3.組織, 于是在實際執行 Outlook GTD 的時候, 我發現了一種情境 ---- 有些郵件包含了日后要參考的信息, 雖然不需要馬上行動, 但是如果繼續堆在 @Now 或 @Que, 常常會淹沒了真正該處理的事情。然而, 如果加個標簽, 將它們歸檔, 到需要時雖然可以由標簽找到, 但卻不見得是最有效率的方式 ----尤其是常常需要參考的數據, 總不能每次都掃過整封郵件, 才再找到最重要的那幾句話吧。

所以, 需要有個『消化』的過程, 把重要的信息篩選出來, 依照脈絡集中記錄成『精華筆記』, 再來就可以很有效率的參考『精華筆記』, 真正有需要時再回頭查看原始郵件。而這個『精華筆記』的角色, 讓我又想起 Evernote ...

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永遠要有方便的書寫工具

GTD 還有一個要點是『永遠要有方便的書寫工具』把腦海里的『念頭』記錄下來, 尤其是那些不是從郵件發起的『念頭』包括 : 待辦事項, 該準備的東西, 執行的步驟與細節, 或是尚未成型的片斷概念 ...。 同樣也需要『搜集 ... 組織, 檢討, ...』。

這又是 Evernote 可以發揮的地方了, 因為 Evernote 自由筆記的型式, 連存盤的動作都省了, 隨時想到什么就先輸入, 或是在看網頁、看郵件、pdf、word 時, 隨時選取重要的片段記錄到 Evernote ...。輕輕松松的搜集信息與創意

下面引證其它網友的心得 :

Evernote輕量級入門心得 (kokafan13, 2008-10-15)

用了這個軟件的第一個念頭，不管我是要寫文章，還是要寫論文， ... 管理我的信息很方便。
3.0版是用標簽(Tag)來做分類，... 標簽之間可以用拖曳的方式變成從屬關系。

Evernote：好用的個人數據庫 (Innovation Ventures, 2008-03-11)

搜尋聽起來不稀奇，但當Evernote可搜到圖片中的文字時，已令我十分驚訝，更厲害的是，它可以搜尋到圖片中的「手寫文字」。

他們希望未來所有人都能習慣將信息以拍照方式上傳到Evernote，所有在線信息也是以web clip方式擷取下來存放，之后，運用Evernote的搜尋，可省去不少尋找數據的時間與麻煩。

將EverNote 2.2 數據庫無痛轉移到EverNote 3 的方法 (計算機玩物, 2008-06-27)

EverNote確實改善了我的信息管理習慣，它擁有非常方便的圖文剪輯工具，對于擷取的數據提供了多樣化且層次分明的歸類與連結，它并且還擁有強大的搜尋檢索能力，以及時間軸的瀏覽方式。

EverNote 3 試用心得：一切關乎網絡，但還不夠快 (計算機玩物, 2008-03-20)

在EverNote 3.0 ... 中新增「筆記本」（Notebook），... 不同主題筆記的「大分類」，而每一則個別的剪輯則可以設定多個「Tag」（卷標），卷標有點像是小分類；不同大分類筆記本下面的小項目，可以透過相同的小分類Tag連系在一起。

... 不需要被一個既有的架構分類局限，你的數據可以很自由的彼此關聯

... 重點就在于，什么數據適用于什么管理方法，或者你覺得哪種方法適合你。

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至于計算機沒有開機的時候, 當然還是『紙 和 筆』最管用, 而且我還有秘密武器 ----『無線記憶手寫筆』可以減少事后重復輸入到計算機的動作。這部份下一篇會再提到。

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由簡馭繁 ---- 待辦事項, 網頁剪貼, 稍后閱讀 ---- Evernote 多任務合一

回顧一下之前選擇 Remember the Milk 的理由 (2008-12-26), 就只有『周期性的工作項目』和『提醒』無法在 Evernote 實現, 所以還是決定用 Evernote 來管理待辦事項。

