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    20個(gè)步驟,高效開(kāi)展供應(yīng)商審核

     一兵個(gè)人圖書館 2021-10-28

    審核是在企業(yè)、供應(yīng)商內(nèi)開(kāi)展的一種質(zhì)量監(jiān)督活動(dòng),是指為滿足用戶使用要求,以產(chǎn)品、工序和體系為目標(biāo),通過(guò)獨(dú)立的、公正的、系統(tǒng)的評(píng)定,判斷交貨產(chǎn)品質(zhì)量,考核工序適應(yīng)性和評(píng)定體系的有效性,以便及時(shí)暴露問(wèn)題,改進(jìn)工作,增強(qiáng)質(zhì)量保證體系的自身保證能力而開(kāi)展的企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)餐活動(dòng)。

    一、審核策劃

    • 過(guò)程的順序;
    • 關(guān)鍵點(diǎn)的關(guān)注;
    • 時(shí)間的有效分配;
    • 合理的人員配置(獨(dú)立性和專業(yè)性的要求);
    • 審核時(shí)機(jī)的確定和把握。

    二、應(yīng)該注意的事

    • 策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方,不要造成突然襲擊;
    • 允許別人作充分的準(zhǔn)備;
    • 不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè),審核時(shí)間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整;

    三、檢查表是重要的,但不一定是詳細(xì)的

    • 可以幫助你把握節(jié)奏,體現(xiàn)你的重點(diǎn)關(guān)注;
    • 內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的,詳略取決于你的經(jīng)驗(yàn);
    • 不能照本宣科,提問(wèn)應(yīng)講究技巧;
    • 內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時(shí));
    • 檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。

    四、構(gòu)思檢查表的三個(gè)要點(diǎn)

    • 日常工作是如何處理的;

    • 當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時(shí)/體系是否還工作;

    • 當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)/事物是否仍在控制下

    五、進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的

    • 目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟;

    • 同時(shí)進(jìn)一步明確審核中的重點(diǎn)關(guān)注;

    • 相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。

    • 審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;

    • 因而與人打交道得十分小心;
    • 不能讓對(duì)方反感而導(dǎo)致你審核的失敗;
    • 記住:千萬(wàn)不能把審核做成是審查(找麻煩)。

    六、記住樣本選擇的原則

    • 為了達(dá)到目標(biāo);
    • 密切相關(guān)的;
    • 有代表性;
    • 樣本量:3<n<12

    七、有效的工作方式

    • 聽(tīng):聆聽(tīng)、傾聽(tīng),聽(tīng)你所關(guān)心的;

    • 看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問(wèn)題的真相;

    • 查:學(xué)會(huì)抽樣查看,學(xué)會(huì)證實(shí);

    • 問(wèn):不脫離你的主題,詢問(wèn)你所關(guān)心的事。

    • 記錄:是不可缺少的,尤其是對(duì)問(wèn)題點(diǎn)應(yīng)予詳細(xì)的記錄。

    八、有效的審核順序

    • 交談——提問(wèn)

    • 描述——聽(tīng)取

    • 文件——依據(jù)

    • 證明——有效證據(jù)

    九、現(xiàn)場(chǎng)審核中導(dǎo)致失敗的情況

    • 同仁面前舉止過(guò)于刻板,讓人不自在;

    • 沒(méi)有以平常心進(jìn)行有效溝通,以為高人一等;

    • 提問(wèn)缺乏技巧,讓人可用簡(jiǎn)單的YES或NO回答之;

    • 缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問(wèn)題;

    • 不能有效用全“聽(tīng)、看、查、問(wèn)”的審核方法,一味只查資料做記錄;

    • 不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;

    • 做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭(zhēng);

    • 滔滔不絕說(shuō)教,讓人家以為你是一名牧師;

    • 審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào),各行其是。

    十、高層審核是個(gè)難題

    • 職位上本身就高過(guò)你,你有一種敬畏的感覺(jué);

    • 知識(shí)水平上可能比你高;

    • 看問(wèn)題的層次和深度可能和你不一樣;

    • 但也不排除有低水平、低認(rèn)識(shí)的人。


    十一、關(guān)鍵的一步,需要你


    • 事先做充分的準(zhǔn)備;

    • 標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù);

    • 應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;

