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但凡工作了幾年的朋友，多多少少都會面臨「時間不夠用」的問題。 比如： 明明每天工作12個小時，但還是有很多事情做不完； 老板吩咐的任務，一拖再拖，直到 deadline 才勉強敷衍一下； 每天都在忙著應付同事、上級、客戶，完全沒有自己的時間，忙了一整天也不知道在忙什么…… 所以，時間管理應運而生。 這幾年，哪怕是不了解時間管理的朋友，多多少少也聽過這些名詞： GTD、番茄鐘、待辦清單、四象限法…… 但是，你會不會覺得，用了這么多工具，學了這么多東西，好像仍然沒有什么用？ 這幾年，通過跟身邊朋友、讀者的交流，我發現，不少人在管理時間的過程中，其實多多少少都存在一些誤區。 正是這些誤區，使我們經常做了無用功。 今天，跟大家聊聊這些誤區，以及如何避開它們，讓我們的時間更充足。 1. 喧賓奪主，本末倒置 曾經有個朋友，找我咨詢時間管理的問題。 她說：已經嚴格按照老師教的方法論去踐行，但每天都感覺特別累，也沒省下多少時間，究竟是怎么回事呢？ 我問她：你是如何做時間管理的？ 她「嘩」的一聲，給我發了一堆 APP 截屏。 然后，如數家珍地給我解釋：這是記錄時間耗用的，這是曼陀羅方格，這是做晨間日記的，這是做待辦事項的，這是番茄鐘…… 這其實就是本末倒置了。 時間管理的本質，并不是管理好「時間」 —— 這壓根就不重要 —— 而是高效地完成該做的事情。 這才是核心所在。 記住：永遠是工具來為你效力，而不是你要去適應工具。 所以，最合適的工具，必須能夠如臂使指、圓滿自如，成為你身體和大腦的一部分。而不是需要你時時刻刻提醒自己「我得去用」。 你必須確保，當你需要用到它們的時候，它們能立刻在你身邊出現，用你最舒服的方式去使用。 很多人熱衷于 APP Store 上五花八門的時間管理 APP，其實，這些沒有太大意義 —— 很簡單：我們絕大多數工作是在什么地方完成的？是電腦，而不是手機。 所以，時間管理工具的第一個條件是什么？ 必須能夠全平臺使用，呼之即來，用完即走。 我自己體驗過一些 APP，從打開，到進入正式功能，就要好幾秒鐘，點擊五六次按鍵 —— 這究竟是在幫你管理時間，還是浪費你的時間？ 更重要的是，一款工具，如果不夠輕便、自如，它就會在你潛意識里留下這樣的印象：使用它，是一件很麻煩的事情。 那么慢慢的，你就會傾向于把它擱置，放在一邊。 這就是「學了很多方法，卻從來都用不上」的真相。 那么，什么樣的工具，才是適合自己的呢？ 對時間管理的新手來說，一款筆記加待辦清單即可。 前者推薦：印象筆記，有道云筆記，為知筆記，Onenote，Bear（蘋果專用）。 后者推薦：滴答清單，Todoist，RTM（Remember the milk）。 各任選其一即可。 注意我沒有推薦 OmniFocus 和 MLO 等復雜的 GTD 工具，因為對一般人來說，壓根用不上，只會造成困擾。 甚至，一個隨身攜帶的記事本（A5尺寸），一支好用的中性筆，基本就足夠了。 最有效的方法，永遠是簡單的。 2. 追求「完成所有事情」 之前和一位大公司的市場總監聊天，他說： 我每天都勾不完我的待辦清單，您有什么建議嗎？ 我問他，每一天的清單上有多少個事項。回答是：我也記不清了，大概二三十項吧。 這是許多朋友特別容易犯的錯誤。 我們總是寄希望于「將清單上的所有事情勾掉」，尤其是完美主義者，更是如此。 但現實是什么呢？很多時候，我們每天殫精竭慮，也只能完成三四項任務，然后眼睜睜地看著其他任務過期。 一天天過去，「已過期」里面堆積的事項越來越多，清單變得臃腫不堪。 結果就是：我們連待辦清單都不愿意打開，因為看了就心煩。 有兩個事實，可能是我們需要直面的： 1）我們往往都高估了自己的能力； 2）事情往往是做不完的，做多少來多少。 如果你把所有的事情都寫入待辦清單，會有另一個后果：在權衡「要做什么」的時候，你可能會選擇去做那些簡單、但沒有太大價值的事情 —— 因為做完了可以立刻勾掉。 而那些真正重要的事情呢？也許就會一直拖著，直到 deadline 才開始拼命趕工。 這就完全反其道而行之了。 正確的做法是什么呢？待辦清單上面，只寫真正重要的事情。其他不那么重要的，按照如下方法處理： 1）放入 Dessert 清單中，等碎片時間、工作間隙、狀態不佳時處理。快速給自己恢復精力。 2）用其他方式快速解決。譬如：交付給別人，聘用外包，使用在線工具，等等。 3）拖著不做。 是的，不要覺得「拖延」十惡不赦，拖延其實是一件好事。關鍵是什么呢？我們不要被「拖延」主導，而是要自主的、有意識地去選擇「拖延」。 簡而言之：正確的做法是，優先做最重要的事情，其他事情能拖即拖。 很可能，拖著拖著，這些事情自己就「被解決」了 —— 尤其是對于尚未完全明確、需要反復溝通和確認的事務，繁瑣而機械的操作，以及「不做也不會死」的事務。 