小項目用 checkbox (ctrl-shift-C) 分別列在幾個筆記 (例如: 工作上的各項目, 平日的待辦事項, 周末的待辦事項), 大項目則獨立成各自的筆記, 都放在 @Now 或 @Now2

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至于網頁剪貼, 我會把需要參考的網絡信息先存到 Evernote 的 @In 或 @Que2, 到了寫網志的時候就可以連同累積在 Evernote 里的片斷草稿, 一起用卷標或關鍵詞列出來, 而不需要在瀏覽器的頁簽和其它寫草稿的軟件之間反復切換。

而 Read It Later 稍后閱讀 雖然『打個勾』很快, 但我就是沒習慣回頭去看, 就這么累積大半年, 終于在最近才來個大清倉, 之后就改用 Evernote 來存放。

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現 在, Evernote 取代了 Remember the Milk、NetSnippets 和 Read It Later 的角色。雖然一對一比起來, Evernote 其實無法完全取代這些軟件的功能, 但是在集中管理之后, 事情就放在每天看得到的地方才不會累積到不可收拾。

而不再需要進入個別軟件的畫面去處理工作之后, 最大的好處就是由簡馭繁而增進效率。

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活用 Evernote (3) ---- 心路歷程篇

繼 活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日記, 也是 GTD 工具 和 活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇 之后, 這一篇『心路歷程』算是『碎碎念』的補遺吧 ~~

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與 Evernote 久別重逢

回顧一下使用 Evernote 的歷史

免費軟件 - 記事管理 - EverNote2 (2007-10-02)

它是以下這些軟件的夢幻組合

日記/記事管理 ---- Advanced Diary 或 iDailyDiary
網頁剪貼管理 ---- Net Snippets
屏幕剪貼 ---- Screen Capture
* 而且它有非常優秀的分類功能和搜索系統, 

... 類似部落格的張貼和瀏覽方式, 但是數據是存在本地的硬盤
可以做日記, 筆記, 或是部落格的資料準備或備份

2007-10-11 中斷了 Evernote 日記。2008-01-31 之后, 連 Evernote 的數據庫都沒再更新, ... 現在回想起來, 也說不清其中的原由。

后來, 雖然改成了 Excel 日記, 但從 2008-05-24 到 2008-12-30 又中斷了。
而網頁筆記的部份, 則維持以 NetSnippets 為主, 還小小試用了一下 Google Notebook。

....

0214 那個周末, 原先想找『比 Evernote 更好的筆記軟件』, 主要是希望可以貼上 OLE 對象 (尤其是 WMF 或 EMF), 這一點是 Evernote 3.0 所不行的。

除了付費的 OneNote 之外, 另一個選擇 BasKet Note Pads 暫時只支持 Linux, 計劃中的 BasKet 2.0 Windows 版本 又還沒推出, 讓我差點想把 andLinux 或 coLinux 架起來 ... 。無意間在 看到 Outlook + Taglocity, 于是那個周末都在試 Outlook 的 GTD 平臺。

一個星期之內, Outlook GTD 和 Evernote GTD 都成形, 也在 Evernote 接續了中斷的日記。

就這樣, 相隔滿一年之后, 我與 Evernote 久別重逢。---- 而且, 這次的關系更緊密。

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GTD 行動的源頭

認真推敲下來, 在時間順序上『無線記憶手寫筆』才是這一連串 GTD 行動的源頭

· 0212 Thu, 拿到『無線記憶手寫筆』開始使用

· 0214 Sat, 想找可以貼上 OLE 對象 (尤其是 WMF 或 EMF) 的筆記軟件, 這一點是 Evernote 3.0 所不行的。而這邊的 WMF 或 EMF 其實就是『無線記憶手寫筆』貼到剪貼簿的向量筆記

· 0215 Sun, 以 Evernote 當關鍵詞, 卻無意間在 看到 Outbok + Taglocity ...

