為什么你的工作永遠(yuǎn)做不完？ ?

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為什么工作永遠(yuǎn)做不完？

在生活和工作中，意外情況總是比計劃發(fā)生的要快，我們常常要多線處理各種事情。缺乏合適的任務(wù)管理方法，我們的生活很容易失控。

面對許多接近截止日期的重要項目，我們的壓力將一路飆升，我們將會感到不知所措，因為清單已經(jīng)超出了我們能力可及的范圍。

讓我們一起來看看以下這四個數(shù)字（這些數(shù)據(jù)來自任務(wù)管理App—iDoneThis）。

□ 41％：有41%的待辦事項永遠(yuǎn)不會完成。

□ 50％：已完成的待辦事項有50%是在一天內(nèi)完成的。

□ 18％：已完成的待辦事項有18%是在一小時內(nèi)完成的。

□ 10％：已完成的待辦事項有10%是在一分鐘內(nèi)完成的。

這些數(shù)字告訴我們什么？

1、這表明許多待辦事項清單是無效的。

超過40％的任務(wù)從未完成，這意味著將近一半的任務(wù)被轉(zhuǎn)移到了第二天，無限期推遲或完全丟棄—這顯然不是有效的任務(wù)管理應(yīng)有的樣子。

超過40％的任務(wù)從未完成，這意味著將近一半的任務(wù)被轉(zhuǎn)移到了第二天，無限期推遲或完全丟棄—這顯然不是有效的任務(wù)管理應(yīng)有的樣子。

2、我們可以看到絕大部分事項很快就完成了。

這表明許多人的清單未能指定單項任務(wù)完成所需的時間，或者傾向于選擇看起來容易做的任務(wù)。待辦事項清單最根本的用途是規(guī)劃我們的時間，為我們的任務(wù)排出優(yōu)先級，但許多人在使用的時候并沒有解決這方面的問題。

大量的待辦事項在幾分鐘后就被我們從清單中劃掉，在這些待辦事項中少有正確或是重要的工作。除了給我們帶來虛假的成就感以外，很難看到這樣的任務(wù)安排有什么額外的價值。

3、許多清單都太長了。

任務(wù)負(fù)擔(dān)過重會帶給我們過多的壓力，連我們自己也清楚地意識到，完成清單中的每個項目是近乎不可能的——于是最終被迫放棄它們。

4、41％的任務(wù)未完成，這意味著許多人是在沒有清楚掌握自己的日程安排和時間可用性的情況下處理任務(wù)的。

如果通過任務(wù)完成率來衡量我們的效率，那么許多人使用待辦事項清單并沒有太多有意義的收獲。

在討論了“什么導(dǎo)致待辦事項清單失效？”這個問題之后，不妨讓我們一起來看看高效能人士常用的待辦事項清單制作法吧。

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6種最常用的待辦事項清單法

1、“任務(wù)+開始日期+截止日期”清單

“任務(wù)+開始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡單。另外，它還引入了任務(wù)管理方法中最重要的要素之一：截止日期。

截止日期很重要，因為它能激發(fā)我們行動起來。它能幫助我們在沖突的項目和任務(wù)之間正確分配有限的時間。

2、待辦事項清單“兩人組”：主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單

“主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單”法是創(chuàng)建清單的進(jìn)階操作。

主清單是你想到的每項任務(wù)的滾動存儲庫。它是你記錄每個項目的地方，無須考慮優(yōu)先級、截止日期、完成項目所需的時間以及與之關(guān)聯(lián)的項目。

每日清單，顧名思義，就是你全天工作的清單。這是你需要每日使用并定期審查以衡量進(jìn)度的清單—它的適用范圍僅限于你打算在一天內(nèi)完成的任務(wù)。

兩份清單需要協(xié)同工作：每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務(wù)或需要完成的任務(wù)，以便推進(jìn)其他任務(wù)。

一旦你確定了這些待辦事項，就要選擇幾個，將它們轉(zhuǎn)移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時間來完成它們。

3、“3 + 2”法

這種待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務(wù)+兩項小任務(wù)。 

大任務(wù)通常設(shè)定為一兩個小時才能完成，小任務(wù)則是用30分鐘或更短時間就能完成的。

“3 + 2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時間盒（time-box）等常用的時間管理法兼容。

例如，你可以安排四個番茄鐘（每個番茄鐘包含25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間）來完成你的一項大任務(wù)。分配好時間盒能使你有時間完成較小的任務(wù)。

