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華章妹說 久違的小長假終于來啦，盡管疫情已經明顯好轉，但相信還是有很多人跟華章妹一樣，選擇在家度過這個假期。 想合理安排假期時間，充實而不無聊？華章妹今天的這篇文章，為你提供10種常用的代辦清單事項整理方法，總有一種適合你～做好假期計劃，不虛度每一寸光陰，從合理的計劃開始。以下，Enjoy： 作者：達蒙·扎哈里亞德斯 來源：華章管理（ID：hzbook_gl） 創建有效待辦事項清單的方法不止一種，你可能已經熟悉了其中一些，但沒有對每一種方法都了如指掌，恐怕也沒有想過哪種方法最適合自己。 當你設計待辦事項清單來梳理自己的工作或生活時，就可以合理運用：你可以將不同方法中你喜愛的元素集合到一起，構建一個非常適合自己的待辦事項清單。 01 “事無巨細”清單 這種方法沒什么優雅性可言。它本質上是“好記性不如爛筆頭”—將你能想到的每項任務都寫到清單中。 你可能已經注意到了此方法固有的問題。 第一，清單會不斷增長，如果你每天都不斷把任務添加進去，幾乎就不會有將這份清單清空的那天。 第二，你會面臨太多的選擇，而這會削弱你的決策能力。清單為你提供了一長串的選擇，你更傾向于猶豫不決，而不是采取行動。 第三，你的清單會有太多變數。需要3分鐘完成的任務被列在需要3個小時完成的任務旁邊，低優先級任務被列在高優先級任務旁邊，而你最終會花時間去處理那些不值得現在就去完成的任務。 任務管理的“事無巨細”清單法還存在其他問題。總之，你意識到這種方法有很多不足之處就足夠了。 需要指出的是，進行大腦轉儲（也就是把腦海中的任務寫下來）是創建有效待辦事項清單的重要一步。但這只是第一步。在記下了你可以想到的所有任務之后，你需要做的是根據重要性、優先級、具體情況和其他特征來組織它們。 這種方法很受歡迎，但并不是因為它的高效—相反，它和“高效”還差得很遠。這是由于大多數人在如何正確設計一種可靠的任務管理方法方面缺乏訓練。我想先聊聊這種方法的缺陷，其他9種清單制作法也存在各式各樣的缺陷，但從長遠看，它們對你的成功沒有太多負面影響。 02 “任務+開始日期+截止日期”清單 “任務+開始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡單。另外，它還引入了任務管理方法中最重要的要素之一：截止日期。 正如我們前面所討論的那樣，大多數待辦事項清單缺乏具體的截止日期。你可能對必須完成特定任務的最遲開工日期有個模糊的印象，卻忽略了為其設定一個正式的截止日期。 這是相當嚴重的錯誤。截止日期很重要，因為它能激發我們行動起來。它能幫助我們在沖突的項目和任務之間正確分配有限的時間。 假設我們的截止日期是切合實際的，并把待辦事項的比較優先級考慮進去，那么設定截止日期的做法就可以提高工作效率。我們不僅能完成更多的事情，而且能完成更多該做的事。 這種創建清單的方法還引入了第二個關鍵特征：開始日期。也就是說，它不僅為你提供一長串任務的截止日期，還提供了你應該開始處理任務的日期。 “開始日期”似乎并不重要，但它的用處實際上比你想象的要大很多。它提供了以下兩重優勢。 首先，它迫使你專注于少量的待辦事項。你可以將注意力集中在當天正在做或需要開始去做的任務上。你可以忽略那些開始日期在將來的任務。 其次，你不太可能在最后一刻才完成任務。任務的開始日期將提示你盡早處理，以趕上截止日期。 當然，這個待辦事項清單方法在很多方面也不完美。事實上，它有很多缺陷，但仍比提到的“事無巨細”清單更好。 03 待辦事項清單“兩人組” 主任務清單+每日任務清單 “主任務清單+每日任務清單”法是創建清單的進階操作。它涉及兩份不同的清單：主任務清單（簡稱“主清單”）和每日任務清單（簡稱“每日清單”）。與前面介紹的兩種方法一樣，它還有很多不足之處。 