· 0216 Mon, 開始試著在車上用無線記憶手寫筆(加板夾)寫字

· 0217 Tue, Outlook GTD 認真使用了兩天, 確定成型

· 0217 Tue, 找到 Evernote GTD 的線索 (1) (2)

· 0218 Wed, 開始 Evernote 日記, Evernote GTD 也成型,

· 0128 Wed, 將七個月的 Excel 日記 (080524-081230) 成功匯入到 Evernote

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這個『無線記憶手寫筆』, 可以在『一般紙張』上『離線記憶手寫或繪圖』(不開計算機) , 之后再上傳到計算機 ...., 不確定會不會補寫開箱文, 有興趣知道的人可以看看 :

· 我在阿德的 3C敗家夢 的留言

· 隨手寫、隨手記(GPEN200C) (Mobile01, 開箱文)

· Google Search : Mobile Digital Scribe

下面是手寫的示意成果 :

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張貼者： 水瓶尤加利 / Eucaly61 于 下午9:20

我的GTD流程與工具（2009-05）

Mulberry前一陣子在試用XMind這套心智圖軟件，也趁機重新審視一下自己目前的GTD流程與相關工具，并繪制出新的心智圖（如上圖）。

· Mulberry的GTD流程（XMind在線版）：http://share./mulberry/my-gtd-1/

6個GTD流程

參考David Allen的新GTD系統以及網絡上許多GTD同好的文章，我目前的GTD有六個重要的流程，分別敘述如下：

1. 收集（Collecting）→清理雜事（Cleaning）：

o 把隨時隨地出現在生活里的各種雜事，就是所謂的「收集」，收集的目的是要把這些雜事清理出我們的腦袋，讓我們可以更專注于重要的事情；為了達到這個目的，我們需要一個方便攜帶、方便記錄種種雜事的容器，這就是就是所謂的「收件匣」。

o 我有兩個收件匣：其中一個是一本小手帳，外出時我都會把它放到皮夾隨身攜帶，以便隨時寫下雜事；而當我身處在計算機前，我則會使用Launchy快速把雜事記錄到Remember The Milk的收件匣。

2. 加工（Processing）→闡明雜事的性質（Clarifying）：

o 對于收集回來的雜事，我們需要進一步「加工」，也就是弄清楚雜事的性質，包括其結果圖像與下一步行動。

§ 如果是可以行動的事項，兩分鐘內可被完成的事項就直接去做，超過兩分鐘才能完成的事項要被歸類到「下一步行動清單」和「行事歷」，授權給他人的事項要被歸類到「待追蹤清單」，而需要多個下一步行動才能完成的事情則應該被歸類到「任務清單」，并且把針對該「任務的計劃」記錄下來。

§ 如果是暫時無法采取行動的事項，可以歸類到「將來／也許清單」或是刪除到「垃圾桶」。而其余無法采取行動的重要數據，則可被歸類到「參考數據」。

o 在弄清楚雜事的性質時，我習慣使用九宮格思考圖或是心智圖來幫忙厘清思緒，尤其是后者，藉由FreeMind和XMind這類容易操作的心智圖軟件，不但可以澄清自己的想法，也可以把思考的結果存成檔案，以便事后檢討。

3. 組織（Organizing）：

o 把雜事加工以后，會出現多個行動與任務，我們需要把這種種行動與任務有系統地「組織」起來。在這個步驟中，有幾個重要的清單：

§ 下一步行動清單：有了完整的下一步行動清單，才能把這些行動依照「場合」分類，再進行批處理。

§ 行事歷：行事歷里所放置的是有明確的執行時間點的行動，基本上這一類的行動也是必須被執行的事項。

§ 任務清單：任務是由兩個以上的下一步行動組成，有了任務清單才能控管各個任務的進度，不至于迷失在眾多下一步行動之中。除了近期的任務之外，我的任務清單里也放置了我的生命角色、年度計劃、五年計劃、與人生目標。