“3 + 2”法通過限制任務(wù)清單的范圍來提高你的注意力。因為只需要處理5項任務(wù)，你就會受到較少的干擾。你不再糾結(jié)要去做什么，因為你不需要從眾多選項中做出決定。

4、“便利貼”法

“便利貼”法是一種更直觀的任務(wù)管理方法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項目和任務(wù)，那么這是一種很棒的待辦事項清單法?？梢苑譃?span style="color: rgb(192, 0, 0);">“待辦事項”、“進(jìn)行中”，和“已完成”。

通過“便利貼”法，你能直觀看到一個任務(wù)的發(fā)展方向。

“便利貼”法包括以下幾個步驟：在便利貼上寫下每項新任務(wù)（一項任務(wù)使用一張便利貼），并將其粘貼在“待辦”列中。它會一直在那里，直到你準(zhǔn)備著手解決它；當(dāng)你開始處理任務(wù)，便將這張便利貼移到“進(jìn)行中”列；完成任務(wù)后，將便利貼移至“已完成”列。

5、“四象限”法

這是一種用于在沖突性的任務(wù)間分配時間的工具。任務(wù)根據(jù)各自的優(yōu)先級被分配到不同的象限。

放置在第一象限的那些任務(wù)應(yīng)立即處理；第二象限中的那些任務(wù)則不那么可怕，但應(yīng)該安排在不久的將來完成；第三象限中的任務(wù)可以委派給其他人；第四象限中的任務(wù)可以放棄。

這種方法提供了一種簡便的方式來查看哪些待辦事項值得關(guān)注，而哪些是可以忽略的。通過這種方法，你能夠便捷地識別出與你有關(guān)的最重要的項目。

6、GTD法

GTD是當(dāng)今最著名的任務(wù)管理法之一。你有很多任務(wù)被存放在大腦的倉庫里，其中大部分任務(wù)在任務(wù)背景、優(yōu)先級和預(yù)期結(jié)果方面仍未分類。因為沒有采取行動的具體計劃，所以這些思緒會一直留在那里。

GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進(jìn)清單里面，它讓每個項目都變成可操作的。當(dāng)我們把項目寫進(jìn)主清單中時，要花時間根據(jù)項目的具體場景組織它們。我們需要做的是創(chuàng)建多份清單并將項目放在它們所屬的位置，同時每周進(jìn)行一次回顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。

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10步創(chuàng)建完美待辦事項清單

有效的任務(wù)管理方法不僅可以幫助你推進(jìn)工作流程，還可以幫你協(xié)調(diào)日常生活。

第1步：從任務(wù)中分離出當(dāng)前任務(wù)

首先，使用“當(dāng)前任務(wù)”清單來決定如何分配每天的時間和注意力。此清單記錄的必須是當(dāng)天要完成的待辦事項。

其次，使用“未來任務(wù)”清單來跟蹤需要你關(guān)注的所有項目。在工作時間內(nèi)，你不會使用此清單，但在一天結(jié)束時，你可以參考它來創(chuàng)建第二天的清單。

將當(dāng)前任務(wù)與未來任務(wù)分離的這一簡單步驟至關(guān)重要。它可以幫助你實現(xiàn)顯著的跨越——從被大量任務(wù)（包含不同優(yōu)先級和最后期限）壓到不堪重負(fù)轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌虬磿r完成高價值工作。

第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務(wù)

在運用待辦事項清單的時候，讓我們想想“內(nèi)在動機”會帶來什么影響。你長久沒有完成某項任務(wù)，是不是因為任務(wù)對你來說不重要？更可能的情形是，這項任務(wù)沒有被附加到你想要實現(xiàn)的特定目標(biāo)中。

完成每日清單的最簡單方法是為清單上的每個項目指定“原因”。你要知道該項目存在于清單中的原因，確定為什么要完成它，然后在任務(wù)旁邊寫下那個目標(biāo)或你期望的結(jié)果。

第3步：將項目分解為單個任務(wù)

完成任何項目的方法都是先將其分解為各個組成任務(wù)，使它們看起來更可行。完成了項目所需的各項子任務(wù)，這個項目自然就向前推進(jìn)了。

因此，讓我們將項目細(xì)分為較小的任務(wù)。每項任務(wù)都有重點，并且可以在更短的時間內(nèi)完成。它還允許你根據(jù)優(yōu)先級和價值將有限的時間和注意力集中在特定任務(wù)上。