但值得一提的是，它將你的“大腦轉儲清單”與每日清單區分開了。 主清單是你想到的每項任務的滾動存儲庫。它是你記錄每個項目的地方，無須考慮優先級、截止日期、完成項目所需的時間以及與之關聯的項目。 你永遠不會完成主清單中的所有任務。它可能會隨著時間的推移而增長。在使用這種方法的人看來，這份清單的好處在于它能捕捉在你頭腦中游蕩的無數任務，從而節省你必須記住它們的努力。 而每日清單是什么樣的呢？顧名思義，這就是你全天工作的清單。這是你需要每日使用并定期審查以衡量進度的清單—它的適用范圍僅限于你打算在一天內完成的任務。 按照這種方法，每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務或需要完成的任務，以便推進其他任務。一旦你確定了這些待辦事項，就要選擇幾個，將它們轉移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時間來完成它們。 這種任務管理方法可以被運用得很有效。但關鍵在于，你仍然需要給每項任務設定一個截止日期，并明確其優先級、場景和完成任務所需的時間。 不幸的是，很少有人使用這種方法。它過于簡陋，最終你需要面對與其他方法類似的問題：清單總在不斷增長；待辦事項日復一日地結轉；寶貴的時間都浪費在了低優先級任務上…… 04 “3+2”法 這種待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務+兩項小任務。 每天，你需選出要處理的5項任務。大任務通常設定為一兩個小時才能完成，小任務則是用30分鐘或更短時間就能完成的。 你可能已經注意到“3 + 2”法的主要優勢：它限制了每日清單中的任務數量—5個。不要過多，也不能過少。 另外一個優勢是，“3+2”法會根據任務完成所需的時間來定義每項任務。大任務可以在兩個小時內完成，小任務則可以在30分鐘內完成（那些超過兩個小時才能完成的任務，通常可以被分解成更小的任務）。 “3 + 2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時間盒（time-box）等常用的時間管理法兼容。 例如，你可以安排四個番茄鐘（每個番茄鐘包含25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間）來完成你的一項大任務。分配好時間盒能使你有時間完成較小的任務。 “3 + 2”法通過限制任務清單的范圍來提高你的注意力。因為只需要處理5項任務，你就會受到較少的干擾。你不再糾結要去做什么，因為你不需要從眾多選項中做出決定。 這種方法還可以減少不必要的任務切換。它減少了需要關注的任務數量，來回切換的可能性也就因此降低了許多。你將專注于一項任務，直到完成它或無法進一步完成。這降低了切換成本，以及在無關任務之間跳躍而造成的效率損失。 “3 + 2”法并非沒有缺點。例如，它沒有提到為每個待辦事項提供具體的說明。鑒于你的待辦事項清單只有如此少的選項，這些具體說明似乎并不重要，但是具體說明仍然有助于確保你盡可能早地完成最重要的工作。 此外，“3+2”法沒有提到每天的5項任務究竟是如何被選出來的：它們怎么生成的，又是如何被挑選的？它們是被從主清單中選出來的，還是在每天開始時被思考得出的？ 這些問題沒有具體的答案。 該方法的另一個缺點是缺乏靈活性，相對死板而不能適應每日復雜的情況。 就個人而言，如果使用“3 + 2”法，我會這樣做：把想到的每個項目寫到主清單中。我會具體確定每個項目的范圍，并設定具體目標。我將設定截止日期并添加任務的詳細信息。每天晚上，我會為第二天選擇三項大任務和兩項小任務。這種方法遠不夠完美，但以上是我使它盡量優化的方式。 05 “1-3-5”法 “1-3-5”法是上文描述的“3 + 2”法的擴展。在這里，你可以選擇1項大任務、3項中型任務和5項小任務，以便在白天完成。