§ 任務的計劃：針對單一任務的種種計劃，包括需要的下一步行動與相關數據，也要有專門收納的工具，方便日后的排程與檢視。

§ 待追蹤清單：授權給他人的事項，也需要追蹤，列出需要追蹤的事項清單會比較方便。

o 我使用三種工具來做好組織這個流程：Remember The Milk里頭放著我的下一步行動清單、各種場合清單、待追蹤清單、與任務清單；Google Calendar是行事歷；而比較復雜的任務的計劃，連同規劃任務時的心智圖，則一起被放到EverNote。

4. 排程：

o 每日排程：參考下一步行動清單與行事歷，把當天需要完成的或想要完成的下一步行動規劃到當日行程里。

o 每周排程：參考任務清單與下一步行動清單，列出當周需要完成的或想要完成的任務進度以及其下一步行動，再把這些下一步行動規劃到當周行程里。

o 我習慣使用Google Calendar作為排程工具，除了行事歷的事項之外，也會放置當天與當周最重要的事項（most important tasks, MITs）。

o 排程之后，我會使用Rainlendar在計算機桌面顯示當天應該執行的下一步行動清單與行事歷事項，時時提醒自己盡快完成該做的事情（做法可參考「Rainlendar：在計算機桌面顯示Google Calendar與Remember The Milk」）。

5. 行動（Doing）→行動（Engaging）：

o 行動不只是照表操課而已，要考慮場合、時間、精力、輕重緩急等因素，要兼顧長期與短期的想法，使得我們的行動能夠有最好的效果。

o 在行動這個步驟，我會使用Timer作為鬧鈴來提醒自己各個行動的時限。此外，我也會使用時區清單來輔助MITs的執行。

6. 檢視（Reviewing）→反饋（Reflecting）：

o 「檢視」是指回顧之前各個行動與任務的執行結果，以此為基礎，思考接下來要做的事情；回顧之前的所作所為而得到的訊息，成為了規劃未來的重要數據，所以新的GTD理論把這個步驟稱之為「反饋」。

o 寫晨間日記的時候，我會針對過去一天做過的事情加以檢討，并寫下接下來一天想完成的事情；這就是我的「每日檢視」。

o 進行「每周檢視」時，我會先閱讀過去一周的晨間日記，看看自己做了哪些事情，然后在檢討放在Remember The Milk和EverNote里的下一步行動與任務，決定接下來一周要做的事情，再安排到Google Calendar里頭。

9個GTD概念工具

在 GTD流程里，有9個很重要的GTD概念工具–「收件匣」、「下一步行動清單」、「行事歷」、「待追蹤清單」、「任務清單」、「任務的計劃」、「將來／也 許清單」、「參考數據」、「垃圾桶」。每個人都可以有自己慣用的GTD工具，但是它們的功能都離不開這幾個概念工具的范疇。

至于我目前使用的GTD工具，我在之前翻譯的GTD桌布上放置了我目前的GTD工具圖示（如上圖），讓其中的脈絡更為清楚：

· 收件匣：我目前有兩個用來記錄雜事的收件匣，分別是外出用的紙筆與計算機前使用的Remember The Milk的收件匣清單。

· 下一步行動清單：我所有的下一步行動都放在Remember The Milk，還依據不同的場合設置了不同的場合清單。

· 行事歷：有明確時限的事項則是放在Google Calendar；此外，每天與每周的MITs也是放在Google Calendar里頭。

· 待追蹤清單：我也在Remember The Milk里設置了待追蹤清單，其中列出授權給他人的事情。

· 任務清單：我把所有的任務列成清單放在Remember The Milk，每周檢視一次有沒有可以執行的部分。

· 任務的計劃：針對各個任務的計劃則被我放到EverNote，配合心智圖，思考任務的執行進度與接下來要進行的下一步行動。

· 將來／也許清單：暫時無法采取行動、但是也不愿直接刪除的事項，我把它們集中在EverNote里。

· 參考數據：我的重要檔案以及網摘都放在EverNote里，配合筆記本與卷標的分類組織這些數據，讓我可以很快調閱出想要的數據。

· 垃圾桶：這個部分我目前沒有特別設置什么工具。

從上面的敘述可以看出來，我目前慣用的GTD工具有三個–Remember The Milk、EverNote、Google Calendar，這三個工具都擁有網絡端、計算機軟件端、手機端，所以我可以隨時隨地觀看自己的GTD系統，相當方便。