第4步：設(shè)定每個任務(wù)的截止日期

截止日期會幫助我們將時間和精力集中在重要任務(wù)上，同時幫助我們組織日程，還鼓勵我們采取行動。有研究結(jié)果顯示，設(shè)定每項任務(wù)的截止日期會提高我們的工作效率，促使我們完成重要的工作。

因此，主清單中的每項任務(wù)都應(yīng)該有一個與之相關(guān)的截止日期。這個日期不一定是一成不變的，它可以隨著附加任務(wù)的優(yōu)先級和緊迫性而改變。

第5步：將當(dāng)前任務(wù)的數(shù)量限制為7個

待辦事項清單最常見的問題之一是它們太長了。

我強烈建議將每日清單中的任務(wù)數(shù)限制為7個——這是一個可管理的數(shù)字。前面介紹的“3 + 2”法就是限制了每日清單中顯示的任務(wù)數(shù)量，使得任務(wù)管理變得更精簡，避免了那種令人喘不過氣的失敗感和自我負(fù)責(zé)感。

“限制為7”的建議僅涉及至少需要15分鐘才能完成的任務(wù)。一兩分鐘內(nèi)完成的“微任務(wù)”，不屬于你的日常待辦事項清單。

第6步：按項目、類型和地點組織任務(wù)

很多人將主清單視為什么都能裝的“任務(wù)倉庫”，想到了什么新任務(wù)都可以添加到清單的末端。問題是，如果你總是這樣處理待任務(wù)清單，最終會幾乎不可能完成。

按項目、類型和地點三個方面對主清單中的每項任務(wù)進(jìn)行分類將使你保持井井有條。它確定了完成項目所需的時間，提醒你完成它們的原因，鼓勵你專注完成根據(jù)自己目標(biāo)設(shè)定的具有最高優(yōu)先級的任務(wù)，還可以幫助你選擇日常清單中的任務(wù)，以補充你的具體情況。

第7步：“修剪”多余的任務(wù)清單

定期“修剪”清單，刪除不再需要或重復(fù)的任務(wù)，幫助你控制它，更輕松地識別重要項目及與其相關(guān)的任務(wù)，同時提高工作效率。

什么類型的任務(wù)應(yīng)該作為“待刪除”的備選項呢？你可以找找以下這四類項目。

1、愿望：不可操作的任務(wù)。

2、含義不明確的任務(wù)：缺乏細(xì)節(jié)和背景的任務(wù)。

3、瑣碎的任務(wù)：這類任務(wù)不會對你的計劃產(chǎn)生影響，很可能是隨機事件突然從腦海中浮出來并在遺忘前被及時記錄了下來。

4、承諾和決心：下定決心去做什么，這只是一種承諾，有這樣的目標(biāo)很正常，但不要將它們與可操作的任務(wù)混淆。

第8步：估算完成每項任務(wù)所需的時間

清楚主清單上的每個待辦事項需要多長時間才能完成。你可以以此為依據(jù)，為每日清單選擇對應(yīng)的任務(wù)，規(guī)劃每日時間。如果你能清楚地估算完成每項任務(wù)所需的時間，就可以創(chuàng)建近乎完美的待辦事項清單，從而避免讓自己背負(fù)著需要延續(xù)到第二天的任務(wù)。

第9步：使用主動動詞引導(dǎo)每項任務(wù)

有時候，你需要的只是恰到好處的詞語來刺激行動。動詞有這種力量：把動詞放在待辦任務(wù)的前面時，你更可能完成這些任務(wù)。

當(dāng)你使用動詞表達(dá)時，任務(wù)就會立刻生效。動詞能將清單中的文字變?yōu)榭刹僮鞯娜蝿?wù)；它能觸發(fā)大腦中某個部分，促使我們專注于完成任務(wù)。

第10步：注意哪些任務(wù)會受到他人的影響

每日清單中的某些任務(wù)需要其他人的參與，即使你是獨自工作，其他人的信息對你的工作流程來說也可能至關(guān)重要。重要的是，你需要了解任務(wù)清單中的哪些項目需要依靠其他人的行動。

大多數(shù)人都忽視了這一步，沒有去記錄是否需要其他方面的信息或者會受到他人的影響。而如果你正在完成的任務(wù)需要依靠其他人，那么缺少這方面的考慮將毀掉估計任務(wù)完成時間的準(zhǔn)確性。