雖然“3 + 2”法將你的注意力限制在5項任務上，但“1-3-5”法的好處是將任務的數量擴大到9。 這種方法的第一個優點是，它提供了比“3 + 2”法更多的靈活性。它不僅允許你選擇每天完成更多的項目（9個VS. 5個），還提供了3個類別，而不僅僅是兩個。含有“中型”任務非常有用，因為它可以幫助你更好地管理日常流程。 例如，假設你有一項任務，需要45分鐘才能完成。使用“3 + 2”法時，它不屬于大任務的定義（需要一兩個小時），也不屬于小任務的定義（需要30分鐘或更短的時間），而“1-3-5”法能將這些任務也安排起來。 這種方法的第二個優點是，它鼓勵你專注于高價值的任務。在這方面，它與“3 + 2”法有許多共同之處。因為清單中包含的項目數量有限，所以你會更傾向于列出那些具有高優先級的項目。 第三個優點是，你不會因過度樂觀而陷入困境。我們普遍認為自己可以在一天內完成比實際更多的事情。因此，我們會將大量任務塞進清單中，其中的許多任務卻總是無法完成。通過將任務數限制為9，“1-3-5”法解決了這個問題。 正如你可能已經猜到的那樣，“1-3-5”法與“3+2”法一樣存在缺陷。
進行一些修改，“1-3-5”法可以成為一種有效的制作清單法。 06 基于項目的清單法 這種方法需要將待辦事項清單進行分類，依據的是項目之間的相關性。你將設計出多份清單，每個項目對應于一份清單。 例如，假設你想要改造廚房。你將使用以下任務為此特定項目創建清單。
你也可以為其他要做的項目創建單獨的清單，例如購買新車。
任務場景和詳細說明是這種方法中固有的，因為你的清單本就是根據項目組織的。一份特定清單中顯示的所有任務，都與你的目標直接相關。 該方法的一個優點是，它可以讓你直觀地了解正在進行的多個項目。如何選擇待處理任務，取決于你選擇繼續推進哪個項目。 但基于項目的清單有一個缺點是，它很少涉及與“你如何度過一天”有關的內容，另一個缺點是每項任務的有限背景。你可能還注意到了，該方法也沒有提到批處理清單。 與我們迄今為止所討論的其他制作待辦事項清單方法一樣，該方法可以有效，但它也有一些重大缺陷。在任務管理方面，我們可以做得更好。 07 3-MIT法 你可能對這種方法很熟悉。它由里奧·巴伯塔（Leo Babauta）在ZenHabits.net上推廣而出名（他坦言，這種方法也并非自己的原創）。 MIT是Most Important Task的首字母縮寫，意即“最重要的任務”。這是你待辦事項清單中最高優先級的項目，是在特定日期內必須完成的事。 最初的方法要求確定一項重要任務，以排除其他一切干擾，專注于完成此任務。只有在完成后，你才能將注意力轉向其他項目。 “3-MIT”法是一種常見的變體。事實上，它可能比單一MIT更常見，因為它對更多人來說更實用。 顧名思義，你可以在一天中選擇并集中于3個高優先級的任務。無論發生什么，你必須完成這三件事。 完成3個MIT所需的時間并不固定，你可能會提前完成—這樣你將有足夠時間來完成其他任務。當然也有可能為了完成3個MIT，有幾天你必須工作到很晚。 與其他任務管理方法一樣，“3-MIT”法的有效性在于其執行—它將所需要的詳細信息留給用戶去定義。 你可以看到，這種方法是開放式的。它定義了一些指導原則，在應用方面又提供了相當大的靈活性。不幸的是，如果你目前正在努力處理待辦事項清單，那么這種自由度可能是一種負擔—它帶來了太多的自由。 如果你正在拖延癥中掙扎，經常被分心所困擾并且缺乏動力，那么開放式的任務管理方法并不是好的解決方案。規則明確且自由度較低的結構化方法可能更有用。 但值得一說的是，每天只關注少量幾個MIT是一種實用的想法。你可以把這個想法融合進自己的任務管理法中，作為設計清單的一部分。所以，在你探索如何創建完美的待辦事項清單時，請記住這種方法！ 