不要讓它們擠壓你寶貴的時間和精力。 3. 過于依賴番茄鐘 可能有同學不清楚番茄鐘，簡單介紹一下： 番茄鐘，又稱番茄工作法。它的使用很簡單：定一個25分鐘的鬧鐘（稱為「一個番茄」），在這段時間里心無旁騖地工作，拒絕任何打斷（一張便簽、一個耳機可以幫到你）。 等25分鐘結束了，關掉鬧鐘，休息5分鐘，再開始下一個番茄，循環往復。 為什么是25分鐘呢？因為基于認知心理學的研究，人集中注意力的時間，一般不會超過25-30分鐘。 當然，這個時間可以根據實際情況調整，通常以20-30分鐘作為一個番茄。 一般來說，使用番茄鐘，以「番茄」來計數。我們會說「今天完成了5個番茄」，指的就是不受干擾、心無旁騖地工作了5個25分鐘。 那么，番茄鐘真的有各種時間管理專家所說的那么神奇嗎？ 感興趣的話，不妨試一試。 但這幾年來，我身邊時間管理做得好的人（包括我自己），基本不用番茄鐘。 為什么呢？很簡單，因為太機械了。 人的精力曲線波動是非常頻繁的，會根據時間和任務而異。每一次都要求集中精力25分鐘，常常會帶來兩個后果： 1）坐立不安，心煩意亂，明明做不下去，但是又不能分心； 2）好不容易進入心流狀態，正熱火朝天的時候，一個鬧鐘立刻把思緒打亂了。 尤其是對于像我這種「坐不住」的人，更是明顯。 究其原因，它的根本問題在于：先設定好了時間，再往時間里面裝任務。 也就是說，番茄工作法的本質，在于培養你「規律工作」的習慣。 這對于精力曲線平緩、作息極其習慣的人來說，是可以的。但對于我這樣的人，基本沒有任何作用。 那我是怎么做的呢？很簡單，反過來：先給自己設定任務，再根據任務指定時間。 我會告訴自己：接下來，讓我們試試，能不能在5分鐘內，完成這個小任務。然后，開足馬力去解決。 完成了，就再給自己分配下一個新任務。 簡而言之，這是兩種完全不同的思維： 我無需要求自己「規律工作」，不是讓我去適應工作 —— 而是讓工作來適應我。 對我來說，工作就是一個個挑戰的小片段，每一天的繁忙，其實就是針對這些小片段，一個個予以攻克。 這樣，就能將工作變成一段愉快、自由又富有挑戰性的體驗。 可以參考：讀書、工作容易分心，怎么辦？ 4. 錯誤理解四象限法 四象限法，應該是時間管理里面，最廣為人知的方法了。 它將一天里所有任務，按照緊急性和重要性兩個維度，分為四個象限：
絕大多數時間管理教程，都是這樣教的，大家也都是這樣學的。 很少有人對這套分類方式提出質疑，但不知道你有沒有意識到：這其實不是很科學。 試思考一個問題：為什么在我們的待辦清單里面，會出現「不重要」的事項呢？ 換言之：不重要的事情，哪怕它很緊急，又怎么樣？一件事情如果「不重要」，那不做也不會有什么后果（否則就是重要），為什么要考慮它呢？ 問題在于：這里的「重要」是一個很模糊的概念，它真正的意思是「有價值」。 什么是有價值？簡單來說，如果一件事情，做完之后，能幫你增進經驗、獲得提升、收獲回報，那就是有價值的。否則，就是無價值的。 把上面四象限里的「重要」換成「有價值」，是不是立刻清晰多了？ 四象限法的本質，其實是這樣的：緊急，代表「別人希望/需要你去做」，而有價值，代表「我自己想做」。 最好的情況當然是兩者重合，但如果不是，那就盡量在不影響結果的情況下，「以我為主」。 當然，有價值 - 緊急的分類（術語叫做艾森豪威爾矩陣），本身也未必是最好的分類方法。這一點，以后有機會再詳談。 不過，至少，這比廣受誤解的「重要 - 緊急」要更好。 5. 用日歷來做待辦事項 之前寫時間管理的文章，有不少讀者在后臺留言，說： 我一般用日歷做時間管理，很好用。 日歷確實很好用，像 Google日歷，或者蘋果自帶的日歷，都不錯，但用日歷做時間管理，其實是效率很低的方法。 為什么呢？很簡單。 考慮一個問題：現在突然來了一個任務，沒有明確的時間要求，你要怎么把它記到日歷里面？ 這就是問題所在：待辦清單也好，筆記也罷，是「任務導向」的，時間只是任務的屬性。我完全可以把一個任務記下來，而不指派具體時間。 但日歷不行。日歷一定要先明確一段時間，再安排任務。 這會造成什么后果呢？每記一件事情，你都要先思考：把它放在哪一段時間里？ 更別說，大多數任務，往往不會按照時間執行。那么，就又得重新安排、設置。 在時間管理領域，有一句俗話，叫做：日歷是神圣的。 什么意思呢？記在日歷上的事情，一定是「雷打不動」的。 簡而言之：日歷不是用來記錄任務的，而是用來「鎖定時間」的 —— 在日歷上寫下一件事情，就意味著：這段時間被占用了，當我安排事務、整理工作時，我必須將其考慮在內。 所以，什么事情適合記在日歷上呢？一般是嚴肅的會議，固定日程，當天會發生的事件，等等。 它是用來參照的，輔助我們對工作進行安排，而不是用來管理時間的。 |
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