我的每周檢視流程

在GTD的工作流程里，「檢視」（Reviewing；或者說「反饋」（Reflecting））是很重要的一環。回顧之前各個下一步行動與任務的執行狀況，藉以規劃之后要做的事情；立足過去，放眼未來。Mulberry除了每天趁著寫晨間日記的時間進行檢視之外，也另外安排了每周檢視的 時間。作每周檢視的好處是，可以定期思考對自己而言真正重要的事物為何，把它們化為實際的行動，并安排到自己的行程里頭，讓自己每天都能朝重要的目標前 進。話是這么說，每周檢視到底該做些什么呢？因為我自己也曾經有過這樣的困惑，所以用這一篇文章來和各位朋友們分享一下我自己的每周檢視流程。

基本流程

每周檢視的基本流程可以分成兩大部分：(1) 檢視上周做了什么；(2) 安排下周要做什么。根據每個人所使用的GTD工具不同，每個人的實際檢視流程也會有所不同。而我目前的每周檢視流程如下（請參考本文開頭的圖片）：

• 上周做了什么？
  • 晨間日記：檢視上周完成的事情（10分鐘）
  • Joe's Goals：檢視上周的目標達成狀況（10分鐘）

• 下周要做什么？
  • EverNote：任務清單與計劃：決定下周要執行的任務（10-15分鐘）
  • Remember The Milk：下一步行動清單：決定下周要執行的下一步行動（10-15分鐘）
  • Google Calendar：安排下周的重要事項（10分鐘）

原則上，我會利用每個星期天比較空閑的時間，花費大約一個小時左右，來檢視前一周完成的事項、以及各個任務的執行進度，然后決定下周想要執行與必須執行的任務與下一步行動，并且優先安排其中的重要事項到行事歷上。

晨間日記：完成事項

我 從去年11月開始寫晨間日記到現在已經10個月了，每天寫日記，除了可以抒發情緒之外，也可以讓我客觀檢視過去發生的事情。每周檢視的時候，我只要快速瀏 覽前一周的晨間日記內容，尤其是「成功日記」（當天完成的五件事情）這個字段，就可以掌握到自己完成了哪些事情、有沒有需要改進的地方 。

• 晨間日記：(1) 基本介紹
• 【分享】晨間日記模板（2009-04）

Joe's Goals：目標達成狀況

如 果說晨間日記是用文字記錄發生過的事情，Joe's Goals則可以用簡單的圖像記錄各種目標（包括讀書或工作進度、以及習慣的養成等等）的達成狀況。每周檢視的時候，只要聯機到Joe's Goals前一周的頁面，是否每天按照進度完成長期性的計劃，就可以一目了然。

• Joe's Goals：完成目標，讓每一天都有笑臉

EverNote：任務清單與計劃

Remember The Milk：下一步行動清單

檢 視過上一周做了什么事情之后，再來就是要決定下一周想做的事情。我會先參考年度目標、任務清單、以及各個任務的計劃（這些都被我放在EverNote的 Project Plans里），決定下一周想要執行的三大重要任務；然后把這些任務進一步拆解成幾個下一步行動，一一記錄到Remember The Milk，再為這些行動標上執行期限、場合（如@call、@pc、@downtown、地點…）、和next標簽（這是為了把所有的下一步行動集中到 __NextAction（語法 tag:next）這個智能清單里）；最后，檢視RTM里的下一步行動清單，決定除了重要任務以外需要與想要執行的事項。