08 “便利貼”法 與我們迄今為止講過的方法相比，“便利貼”法是一種更直觀的任務管理方法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項目和任務，那么這是一種很棒的待辦事項清單法。 以下是它的工作原理。拿一塊軟木板和一堆便利貼，將木板分成三列：左欄為“待辦”，中間欄為“進行中”，右欄為“已完成”。 通過“便利貼”法，你能直觀看到一個任務的發展方向。 “便利貼”法包括以下幾個步驟：在便利貼上寫下每項新任務（一項任務使用一張便利貼），并將其粘貼在“待辦”列中。它會一直在那里，直到你準備著手解決它；當你開始處理任務，便將這張便利貼移到“進行中”列；完成任務后，將便利貼移至“已完成”列。 相比其他方法，這種方法具有一些明顯的優勢。 第二，“便利貼”法允許你跟蹤單個任務的進度。你可以一眼就看出任務是待辦、進行中還是已完成。 “便利貼”法的第三個優點是，任務之間可以輕松建立關聯。便利貼可以被隨意挪動，放在適當的位置，從而你很容易看清楚某個任務在整個任務流中處于何種地位。 第四，你可以使用不同顏色的便利貼來表示不同的優先級。例如，高優先級項目使用紅色，中優先級項目使用黃色，低優先級項目則使用藍色。“便利貼”法最大的優勢就在于其視覺呈現。 使用“便利貼”法的一個缺點是很容易丟失小任務。例如，假設你的主清單包含超過100個尚未處理的項目，那么在單一線性格式組織的“便利貼”法中，這些項目將無規律地呈現（它們可能統統被放在“待辦”欄中），以至于你很可能忽視其中一些高價值的任務。 顏色編碼是一種有效的解決方案，不同的顏色可用于顯示任務的優先級。但即便如此，你監控大量待辦事項的能力也會受到限制。 “便利貼”法有很多值得關注的地方，但它并不完美。請注意其基本功能和特征，并考慮如何將其中一些功能整合到你自己的待辦事項清單方法中。 09 “四象限”法 “四象限”法也被稱為“艾森豪威爾盒子”。無論是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質都是一樣的。這是一種用于在沖突性的任務間分配時間的工具。 矩陣由四個象限組成，如下所示。 任務根據各自的優先級被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任務應立即處理；第二象限中的那些任務則不那么可怕，但應該安排在不久的將來完成；第三象限中的任務可以委派給其他人；第四象限中的任務可以放棄。 這種方法提供了一種簡便的方式來查看哪些待辦事項值得關注，而哪些是可以忽略的。通過這種方法，你能夠便捷地識別出與你有關的最重要的項目，這些項目將出現在第一象限和第二象限中；你同時也能夠排除那些影響微乎其微的項目，這些項目將出現在第四象限中。 例如，一個即將到期的項目（例如今天16：00）被放在了第一象限中，那么它需要你立即注意。 你的每周復盤可以放在第二象限中：這很重要，但可以等一等再來做。那么現在可以先將這項任務安排一下，以防之后便忘記了。 參加會議可能非常適合放在第三象限。這是緊急的，因為它會在預定的時間發生，但它對你的價值可能只有很小的一點點。你可以嘗試讓別人來你的所在地參加會議，以減少不必要的時間浪費。 回復銷售人員的電話或短信應該降級到第四象限。這項活動既不緊急也不重要，就算你沒有解決它，不會因此遭受什么重大損失。 “四象限”法的優勢在于它鼓勵你專注于與自己目標一致的任務。 當然，這種方法也有缺點，其中一個缺點就是它不要求你為四個象限中的任務提供具體細節，不會提到每項任務需要多長時間才能完成，也不會提到它與其他任務和項目的關系。 另一個問題是，四象限中的任務可能會不斷增加，而出現過多選項。也就是說，你可能會在第二象限中找到大量任務，并且由于時間有限，你很難選擇要處理哪些任務。 與“便利貼”法一樣，盡管“四象限”法存在缺陷，但許多人仍然喜歡用。你可能也會發現它某方面的功能非常適合自己的工作方式。 10 GTD法 戴維·艾倫（David Allen）的GTD是當今最著名的任務管理法之一。