    • 學(xué)會(huì)用經(jīng)濟(jì)語(yǔ)言,而避免用生硬的名詞、術(shù)語(yǔ);

    • 必須讓管理者體會(huì)到這樣的審核對(duì)推動(dòng)體系確實(shí)有益;

    • 你需要是會(huì)溝通又有一定知識(shí)面的人

    十二、同級(jí)溝通也不輕松

    • 坦誠(chéng)心打動(dòng)人,千萬(wàn)別讓人感覺(jué)來(lái)攪渾;

    • 是完善體系,而不是給別人難看,所以應(yīng)換位思考,體諒別人的難處;

    • 對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;

    • 以事論事,別扯入人際關(guān)系;

    • 失誤人人都有,千萬(wàn)不要落井下石,更不可打小報(bào)告穿小鞋;

    • 當(dāng)你犯錯(cuò)時(shí),道歉是必須的;

    • 總之,友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。


    十三、與作業(yè)人員溝通應(yīng)該注意
    • 禮貌待人更顯需要;

    • 現(xiàn)場(chǎng)中作業(yè)人員是忙碌的,應(yīng)而不宜花很長(zhǎng)的時(shí)間;

    • 要用聽(tīng)得懂的語(yǔ)言;

    • 不能要求工人背出文件要求;

    • 對(duì)操作過(guò)程的觀察可代替詢問(wèn)工人對(duì)文件的理解;

    • 交談時(shí)避免打斷說(shuō)話或反駁,對(duì)誤解要有耐心;

    • 不能當(dāng)著工人面前做記錄。

    十四、現(xiàn)場(chǎng)審核要有深度

    • 前后左右審核思路應(yīng)能貫穿;
    • 抽查可以某個(gè)產(chǎn)品形成的個(gè)案層層展開(kāi)(從訂單-設(shè)計(jì)-采購(gòu)-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù));
    • 必須關(guān)注產(chǎn)品形成過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),并以足夠的專業(yè)能力作支持;
    • 法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點(diǎn)關(guān)注;
    • 體系的信心支撐來(lái)自于自我完善,這一點(diǎn)各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注;
    • 對(duì)組織內(nèi)已知的問(wèn)題點(diǎn)應(yīng)予以重點(diǎn)審核;
    • 管理中的難點(diǎn)、重點(diǎn),應(yīng)有足夠的經(jīng)驗(yàn)去識(shí)別和判斷;
    • 對(duì)發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。

    15. 審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小

    • 不要吹毛求疵,應(yīng)該懂得持續(xù)改進(jìn),小事以提醒的方式告之;

    • 要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進(jìn)后有所提高;

    • 對(duì)重復(fù)性發(fā)生的小問(wèn)題,應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問(wèn)題提出,這不能因小而放。

    16. 審核發(fā)現(xiàn)記錄和報(bào)告

    記錄應(yīng)該是可追溯即可重查;
    報(bào)告不能有數(shù)量限制,否則不能對(duì)體系做完整判斷;
    不要害怕讓審核機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部,糾正措施才是至關(guān)重要的;
    形成的報(bào)告因得到受審核部門的確認(rèn)。

    17. 不合格報(bào)告三要素

    • 標(biāo)準(zhǔn)的要求;

    • 體系文件的要求;

    • 上次審核中集中的問(wèn)題點(diǎn);

    • 管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn);

    • 已知該部曾發(fā)生過(guò)的管理問(wèn)題。

    18 不合格報(bào)告撰寫要求

    • 正確性;
    • 完整性;
    • 清楚;
    • 簡(jiǎn)潔

    19. 糾正措施內(nèi)審的根本落腳點(diǎn)

    • 原因分析很重要,根本原因須找到;

    • 分清糾正和糾正措施的區(qū)別;

    • 受審方是糾正措施的主導(dǎo)者,但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員;

    • 限時(shí)檢查(驗(yàn)證)是關(guān)鍵。

    20. 評(píng)價(jià)審核能力和績(jī)效很必須

    • 為下次審核提供改進(jìn)的基礎(chǔ);

    • 促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功;

    • 使受審核方有一個(gè)良好的感受,提高對(duì)內(nèi)審的內(nèi)心贊成度;

    • 體系審核真正做到審核增值。

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