• EverNote v.s. 我的GTD工作流程
• Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程

Google Calendar：排程

在 決定了下周要執行的任務與下一步行動之后，接著就是把這些事項像堆積木般安排到行事歷里，優先安置大塊的、重要的下一步行動。我個人慣用的行事歷是 Google Calendar（如上圖）。首先，安排已經有明確期限的事項（如會議、約會…）；接下來，把當周三大任務的下一步行動也放進GCal，如果還有其它想做 的重要下一步行動也可以趁隙安排進去，但切忌把行程安排得太過緊湊。至于其它也需要執行的比較小的待辦事項，可以先思考要用哪一天的哪些空檔批次解決掉， 但不必特別排進行事歷，只要在下一步行動清單里標上執行期限，給自己一個提醒即可。

• Google Calendar v.s. 我的GTD工作流程

結語

以 上大致介紹我個人的每周檢視流程。這樣的流程我已經執行了好幾個月了，剛開始雖然會不習慣，每個步驟都拖拖拉拉耗了不少時間，但是習慣以后，現在差不多一 個小時就可以完成整個流程了。每周只要花一個小時的時間，就可以調整自己的方向，讓自己更確實地往夢想前進，我覺得是很值得的一件事。還沒開始作每周檢視 的朋友們，要不要考慮開始試試看呢？也歡迎已經開始每周檢視的朋友，一起來分享自己的執行心得哦。

什么是淺閱讀者的記憶系統：FORGETFUL-SYSTEM?

24th 七月 2007 + GTD,+ 淺閱讀時代的知識管理系統 4 Comments

不 知道你們怎么樣，反正我現在的狀態是：感覺每天瀏覽了若干網頁，收獲了若干信息，被信息轟炸的體無完膚，而且在一天結束之后再去妄圖尋找那些收獲和記憶 時，卻什么都找不到，這樣日復一日，現在只是養成了機械的打開網頁---一目十行---瀏覽完畢---關閉網頁。有時候甚至盯著在地址欄閃爍的光標發呆。 我到底要瀏覽些什么？又有哪些是真正從網頁上到我的腦海里成為我所掌握的東西呢？我還要繼續夢游下去嗎？

什么是淺閱讀？

我不想費力解釋什么是淺閱讀，看看上面的專題應該就會有一個大概的了解。

我想要和大家分享的是淺閱讀者的記憶系統：Forgetful-system。

• Forgetful-system的前提：這套系統的前提是建立在有效閱讀的基礎上的，你在瀏覽網頁之前需要問自己這幾個問題：
  1. 我瀏覽這個網頁（點擊這個鏈接）是想從中得到什么？用1句話概括
  2. 文字的作者想要告訴我們什么內容？（文字的主旨）用3句話概括
  3. 這篇文字里我有哪些收獲？（我感興趣的內容是什么？）沒有限制，但不要太多。
  4. 我對這篇文字和作者有什么看法？（觀點不茍同？有更好的切入點？）沒有限制，但不要太多
  5. 聰明的讀者已經猜出來了，Forgetful-system要收集的就是這些內容，我會在這個系列后面的文章中詳細介紹。
• Forgetful-system的理論依據：

• 艾賓浩斯記憶曲線
• “上帝在造人時給了人類很強的CPU，給了人類無限的HardDisk空間，但是給的RAM卻不夠大”（這其實是我說的。。。呵呵）
• Forgetfule-system與GTD的結合：這套Forgetful-system主要是和GTD的日回顧、周回顧、月回顧結合起來的，并且把他們當作Stuff的一部分放入收集籃里，減少我們的憂慮。
• Forgetful-system的流程：