有趣的是，它廣受歡迎，但批評者也不比擁護者少。 你有很多任務被存放在大腦的倉庫里，其中大部分任務在任務背景、優先級和預期結果方面仍未分類。 例如，你可能會想到哥哥的生日、廚房里的紙巾短缺，以及你女兒即將舉行的鋼琴演奏會。你可能會花費精力來研究給汽車加油、修剪草坪、購買噴霧劑來處理浴室里的螞蟻等。 同時，你的牙也很疼，這意味著你要去看牙醫了。你也感到背部酸痛，因此就連去看醫生（先去看牙科還是骨科）也要有個先后順序。你的腦海里還有一個聲音小聲地說，日常鍛煉應該被放在更重要的位置。 這些思緒飄浮在你的腦海里。因為沒有采取行動的具體計劃，所以這些思緒會一直留在那里。我們希望完成這些工作，但根本無法讓自己集中精力去完成它們—這些思緒會不斷造成壓力。 GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進清單里面，它讓每個項目都變成可操作的。當我們把項目寫進主清單中時，要花時間根據項目的具體場景組織它們。我們需要做的是創建多份清單并將項目放在它們所屬的位置，同時每周進行一次回顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。 這是對GTD的簡化版解釋（簡化的版本已經足以說明我的目的了）。 該方法顯示了幾個重要特征。 第一，它強制你為每項任務添加情景。這是將所有內容“轉儲”到主清單，然后將任務移到其他更精確清單的過程中所必需的。 第二，它根據重要性將任務分離。GTD的一部分涉及創建“下一步行動”（next action）清單和“以后再說”（someday/maybe）清單。這兩者都很有用：前者鼓勵你繼續推進重要工作，后者允許你捕捉可能具有價值的想法（當然，在確定這個想法的價值之前，你需要更仔細地進行考慮）。 第三，GTD建議每周進行一次回顧。這樣的回顧不是讓你做事后諸葛亮，而是復盤上一周的具體工作，并從中總結經驗。艾倫認為這是通過使用GTD獲得成功的關鍵之一。 第四，GTD十分靈活。GTD只提供了制作待辦事項清單的結構，但它并不強迫你遵守特定的策略。它提供了一個框架，這就為你創建個性化的清單提供了足夠的靈活性。 從GTD的特點和功能來看，使用時也會遇見一些挑戰。 第一，它更專注于處理你頭腦中的想法，而不是真正意義上的完成它們。 第二，它沒有充分注意到大腦中的項目是怎樣和真正需要完成的目標發生關聯的。雖然為項目提供了情景并將它們放在清單之中，但你并沒能將它們與特定目標聯系起來。 第三，GTD固有的靈活性對某些用戶不利。通常，用任務管理來與惰性斗爭的人需要更多的限制選擇條件，而不是高自由度。這些限制可以幫助他們控制壞習慣并改善注意力（很遺憾，GTD沒有做到這點）。 第四，使用GTD時很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任務從你的腦海中提出來并寫到紙上（或者放到在線應用程序中）；但問題是，并非你頭腦中的所有東西都值得在清單上占有一席之地。其中大部分內容實際上與你的目標無關，還會浪費你的時間。記錄下每項任務可能會讓你感覺被瑣碎的小事所吞沒。 GTD作為組織任務和創建清單的方法很受歡迎，這是毫無疑問的。但你研究得越多，就越可能發現許多人嘗試并放棄它的次數也相當多。 在我看來，GTD最大的缺點就是它沒有區分高價值任務和低價值任務。GTD優先考慮的是完成工作，而很少關注完成的事情是否正確。 人們是否有效地使用GTD創建清單并成功地管理了任務工作的流程呢？顯然是的。但正如許多人意識到的那樣，GTD在很多方面都不夠好（例如我上面描述的那些方面）。 GTD并非沒有實用或對你有幫助的功能。我鼓勵你從中尋找那些可能對自己的清單有用的東西。 |
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