1. 收集： 每天收集有價值的信息以及與信息的互動，建議為Forgetful-system創建獨立的收集器，收集完成后放入GTD系統的收集籃里，可以理解為 GTD收集籃里面的“子收集籃”，之所以這樣處理是考慮到forgetful-system的信息量是比較大的，并且是不需要做處理的（process）
2. 回顧：分為日回顧、周回顧、月回顧
3. 整理：其實大部分的操作是歸檔或者刪除，建議兩者取其一，而不是兼而有之
4. 這一點以后會詳細介紹。
• Forgetful-system的工具：

• wiki類工具可以幫助你建立個人知識庫
• notepad類工具方便易用，但是不利保存

Evernote輕量級入門心得

分享:

電子筆計本的重要性日趨提升，早期M$Office加入Onenote，Google旗下的notebook，以及現在要介紹的Evernote。 目前我才用了兩天，就馬上想要寫心得。的確，我發現我需要用他。之前寫的文章，想要引用一些看過的文章，首先一個難處是：我沒及時存下來，在瀏覽記錄找半 天。真的存下來了，要不就在一堆分頁切換很久。用了這個軟件的第一個念頭，不管我是要寫文章，還是要寫論文，有他我要管理我的信息很方便。

下載地址：http://www./about/download/
中文化(3.0.0.625版)：http://www./shared/yu3ooajokw(出處)

先放上計算機玩物大大介紹過的文章：

1.免費的萬用筆記本軟件：EverNote 1.5.0.207b
第一次介紹Evernote，可惜里面有些連結已失效

2.優化工作！EverNote 數字筆記本活用技巧圖文教學
完整介紹2.2版Evernote教學，可惜我在用3.0版已經很多功能經過刪減，讓我有點想跑去用2.2版

3.EverNote 3.0 試用心得：一切關乎網絡，但還不夠快

4.將EverNote 2.2 數據庫無痛轉移到EverNote 3 的方法

初次使用3.0版，安裝完發現Printscreen鍵被強暴了，有時想要屏幕擷圖，直覺就按下Printscreen，現在程序預設開啟Evernote擷圖熱鍵，好險Application→Options可以調整，如圖：

3.0版是用標簽(Tag)來做分類，一開始被一堆Tag嚇到，還好標簽之間可以用拖曳的方式變成從屬關系。

很 努力的閃避計算機玩物已寫過的介紹，向計算機玩物詢問了一下，3.0版與2.2版差真的很多，有些功能還被刪除，像是2.2版每個筆記上面的工具列，多的 是網 路同步的功能，只可惜就多了這么一個功能，安裝文件還是很大(54.8mb)，不過人總要往前看。另一個缺點是，我們使用M$的word或是pdf或是 Firefox等等的瀏覽器，IE除外，皆可以按住Ctrl用滾輪放大縮小字體，Evernote沒辦法讓我蠻訝異的。

Evernote安裝時要關閉瀏覽器，安裝完我的Firefox會出現Evernote圖示(Add to Evernote)，只要我用鼠標反白的部份，按下圖示就會增加。最后再介紹一個Firefox應用套件Aardvark，同樣已經有諸多強者介紹，就不多提了：

1.[Firefox Add-ons] Aardvark - 讓非洲食蟻獸來啃食網頁吧

2.Aardvark2.0網頁閱讀剪輯、重組打印好幫手

3.[教學] 兩個小技巧讓 ScrapBook 更好用A

Aardvark 的替代方案是一個可見及所得的Java語法：

javascript:document.body.contentEditable='true'; document.designMode='on';void%200

用語法搜尋可以看到一堆網頁，出自哪個強者就未知了。我將這個語法弄成書簽放在工具 列，要用就可以拿來用。

最后，Evernote的熱鍵表，可自Help的Keyboard Shortcuts取得，像是F6跳至搜尋列，不過按Ctrl+F有同樣的效果。花水木曾經寫一篇堆積的星號標記，描述有一堆代辦事項，積的越多越沒動力去做，如果Evernote里滿滿的筆記，充斥著tag應該也蠻恐怖的，不過利用從屬關系去做歸類應該還好。